Få succes med dine ansøgninger om eksterne midler 12. maj 2011 Københavns Universitet Koncern-økonomi, Regnskabssektionen Enheden for Ekstern Virksomhed Få succes med dine ansøgninger om eksterne midler 12. maj 2011

Formål og agenda Formål er på 15 minutter kort indblik/overblik over de administrative processer og forhold som er gældende på KU for forvaltning af eksternt finansierede projekter. Kort omkring omfang og antal af projekter De 4 faser for et projekt på KU Hvad skal jeg prøve at huske

Omfang og antal Vi har 6.071 projekter pr. 11. maj 2011 5.437 Forskningsprojekter (VT50) 453 Ikke-forskning (VT60) 181 Indtægtsdækket Virksomhed (VT) Vi opretter ca. 1.600 nye projekter om året og lukker lidt flere. Omsætning 2010: VT50: 2.000 mio. kr. VT60: 120 mio. kr. VT30: 53 mio. kr.

De 4 projektfaser Helt grundlæggende opdeling i 4 faser Ansøgningsfasen (er overstået) Igangsætningsfasen Daglig forvaltningsfasen Afslutningsfasen KU’s projekter er meget forskellig i forhold til indhold og økonomisk størrelse, men administrativt kan vi godt placere dem alle i de 4 kasser.

Igangsætningsfasen (1 af 2) Oprettelse af projekt i KU’s økonomisystem Isolering af økonomiske transaktioner som gør det muligt for os at vise hvad vi har brugt pengene til. Lagring af diverse stamdata, som vi benytter fx ifm: Placering af indbetalinger Henvendelser fra vores bevillingsgivere Oversigter/indberetninger til bl.a. SKAT Statistikberedskab Generel ledelsesinformation Kvalificering af vores grundlag af drøfte tiltag på (så jo - der er rent faktisk en mening med galskaben) Journalisering

Igangsætningsfasen (2 af 2) Hvad skal I huske på: Der skal oprettes et projekt pr. bevilling I må således ikke genbruge allerede oprettede projekter (med mindre det er en tillægsbevilling) I skal sørge for at der er et reelt juridisk grundlag for at vi kan oprette projektet i ØSS (meget vigtigt) Involvér jeres økonomimedarbejdere tidligt – de har helt styr på dette.

Daglig forvaltningsfasen (1 af 2) Vær opmærksom på bevillingsgivers betingelser: Frister for aflæggelse af faglige rapporter og regnskaber Sørg for at pengene bliver brugt til det som de er bevilget til (jer der har denne viden) Såfremt der er noget der afviger fra det forudsatte så kontakt bevillingsgiver: Det er som regel nemt at få tilladelse – men svært at få tilgivelse Udgifter Sørg for i videst muligt omfang at ramme rigtig første gang i forhold til belastning af udgifter På KU har vi rigtig mange omposteringer Tag fat i ting så tidligt i projektforløbet som muligt Få lavet korrekte regnskaber (økonomimedarbejder)

Daglig forvaltningsfasen (2 af 2) Månedsopfølgning Scanning for helt åbenlyse fejl Kvartalsopfølgning Hold øje med om projektet udvikler sig økonomisk i forhold til det forventede Alle projekter kommenteres og sendes til fakultetet Fakultetet sender videre til Fællesadministrationen for 2. og 4. kvartal (stor interesse fra vores 2 revisioner) Institutledererklæring/dekanerklæring Institutadministrationen/økonomicentret har styr på ovenstående så samarbejd med disse.

Afslutningsfasen (1) Når et projekt er fagligt og økonomisk færdigt i forhold til det oprindelige formål skal det afsluttes i ØSS. Overskud skal retur til bevillingsgiver eller indtægtsføres på VT10: Almindelig virksomhed Underskud skal dækkes af VT10 Man kan ikke direkte bruge overskud fra nogle projekter til at dække underskud på andre projekter. Vi bruger rigtig meget tid på at administrere projekter hvor det oprindelige formål er afsluttet. Lad os flytte fokus over på de aktive projekter

Hvor finder jeg information? I forretningsgang for forvaltning af eksternt finansierede projekter af 17. marts 2010 – (KUnet under Ekstern Virksomhed) Pt. arbejdsgrupper omkring Håndtering af projekter på institut- og fakultetsniveau Retningslinjer for Indtægtsdækket virksomhed (begge forventes færdige i efteråret 2011)

Hvad skal jeg tage med hjem? Involver jeres økonomimedarbejder/-funktion Sørg for at få et juridisk bindende tilsagn/bevillingskrivelse I må ikke genbruge allerede oprettede projekter Vær opmærksom på bevillingsbetingelser og frister Få tilladelse til ændringer – tilgivelse er svært at få Hvis noget ser galt ud - så tag fat i problemet Ram rigtig med udgifter/indtægter Få udarbejdet korrekte regnskaber Journalisering af relevant materiale Få lukket projekterne når det oprindelig formål er slut