Protection Program Rotary Youth Exchange Distrikt 1470 Distrikt Protection Officer Bodil Fogh Hansen dpo1470@rotary-yep.net Tel. +45 2228 8894 Skype: bodilfh.dk Opdateret: september 2018

På www.1470.dk findes alle skabeloner, der skal bruges Club Compliance Certificat (CCC) Protection erklæring (PO-erklæring) Denne findes i to versioner: En version værtsfamilier, Counsellor mv, som Protection Officer underskriver En version til Protection Officer , som Distrikts Protection Officer underskriver Her finder du også Student Protection Policy (som du bør læse) Har du spørgsmål er du altid velkommen til at skrive en mail: dpo1470@rotary-yep.net

Protection Officer (PO) Protection Officer udpeges af og refererer til klubbens præsident og bestyrelse Protection Officers ansvar er: at sikre, at Rotarys Protection politik efterleves i klubben, herunder at alle i klubben kender politikken – også de involverede værtsfamilier (inkl. at diverse dokumenter omfattet af Protection er udfyldt, underskrevet og afleveret – eller fremvist) HUSK – dette omfatter også at I ved samme lejlighed ser at bopælsforhold for den udenlandske studerende er i orden! derudover er PO den som de studerende kan gå til, hvis der er problemer (og de ikke kan løses med Counsellor)

Protection Officer har ansvar for at udarbejde Club Compliance Certificate – årligt Protection erklæring - hvert år og skal udarbejdes for: Værtsfamilier (alle over 18 år) Counsellor Protection Officer (se særlig afleveringsproces) andre væsentlige frivillige

Protection erklæring for værtsfamilier, Counsellor og ungdomsudvalg Hvis I ikke har navn på inbound så udfyldes kun klub og team Husk at markere personens rolle Her noterer Protection Officer dato for forevisning af straffeattest Protection Officers navn, adresse – samt dato & underskrift

Protection erklæring for klubbens Protection Officer Hvis I ikke har navn på inbound så udfyldes kun klub og team Noter her, at du er Protection Officer Her noterer Distrikt Protection Officer dato for forevisning af straffeattest Her fremgår Distrikt Protection Officers kontaktinformationer

Hvem modtager fra hvem? Rolle i youth exchange Hvem modtager? Club Protection Officer Distrikt Protection Officer Club Counsellor Protection Officer Klubbens ungdomsudvalg Værtsfamilier Andre ‘væsentlige’ frivillige Klub niveau: Protection Officer Distrikts niveau: Distrikts Protection Officer Med ”modtagelse” menes, at vedkommende ser staffeattest og underskriver PO-erklæringen. Forkortelser: DPO = Distrikt Protection Officer PO = klubbens Protection Officer

Hvornår skal der afleveres? Club Compliance Certification afleveres hvert år til Distrikts- Counsellor mødet i maj (senest 1. juni) for alle klubber der deltager i udvekslingsprogrammet PO-erklæringer for: Counsellor og Protection Officer afleveres senest 1. juni Værtsfamilier for: sommer-studenter afleveres senest 1. juni vinter-studenter afleveres senest 1. november Bemærk! Det er i distrikt 1470 besluttet, at klubberne ikke får lov til at deltage i udveksling, hvis der ikke er afleveret senest til de angivne deadlines! Dvs. studenter bliver ikke sendt ud.

Hvordan skal der afleveres? Club Compliance Certification afleveres pr. e-mail i udfyldt og underskrevet form til Distrikts Protection Officer PO-erklæringer for Club Counsellor, værtsfamilier og andre involverede afleveres udfyldte og underskrevne pr. e-mail til Distrikts Protection Officer klubbens Protection Officer afleveres underskrevet pr. e-mail (evt. fysisk) – og staffeattest fremvises til Distrikt Protection Officer BEMÆRK – straffeattest må ikke fremsendes pr. e-mail pga. databeskyttelseslovgivning – skal fremvises personligt (evt. fremvises via Skype, FaceTime, Messenger eller WhatsApp) Der skal helst afleveres samlet fra klubben! Venligst skriv jeres klubnavn i e-mail ved dialog med Distrikts Protection Officer – det er en stor hjælp 

Hvis man ikke har studenter et år… Så skal man ikke aflevere Club Compliance Certification og PO-erklæringer for det pågældende år!