Min Digitale Byggesag. Byggelovsdage 2011

Mission KOMBIT’s mission er at samle kommuner om fælles it-løsninger, der fremmer effektivitet og kvalitet Vi skaber værdi for kommuner ved at - samle kommunal forhandlingskraft for optimale it-kontrakter - styrke konkurrence og sikre flere leverandører på det kommunale it-marked - fremme standardisering og sammenhæng på tværs af kommuner og løsninger - igangsætte og styre digitaliserings-projekter med fokus på kommuners gevinster 2

Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt

Projekt trekanten Økonomi Omfang Tid

MÅL med Min Digitale Byggesag Hjælpe kommunerne med at finde 1,8 mia. Opfylde KL’s digitaliseringsplanen Hurtigere, billigere mere ensartet Byggesagsbehandl. Kanalisere 50-100.000 byggesager. 18.09.2018 KOMBIT / <Projektnavn>

Rammerne for MDB Hvad vil kommunerne ? Økonomiaftalen Digitaliseringsstrategien Business case Rammearkitekturen for kommunerne

Hvad er ”Min Digitale Byggesag” MDB WEB baseret IT løsning, som kan bruges af borgere og virksomheder, som søger byggetilladelse. Ansøgningsproces, ikke automatisk byggetilladelse. Ca. 340 byggesags typer og 6 miljøansøgninger. Leder ansøger gennem dokumentationskrav. Udstiller indsamlede data for byggesagsbehandler. GIS baseret konfliktsøgning. Stiller fællesoffentlige data til rådighed samt visse lokale data.

Min Digitale Byggesag Interaktionslag Fælles off. logon. Ansøgninger med relevant dokumentation. Hvilke sags emner. Fælles off. logon. Dokumentationskrav 346X38X8 Udstilling af data GIS konfliktsøgning Lokale data Fælles offentlige data, GEO og EJD Historiske bygge sager Lokale ESDH løsninger og fagsystemer.

Organisation Styregruppe Projektledelse KOMBIT Fast kontaktperson KL Reference gruppe Dialogforum brugere. Dialogforum EBST Dialogforum interesseorg

Referencegruppe

Digital byggesagsbehandling er baseret på at seks kommuner har gennemført pilotprojekt i samarbejde med EBST.

Dokumentationskrav 346X38X8

Kommunernes gevinster Oplyst til ABT fonden: Det er oplyst fra DOB-SOWS projektet, at gevinsterne stammer fra: - 2-3 timer fra rekvirering af sag og data samt validering af oplysninger - 2-3 timer fra dialog med borgerne - Timeprisen er oplyst til at være mellem 353 kr. og 529 kr. - Antallet af byggesager er mellem 57.000 og 100.000 om året (2010) - Antal afsluttede sager marts 10 til marts 11 er 77.000 sager - Antallet af sager må forventes at falde efter seneste ændring af BR.

Kommunernes gevinster Potentiale.

Medfinansiering fra bloktilskud   Kommune - ROI-beregning Min Digitale Byggesag Pris pr. borger kr 2,25 Bloktilskud* kr 0,72 kr 0,50 Natur & miljø Kommunenavn Helsingør Indbyggertal 62.000 Gevinstpotentiale Antal byggesager pr. år 500 Antal natur- og miljøsager pr. år 25 Besparelse, gennemsnitlig 5 timer pr. byggeansøgning 441 timeløn i kr. i kr. 2013 2014 2015 2016 2017 Udgifter Allerede betalt via bloktilskud -44.600 Etablering Min Digitale Byggesag - abonnement -139.500 Min Digitale Byggesag - drift Natur og Miljø - abonnement -31.000 Natur og Miljø - drift Implementeringsomk.** -100.000 Uddannelse** -20.000 Udgifter i alt -335.100 -215.100 Kanalisering*** 10% 40% 70% Gevinstpotentiale i alt 115.763 463.050 810.338 Pengestrømme -219.337 28.613 623.851 1.219.089 1.814.327 *Bloktilskuddet er beregnet på basis af et forventet bloktilskud på kr. 20 mill til udvikling af Min Digitale Byggesag **Estimerede omkostninger, som bidrager til en konservativt beregnet tilbagebetalingsberegning. ***Den procentdel af byggeansøgningerne, som håndteres via "Min Digitale Byggesag" Medfinansiering fra bloktilskud

Bruttosagsbehandlingstid ! Er der noget at komme efter ?

Målepunkter i rapporten: Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen ? Kvaliteten af ansøgningerne: Flere ansøgninger fyldestgørende Flere ansøgninger fagligt OK

Målepunkter i rapporten: Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen ? Kvaliteten af ansøgningerne: Flere ansøgninger fyldestgørende Flere ansøgninger fagligt OK

Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen ?

Målepunkter i rapporten: Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen ? Kvaliteten af ansøgningerne: Flere ansøgninger fyldestgørende Flere ansøgninger fagligt OK

Før: Efter:

Før: Efter:

Bliver der brugt mindre tid på digitale ansøgninger ?

Bliver der brugt mindre tid på digitale ansøgninger ?

Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt

Interaktionsdesign, for at forbedre anvendelighed for brugerne. IT arkitektur for at forbedre organisatoriske muligheder. Fælles governance.

Målet er at genskabe en business case

Målet er at genskabe en business case Interaktionsdesign Målet er at genskabe en business case Processer

Interaktionsdesign Hvem er inddraget:

Processer

Typiske sager.

Vision Videoprototype

Visualisering af, hvilke processer, der skal understøttes. Service blueprint Visualisering af, hvilke processer, der skal understøttes.

Opgavehavet: Kompleksitet Sagstyper Få Mange

Opgavehavet: Kompleksitet Sagstyper Få Mange

Opgavehavet: Kompleksitet Sagstyper Få Mange

Afprøvning af Sagstyper:

Afprøvning af Sagstyper:

Identificerede idéer: Information i løsningen tilpasses brugertype.

Identificerede idéer: Eksempler på, processer og ansøgninger for sager, som ligner den aktuelle.

Identificerede idéer: Online sagsforum til diskussioner og kommentarer.

Identificerede idéer: Tilgang til al offentlig information, som vedrører ejendommen.

Identificerede idéer: Min digitale byggesagsmappe: Alle dokumenter og korrespondance. Følg processen. Del indholdet i mappen med rådgivere og håndværkere.

Identificerede idéer: Reminder ved færdigmelding.

Indgangen til regelmatricen. Sagsbehandlerorienteret eller bruger orienteret ? Automatisk guidning

Dokumentationskrav 346X38X8

Sted Anvendelse Objekttype Aktivitet Indgangen til regelmatricen. Automatisk guidning Sted Anvendelse Objekttype Aktivitet

Administrative processer Målet er at genskabe en business case Gevinstjagten i forhold til processer. Min Digitale Byggesag Hvad skal løsningen kunne ? +2 Proces yy Proces xx Administrative processer Proces zz ”Historiske byggesager” +2 +1 ESDH

Gevinstjagten i forhold til faglige processer. Min Digitale byggesag Interaktionsdesign Understøttelse af faglige processer

Administrative processer Gevinstjagten i forhold til administrative processer processer. Administrative processer ESDH Blandt andet: Opretter sag. Journalisere henvendelse. Sagsstyring. Afslutter sag. Følger op.

”Historiske byggesager” Gevinstjagten i forhold til Historisk byggesagsarkiv. ”Historiske byggesager” Blandt andet: Fremfindelse af arkiverede byggesager. Ekspedition af forespørgsler

Business case Kanalisering Interaktionsdesign Understøttelse faglige processer Historiske byggesager Gevinst ved at kommunerne modtager komplette og validerede ansøgninger. +3 Mulighed for gevinster ved Administrative processer +2 Gevinst ved rationalisering af arbejdsgange. Organisering Ledelsesmæssigt fokus Kultur Øget vidensdeling +? Tilpasning af lovgivning Fælles governance +? Ens myndighedskrav Hurtig sagsbehandling Tilpasning af lovgivning +? Gevinst hos ansøgerne.

Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt