Institutionernes erfaringer med møbelindkøb

GYMNASIEFÆLLESSKABET I ROSKILDE – administrativt fællesskab for 20 gymnasier på Sjælland og Fyn + It-center Fyn

Om os Gymnasiefællesskabet blev etableret primo 2007 efter at amterne blev nedlagt Varetager bogholderiopgaver, lønadministration, HR & juraopgaver, bygningsdrift, it-drift og digitaliseringsopgaver, samt indkøb 25 medarbejdere totalt Indkøbsafdelingen blev etableret i december 2014 Skolerne anvender nu mange SKI aftaler og flere af Moderniseringsstyrelsens aftaler Vi konkurrenceudsætter selv indkøb på områder udenfor de tilgængelige aftaler via SKI og Moderniseringsstyrelsen Vi underviser, rådgiver og assisterer skolernes indkøbsansvarlige Vi har opbygget fælles kontraktstyring via ESDH/Docunote og har opbygget et Intranet med faktablade, aftaledokumenter mv. som skolerne kan tilgå

Møbler Møbler er et af de største vareindkøbsområder blandt vores skoler. Der anvendes forskellige designlinjer pr. skole, typisk er der indretningsarkitekter/arkitekter eller rådgivere involveret i nye indretninger/om- og tilbygninger Den tidligere 03.13 aftale var slet ikke dækkende for vores behov De første indledende forberedelser til eget EU-udbud blev sat i gang primo 2016 Et møde med SKI resulterede dog i at SKI ville fremskynde nyt møbeludbud og, at vi ville få indflydelse på udbuddet sammen med andre uddannelsesinstitutioner Sagen blev behandlet på styregruppemøde med alle vores rektorer, og vi vedtog at gå med i SKI’s udbud, med efterfølgende forpligtelse til at anvende aftalen Alle der køber møbler ind decentralt er blevet informeret flere gange i forløbet I november 2016 tilmeldte vi os desuden på den forpligtende kontormøbelaftale 50.30 så kontormøbler kunne anskaffes under denne

Erfaringer med 03.13 Miniudbud på 03.13 under delaftale 2 – Kantine og Lounge til én af vores skoler Vi bad om tilbud på SKI priser fra den nye 03.13, og også om bekræftelse pr. produkt om dette var på 03.13 eller ej Funktionalitet, form, farve, design og leveringstid var vigtige parametre, da de fleste af møblerne skulle indgå i et eksisterende møbelmiljø En arkitekt havde været inde over sagen sammen med en gruppe medarbejdere på skolen, og af hensyn til leveringstid primo august og producenters ferielukning var der ikke tid til ændringer I miniudbuddet var der 15 forskellige produkttyper, hvoraf 13 blev dækket af SKI aftalen Vi var meget tilfredse med priser og betingelser

Sortiment og udfordringer Vi har været i dialog med flere leverandører på aftalen Alle beretter om at de har 30.000 - 80.000 varenumre med, så dette bør give mindst 200.000 varenumre under aftalen Vi hører også om rigtig mange producenter og møbelserier på aftalen fra hver leverandør Den største udfordring er at SKI kataloget endnu ikke er dækkende for hvad der findes på aftalen Når der søges på et produkt kommer der alt for mange træf frem - tidskrævende Det betyder at vi bliver afhængig af at spørge leverandørerne ved hver anskaffelse, og vi kan ikke kontrollere oplysningerne uden noget at slå op i Indtil videre ser det ud til at de møbler vi normalt bruger er dækket af aftalen, men det baserer sig meget på leverandørernes oplysninger Vi forventer at aftalen kombineret med 50.30 vil dække 96 – 98 % af vores behov Tildeling vil så vidt muligt ske via kaskademodellen, med miniudbud på indretningsprojekter

Konklusion Vi er meget positive over at det er lykkedes at få et så bredt sortiment i aftalen De priser vi har set til nu er rimelig gode Det er vigtigt for os at de eksisterende designlinjer kan fortsætte Vi finder det dog nødvendigt at centralisere møbelindkøbet, for decentrale indkøbsansvarlige har ikke tid til at sætte sig ind i alle regler, og huske at overholde dem i en travl hverdag med mange andre opgaver Skolerne sender specifikationer og beskrivelse af de møbler de har behov for til GF Indkøb GF indkøb søger efter relevante produkter i SKI kataloget eller leverandørernes kataloger – alternativt indhentes info fra leverandørerne GF Indkøb sørger for at kaskademodellen anvendes korrekt, og starter miniudbud ved behov GF sørger for tildelingsdokumentation iht. SKI skabelonen ved kaskademodellen, og notat ved miniudbud GF Indkøb eller skolens ansvarlige bestiller til sidst møblerne hos den leverandør der tildeles ordren

Kontaktdata Heid Povlsen Indkøbschef Telefon: 4114 6115   Kontaktdata Heid Povlsen Indkøbschef Telefon: 4114 6115 E-mail: heid.povlsen@GFadm.dk Gymnasiefællesskabet Skolegade 3 4000 Roskilde www.gymnasiefaellesskabet.dk