Øst/Vest-kommunenetværksmøder 3.-4. februar 2015 KMJ SAPA - Projektstatus Øst/Vest-kommunenetværksmøder 3.-4. februar 2015 KMJ

Legacy-løsningen er en hybrid ? SAPA Overblik SAPA Advis Legacy (KMD Sag) Person- og sagsoverblik ? Sagsbehandling og sagsstyring Sagsbærende løsninger (Fagsyst. & ESDH) Infrastruktur Fordeler sager, hændelser, adviser ? Fælleskommunale Støttesystemer

Faseovergang – Kriterier for godkendelse Leverancer? (Gennemført udbudsforretningen!) Tidsplan? (Revideret!) Risikostyring på plads? (Tjek!) Økonomi? (Udfasning, Implementering…) Fortsat forretningsmæssig begrundelse? (BC OK!)

U D B U D G E N N E M F Ø R T

Highlights fra processen Fem prækvalificerede leverandører Alle indkomne tilbud var konditionsmæssige I alt modtaget ca 10.000 sider Samlet indsats for evaluering anslået til ca 1000 timer Kommunale specialister indstationeret

Tildelingskriterier og underkriterier for SAPA Formålet med evalueringen er at finde ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Dette er IKKE nødvendigvis det samme som det billigste tilbud. Tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er opdelt i 4 underkriterier: 1) Løsningens kvalitet – vægtes 45% 2) Tidsplan og leverancesikkerhed – vægtes 30% 3) Pris – vægtes 10% 4) Driftsydelsernes kvalitet – vægtes 15%

Netcompany teknologier til SAPA

Standstill – 10 dage fra d. 30/1 til d. 9/2 Standstill: Beregnes fra den 31. og udløber derfor den 9. februar. Afslagsmøder med mundtlig uddybning i denne uge. Efter stand still kan vi indgå kontrakt med leverandøren, dvs. d. 10. februar. Hvis der klages inden for stand still perioden – dvs. inden 9. februar: Automatisk opsættende virkning – vi kan ikke indgå kontrakt, før klagenævnet tager stilling til fortsat opsættende virkning. Hvis der klages efter stand still: Kontrakten fortsætter – klagesagen kører ved siden af og KOMBIT risikerer højst erstatningskrav.

P R O J E K T P L A N

Baseline 2014 2015 2016 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 Paralleldrift: Synkronisering UDVIKLING & TEST UDBUD Fælleskommunale Støttesystemer IDRIFT UDVIKLING & TEST AF SYNKRONISERING Paralleldrift: Synkronisering KMD SAG STS Synk. AFTALE KMD Sag synkronisering IDRIFT UDRULNING UDVIKLING & TEST UDBUD UDRULNING AF SNITFLADER UDVIKLING & TEST AF SNITFLADER Overblik & Advis (SAPA) PILOT TILPASNINGER, ANSKAFFELSER MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE DIALOG AFTALER Snitflader fra kildesystemer ANALYSE & PLAN Exit sager & brugere

Afklaring forlænget med 1½ måned 2014 2015 2016 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 UDVIKLING & TEST UDBUD Fælleskommunale Støttesystemer IDRIFT UDVIKLING & TEST AF SYNKRONISERING Paralleldrift: Synkronisering KMD SAG STS Synk. AFTALE KMD Sag synkronisering IDRIFT UDRULNING UDVIKLING & TEST UDBUD UDRULNING AF SNITFLADER UDVIKLING & TEST AF SNITFLADER Overblik & Advis (SAPA) PILOT Afklaring forlænget med 1½ måned TILPASNINGER, ANSKAFFELSER MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE DIALOG AFTALER Snitflader fra kildesystemer ANALYSE & PLAN Exit sager & brugere Fra 5 til 6 kvartaler (Koordinering m. KY/KSD) Fra 4 til 5 kvartaler (Indkomne tilbud)

Afklaring forlænget med 1½ måned Afvigelsesplan 2014 2015 2016 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 UDVIKLING & TEST UDBUD Fælleskommunale Støttesystemer IDRIFT UDVIKLING & TEST AF SYNKRONISERING Paralleldrift: Synkronisering KMD SAG STS Synk. AFTALE UDRULNING KMD Sag synkronisering UDVIKLING & TEST IDRIFT UDBUD UDRULNING AF SNITFLADER UDVIKLING & TEST AF SNITFLADER Overblik & Advis (SAPA) PILOT Afklaring forlænget med 1½ måned TILPASNINGER, ANSKAFFELSER MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE DIALOG AFTALER Snitflader fra kildesystemer ANALYSE & PLAN Exit sager & brugere Fra 5 til 6 kvartaler (Koordinering m. KY/KSD) Fra 4 til 5 kvartaler (Indkomne tilbud)

Baseline: 1. februar 2015 2014 2015 2016 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 UDVIKLING & TEST UDBUD Fælleskommunale Støttesystemer IDRIFT UDVIKLING & TEST AF SYNKRONISERING Paralleldrift: Synkronisering KMD SAG STS Synk. AFTALE UDRULNING KMD Sag synkronisering UDVIKLING & TEST IDRIFT UDBUD UDRULNING AF SNITFLADER UDVIKLING & TEST AF SNITFLADER Overblik & Advis (SAPA) PILOT TILPASNINGER, ANSKAFFELSER MIGRERING AF SAGER OG BRUGERE DIALOG AFTALER Snitflader fra kildesystemer ANALYSE & PLAN Exit sager & brugere

2015 2016 2017 2018 Q1 Q2 Q3 Q4 UDRULNING UDVIKLING UDRULNING SAPA KY UDVIKLING KSD UDVIKLING UDRUL TRANSITIONSFASE: PARALLELDRIFT VIA SYNKRONISERING Barsel UDBUD UDVIKLING UDVIKLING UDRUL Pension UDBUD Kommunerne kan opsige kontrakten på KMD Sag, når sidste TSA-løsning er udfaset UDRUL Familieydelse UDBUD VINDUE FOR OMLÆGNING TIL RAMMEARKITEKTUR UDRUL Boligstøtte KMD Sag Baseline snitflader

B u S I N E S S C A S E

Status på Business Case Reducerede omkostninger: Udviklingsomkostninger Videreudviklingsestimat (%-del af udviklingsomkostningerne) Driftsomkostninger (data transaktionsomkostninger dækkes af STS indkøb) Vedligehold og supporttimer til SAPA leverandør Forøgede omkostninger: Driftsomkostningerne til SAPA leverandør baseret på modtagne tilbud KOMBIT udgifter til implementeringsopgaver Reservation af pulje til indkøb af fælleskommunal implementeringsbistand Udeståender: Afklaringsfase på SAPA skal påbegyndes (og afsluttes) Afklaringsfase på STS ikke afsluttet

K O M M U N E R N E (Feedback)

Har I en medarbejder, fx en SAPA-projektleder, der er dedikeret til opgaven?

I hvilken afdeling arbejder denne medarbejder ?

SKAL-OPGAVER: UDPEG EN SAPA-PROJEKTLEDER

Ca. 2/3 af kommunerne har meldt en SAPA-projektleder ind til KOMBIT. De der mangler vil få tilsendt en rykkermail inden vinterferien. Rykkermailen vil blive fulgt op af telefonopkald. Vi skal bruge SAPA-projektledere i forhold til KIGO, der lanceres i marts, så det haster.

Har I drøftet KMD Sag Exit-strategien med relevante medarbejdere?

Har I drøftet KMD Sag Exit-strategien med relevante ledere?

Er I begyndt at flytte sager og brugere ud af KMD Sag?

K O M M U N E R N E S U D F O R D R I N G E R

Barriere Antal Pct. Bemanding 7 10 Bruger EDH-modulet 4 6 Mangler ESDH-strategi 3 Mangler kompetencer Kontrakter 9 13 Kortlægning af brugere Ledelsesmæssig opmærksomhed Modtagende systemer 2 Oprydning i sager Opstart 5 Overblik Ressourcer Sagsmængden 1 Sagsoprydning Sagsoverblik Snitflader Strategi Organisering Total 72 100

U N D T A G E L S E F R A D I G I T A L S E L V B E T J E N I N G (Ikke at forvekSle med fritagelse fra DIGITAL POST)

K O R T O M S E L V B Æ R E N D E F A G S Y S T E M E R (FX KY og KSD)

De selvbærende fagsystemer (KY og KSD) 1. KY og KSD er selvbærende fagsystemer, forstået på den måde at systemerne indeholder sager, journalnotater og dokumenter. 2. KY og KSD indeholder snitflader til Støttesystemerne, så man i SAPA kan se KY og KSD sager, journalnotater, dokument-referencer og ydelser. Akkurat som i KMD Sag i dag. 3. KY og KSD vil som udgangspunkt indeholde tilstrækkelig information til at sagsbehandlerne i ydelsescentrene ikke behøver at søge yderligere information andetsteds. Men hvis der er behov for tværgående overblik af hensyn til helhedsorienteret sagsbehandling, så er SAPA den oplagte løsning at anvende for disse brugere.

4. KY og KSD indeholder ikke funktionalitet til at håndtere arkivering, da der ikke er arkiveringspligt. 5. KY og KSD indeholder ikke funktionalitet til at håndtere klagesager. Ens for KY og KSD er, at sager kan opmærkes, hvis der kører en klage på sagen. Det betyder, at sagen kan være lukket i hhv. KY og KSD, men opmærket som klagesag. I KSD kan sagen blive undtaget for kassation, hvis sagen er opmærket. Dette er for det tilfælde, at kommunen taber klagesagen og skal genoptage sagen (efter udløbet af kassationsperioden). Dette er ikke tilfældet i KY. Da klagesager (både KY og KSD) ikke sagsbehandles i de to systemer, men fx i et ESDH-system, er der krav til at alle sagsoplysninger, der skal anvendes til klagesagen, kan kopieres ud af systemet.

Hernæst vedrørende "lukning" af KMD Sag. Man kan godt fortsætte med at anvende KMD Sag. Men man skal skaffe sig en ny kontrakt herpå via SKI eller eget udbud. Det er ikke en mulighed at forlænge den eksisterende aftale. En kommune kan alene fortsætte med at lade brugere anvende KMD Sag i sammenhæng med en KMD fagløsning (fx Opera, Structura, Institution, o.lign.), såfremt kommunen har indgået særskilt aftale herom i regi af det konkrete fagsystem. Fx skal der i Opera-kontrakten fremgå, at kommunen også har betalt for at anvende KMD Sag til den konkrete sagsbehandling i jobcenteret. Hvis man ikke har indgået en sådan aftale om anvendelse af KMD Sag, kan man ikke opsige sin eksisterende TSA-aftale for KMD Sag. En kommune kan anskaffe KMD Sag som en ESDH-løsning i sammenhæng med EDH-modulet i KMD Sag-suiten, såfremt kommunen har indgået særskilt aftale herom.

Spørgsmål?