Version 2.1 Oplæg til AU projektmodel - Slide 2 behandlet på LEA 17/11-2014 Øvrige slides opdateret senere Formål: Fælles metodik for administrative projekter. Værktøj og støtte til projektledere i gennemførelsen af projekter. Mål: • Fælles beskrivelsesmetodik • Fælles rapporteringsmetodik – synlighed om fremdrift • Mere valide tidsplaner • Mere klarhed over brugerinvolvering • Bedre afstemning af forventninger til gennemførelse hos projektdeltagere projektledere, ledere, andre deltagere og interessenter Anbefaling til praktisk brug af modellen: I forbindelse med projektopstart kan slides 4 udfyldes for det enkelte projekt med specifikke leverancer og opmærksomhedspunkter. Det vil bibringe et overblik over hovedlinjerne i projektet, og hjælpe til en fælles forståelse af hvilke leverancer der skal være på plads inden projektet kan fortsætte til næste fase.

Foranalyse er analogien til projektering og planlægning i byggeriet Version 2.1

Version 2.1 pr 08/12-2014

På vej Foranalyse I gang Indkøring Version 2.1 pr 08/12-2014 GATE 1 Foranalyse GATE 2 I gang Indkøring GATE 3 AF SLUT   Formål med fasen Behov kvalificeres og beskrives i en indstilling og i en PID. Indsatsområderne for projektet/foranalysen planlægges. Grundlaget for projektet analyseres og rammerne fastlægges. Indsatsområderne for projektet planlægges. Identifikation og håndtering af løsninger og beslutninger, der vil komme til at påvirke projektets indhold, organisering eller andre rammer. Udbud gennemføres frem til kontrakten er klar til underskrift. Detailplanlægning med leverancenedbrydning. Aktiviteter og leverancer gennemføres som planlagt. Alle forberedelser frem til der ”trykkes på knappen” for den første ibrugtagning gennemføres. Teknisk igangsætning. Pilotforløb Realisering af projektets hovedleverancer. Uddannelse. Overdragelse til drift og support. Organisatorisk ibrugtagning. ”Go-live” Generelle leverancer i fasen Godkendt projektbeskrivelse/indstilling. Projektejer udpeget. Projektleder udpeget. Forretnings- og it-Arkitekter udpeget. Målarkitektur version 1. Godkendt PID version 1 inklusiv tidsplan for foranalyse eller tidsplan for projekt. Projektet indmeldt til porteføljestyring. Systemejer udpeget. Systemansvarlig udpeget. Målarkitektur version 2 Arkitekturleverancer version 1 for: Proceskortlægning (AS IS, TO BE og GAP). Systemlandskab. Projektafhængigheder. Begreber. Relevante forretningsbeslutninger. Valg af udbudsform Kravspecifikation . Systemklassifikation og betydningsvurdering. Udbudskontrakt klar til underskrift. Implementeringsstrategi for projektet. Strategi for udfasning af gamle systemer, herunder data og afhængigheder. Strategi for systemforvaltning Business case Godkendt PID version 2.  Underskrevet udbudskontrakt. Indkøb af hardware. Driftsansvarlig udpeget. Detaljeret projektplan med ressourcesikring. Projektets delleverancer, herunder: Procesbeskrivelser. Løsningsdesign. Teststrategi, testplan og usecases. Dokumentation. Klargøring af miljøer. Udvikling. Opsætning og konfiguration. Funktionstest og accepttest. Kommunikation. Implementeringsplan inklusiv: Plan for pilotforløb Uddannelsesplan Kommunikationsplan ”Go-live” plan. Implementering af forretningsgange/processer i brugerorganisationen og i AU IT. Gamle systemer udfaset Servere slukkede og eventuelt bortskaffet. Formel registrering af systemer og servere. Driftsaftalehåndbog inklusiv beskrivelse af systemforvaltning. Beredskabssupport i tiden efter ”go-live”. Projektevaluering. - Projektforløbet - Udbud, kontrakt og leverandørsamarbejde Opmærksom-hedspunkter i løbet af fasen Er der fokus på effekterne for organisationen og ikke blot på teknologien? Hvem skal involveres for at kvalificere PID? Hvad vil de største risikofaktorer være og hvordan kan vi minimere dem i en eventuel analysefase? Hvilke kompetencer er der behov for i projektet? Hvilke nøgleressourcer er der behov for i næste fase? Er projektet godkendt i alle de rigtige fora? Har målarkitekturen været i arkitekturudvalg og systemejerforum? Er foranalysen detailplanlagt og organiseringen på plads? Er foranalysen ressourcesikret og er alle projektdeltagere klar over hvilke aktiviteter de skal arbejde med? Hvordan kan forretningsbeslutningerne gennemføres kalendermæssigt? Er udbudsforretningens aktiviteter på plads? Er brugerorganisationen tilstrækkeligt involveret i analysen? Er der gennemført interessentanalyse og taget stilling til kommunikationsplan? Er kompetencer og nøgleressourcer for projektet identificeret? Er AU IT supporten tilstrækkeligt involverede og informerede?. Er der en grovplan for hele projektet og en detailplan for den nærmeste periode? Er detailplanen ressourcesikret og er alle projektdeltagere klar over hvilke aktiviteter de skal arbejde med? Er beslutningsbehov identificerede? Holder projektets antagelser og tidligere beslutninger fortsat? Er interessenterne velinformerede? Er der fokus på forandringsledelse? Er modtagerorganisationen klar til implementering? Er undervisning og anden brugerinvolvering aftalt og kalendersat? Er modtagerorganisationen velinformerede om ændringerne? Er driftsorganisationen klar til at overtage projektets leverancer? Har projektet opfyldt sine mål? Er der lavet aftaler for evaluering af: Hvorvidt projektets effektmål er realiserede? Behov for efteruddannelse af drifts og supportorganisationen? Hvorvidt modtagerorganisationen har taget leverancerne til sig, eller der skal iværksættes yderligere tiltag? Vigtige leverancer for at få sammenhæng mellem systemer: fælles begreber, tværgående processer, klargøring af forskellige systemers roller i processerne og ejerskab til data.

Involvering i faserne ud over projektdeltagelse Foranalyse På vej I gang Indkøring G A T E 1 2 3 F S L U Generelle aktiviteter, der kræver deltagelse fra brugerorganisationen Kick-off for projektet Kortlægning af AS IS og TO BE – processer/arbejdsgange/ fælles begreber Beskrivelse af funktionelle krav i forbindelse med systemanskaffelse eller behov for systemudvikling. Udarbejdelse af målarkitektur version 2 Beskrivelse af TO-BE processer, herunder endelig afklaring af funktionalitet, hvad leveres ikke i dette projekt. TO-BE løsningsdesign med eller uden IT. Testscenarier for funktionalitet og brugervenlighed. Planlægning af test Systematisk test af løsning og justering af fejl. Planlægning af indkøring: hvem , hvornår, hvordan. Udarbejdelse af eller kvalitetssikring af vejledninger og undervisningsmateriale. Indhentning af informationer fra organisationen. Manuelle datakonverteringer. Information i egne rækker. Undervisning af brugerne, eventuelt ved at nogle brugere underviser andre. Brugerne tager de nye arbejdsgange i brug, evt. trinvist. Planlægning af evaluering. Version 2.1 pr 08/12-2014

Udfordringer i faserne Foranalyse På vej I gang Indkøring G A T E 1 2 F S L U 3 Generelle udfordringer der er faseuafhængige Det tager tid. Relevante ledere skal kende og tage forandringerne til sig. At finde ud af hvilke fora, der skal høres om et projekt, og hvor projektet og dets beslutninger skal godkendes. Projektet bliver for teknisk, så brugerorganisationen ”tabes” undervejs. Ressourceallokering mellem ”drift/dagligdag” og projekt. Realistisk projektplanlægning og estimering. Uforudsete ad hoc opgaver projektdeltagerne er nødt til at deltage i udenfor projektet. Sammensætte projektorganisationen således at det er de rigtige repræsentanter og faglige kompetencer, der er udpeget. Spørgeteknik. Realisme i ambitionsniveauet i forhold til behovet for leverancer. Udfordringer At få formidlet hvorfor foranalysen er vigtig, og hvorfor deltagelse er kritisk. At få fælles metodik og tage stilling til, hvor der skal være forskel. At få kalendersat hvordan og hvornår beslutninger træffes. Sikring af fokus på de faglige miljøer i arbejdet med administrative processer og systemer. Deltagere i arbejdspakker kan have for begrænset indsigt i helheden, hvilket nogle gange kan medvirke til manglende engagement, misforståelser, mindre optimal løsning og andre uhensigtsmæssigheder. At få en fælles løsningsforståelse. Identifikation af alle varianter af slutbrugere og funktionel benyttelse af systemerne og dermed få designet og testet hele vejen rundt. Få slutbrugerne til at tage ejerskab for deres brug af systemerne. Gamle systemer udfases ikke, så der fortsat er en restdrift, der skal bibeholdes. Manglende leverancer, som bliver synlige under indkøring skal hasteudbedres. Version 2.1 pr 08/12-2014