Øget engagement via ledelseskommunikation Marianne Wolff Lundholt, Lektor ved Institut for Design og Kommunikation, SDU & Anette Uldall, Kommunikationsrådgiver ved Danfoss A/S

Øget engagement via ledelseskommunikation Dagens program 8:00-8:05 Per Krogh Hansen, Institutleder ved Design og kommunikation: Velkomst 8:05-8:20 Marianne Wolff Lundholt: Relevansen af ledelseskommunikation og hvordan man som leder bliver en god kommunikator 8:20-8:55 Anette Uldall: Ledelseskommunikation fra et praktisk perspektiv

Baggrund Karriereforløb: 2001-2008: Ph.D og adjunkt, SDU 2008-2013: Kommunikationsrådgiver ved Danfoss A/S 2013- : Lektor (og konsulent), Institut for Design & Kommunikation, SDU Udbyder kommunikationstræning for ledere via SDU-Erhverv: http://www.sdu.dk/Efter_videreuddannelse/Korte_kurser/Ledelseskommunikation+i+praksis

Hvorfor ledelseskommunikation? ”Ledere anvender 80% af arbejdstiden på kommunikation” ”For at være en god leder, skal man være god til at kommunikere” ”Ledelse er kommunikation” ”Kommunikation er nøglen til god ledelse” Sammenhæng mellem kommunikation og ledelse

Effekten af en professionel tilgang til kommunikation Øget bundlinje: Organisations whose employees understand organisational goals deliver 24% higher shareholder returns (Watson Wyatt 2003) Øget produktivitet: Highly committed employees perform 20% percent better than disengaged employees (Corporate Leadership Council 2004) Øget engagement: Emotional engagement is four times more valuable than rational factors in driving employees’ effort (Corporate Leadership Council 2004) Fastholdelse af medarbejdere: Highly committed employees are 87 percent less likely to leave their organisations (Corporate Leadership Council 2004)

Ledelseskommunikation - hvordan? ”For at være en god leder, skal man være god til at kommunikere” ”Ledere anvender 80% af arbejdstiden på kommunikation” ”Ledelse er kommunikation” ”Kommunikation er nøglen til god ledelse”

”…hmm…en opgave, jeg som leder ikke kan outsource” Den direkte leder er den vigtigste kommunikationskanal

Erkendelsens time… Ledelseskommunikation: …ledelseskommunikation er en kompetence! Ledelseskommunikation: “Lederens evne til at planlægge, gennemføre, evaluere og udvikle kommunikationsopgaver i forhold til eksterne såvel som interne målgrupper i en specifik organisatorisk kontekst” (Lundholt & Hansen forthcoming)

(Kilde: Lundholt & Hansen forthcoming) Organisatorisk forståelse Kommunikationsfaglig viden og færdigheder Professionel forankring VIDEN FÆRDIGHEDER EVALUERING UDVIKLING Kender organisationens kommunikationspolitik Bruger organisationens kommunikationspolitik Kan evaluere sin egen brug af organisationens kommunikationspolitik Har en plan for at udvikle afdelingens forståelse af organisationens kommunikationspolitik Kender kommunikations-strategiske værktøjer Bruger de kommunikationsstrategiske værktøjer i praksis Kan evaluere sin egen brug af kommunikations-strategiske værktøjer Har en plan for at udvikle afdelingens kommunikationsfaglige viden og færdigheder Kan identificere egne/afdelingens kommunikationsopgaver Kan identificere egne kommunikations-kompetencer Kan evaluere egen brug af kommunikations-strategiske kompetencer Har en plan for at implementere kommunikationsstrategiske kompetencer i afdelingen Værktøjer Afdækningsværktøjer: Kommunikationsstrategisk kompetenceprofil Planlægningsværktøjer: Management Communication Tool Kit Evalueringsværktøjer: Rubrics Afdække og beskrive kompetencen Evalueringsværktøj, hvor vi kan evaluere på selve kompetence og ikke kun på, om medarbejderne føler sig godt informere (For det gør de jo aldrig) (Kilde: Lundholt & Hansen forthcoming)

…lederen har ikke nødvendigvis en kommunikationsfaglig baggrund! Hov, vent lidt… ”Bruger de kommunikationsstrategiske værktøjer i praksis” …lederen har ikke nødvendigvis en kommunikationsfaglig baggrund! Marts 2014

Marts 2014

Hvordan bliver jeg som leder en god kommunikator? ”Tilpas din kommunikation i forhold til din målgruppe” To afgørende elementer: Professionel planlægning Kommunikationsstrategi Marts 2014

Praksis – et klassisk eksempel Marts 2014

1. Planlægning Responsibility Target Timing Channel Objective Message Anticipated reactions

1. Målgruppe – reflektionsguide Forstå din målgruppe Målgruppe #1 Målgruppe #2 Målgruppe #... Modtagerens perspektiv Hvad ved de allerede? Hvad vil de gerne vide? Hvad tror de, at de ved? Hvad er nyt for dem? Hvad kan holde dem fra at gøre, hvad du beder dem om? Hvad er konsekvenserne for målgruppen? Dit forhold til målgruppen Hvordan er dit forhold til målgruppen? Er magtforholdet lige eller ulige? Hvordan er din troværdighed? Hvad er din målgruppes holdning til dig? Juni 2009

2. Kommunikationsstrategi Hvem kommunikerer vi med, med hvilket formål? Skaber overblik Skaber transparens Understøtter kaskadekommunikationen Marts 2014

Kernebudskaber Kommunikation er et væsentligt ledelsesværktøj Nærmeste leder er den vigtigste kommunikationskanal Ledelseskommunikation er en kompetence Effektiv kommunikation er kommunikation tilpasset målgruppen Marts 2014

Communication Training Anette Uldall, Danfoss

Agenda Background Training Outcome Still need for training De næste 20 min. vil jeg tale om hvordan vi i Danfoss Power Electronics har trænet lederne i Management Communication Tool Kit. Her er folderen i et lidt andet layout, men indhold er det samme som den folder I sidder med. Jeg vil også komme ind på hvordan vi måler effekten af træning og hvorfor det stadig er behov for træning.

Background New strategy in 2010 `Core & Clear´ New communication policy Challenge: We were to rethink communication Juni 2009

Danfoss Communication Policy Communication at Danfoss must be: Clear and to-the-point Trustworthy Relevant and timely. Danfoss tailors its communication to its target group A reflection of our respect for the people we communicate to and about Based on the desire for true dialogue Challenge: Managers were to communicate more professionally Krav til lederne Juni 2009

Rolling out communication training Developing Management Communication Tool Kit Developing the training material Back-up from the top management 4 pilots Rolled out world wide by communication advisors and HR Juni 2009

More than 400 managers trained worldwide Example from Power Electronics division: More than 400 managers trained worldwide - face to face and virtually De sidste 4 år har jeg trænet mere end 400 ledere i divisionen. Face to face – ledergrupper – hovedsageligt i USA, Danmark og Kina – ca 4 timers træning Og så har jeg trænet virtuelt, hvor vi bruger et e-learning system. Det er typisk ledere fra salgsselskaber, som jo sidder spredt i hele verden. Denne træning tager 2 timer. Jeg har trænet dem i at bruge værktøjet – både i enkelte cases men også som led i at etablere deres kommunikationsstruktur Alle topledere i divisionen har været igennem træning sammen med deres teams.

Training agenda Communication on the agenda – WHY? My communicative responsibility as a manager A communication exercise – Lego play Simple and efficient Tool Kit Case – plan and communicate Your communication structure Let’s tell a story Når jeg gennemfører træning, så kommer lederne igennem disse træningselementer Først en dialog om hvorfor kommunikation er vigtig og hvilken rolle de som ledere spiller, som Marianne også var inde på Dernæst sætter de ord på deres egen rolle og hvilket ansvar de har ift. kommunikation - og – meget vigtigt, de deler deres input med lederkolleger Så ta’r vi en lille lego-øvelse, for at de på egen krop mærker hvor svært kommunikation kan være – et team skal bygge en lego-model og de får kun instruktioner fra en leder via mobiltelefon. Det er ofte en øjenåbner for hvordan deres egne medarbejdere nogle gange er fortabt når de kommunikerer på et sprog de ikke forstår, i en sammenhæng de ikke forstår og via en kommunikationskanel som bestemt ikke er egnet til formålet. Dernæst gennemgår jeg selve kommunikationsværktøjet Og så får de en øvelse med en case, hvor de skal planlægge kommunikationen – den kommer vi tilbage til senere i dag De får også en øvelse, hvor de helt konkret skal arbejde med kommunikationen i deres område, så de går hjem med første udkast til en kommunikationsstruktur Og endelig har vi en dialog omkring hvordan den gode historie kan fremme kommunikationen – også her skal de finde frem til gode historier i deres område.

Management Communication Tool Kit – the 7 elements Who will receive the message? What do I want to achieve by sending the message? What is the key message? How can the target group be expected to react to the message? Which channel to choose? When should the message be conveyed? Who is responsible for developing and communicating the message? Target Group Anticipated reactions Respon- sibility Objective Message Channel Timing

Annual audits Evaluates the internal communication set-up and impact reveal hurdles to effective communication reveal gaps in the communication set-up identify best practices in order to share them across the division Result in action plan on ongoing improvements Employee Perceptions Surveys in Danfoss show whether or not we improve For at følge op på effekten af træning, gennemfører jeg hvert år en audit af den interne kommunikation, hvor vi tager udgangspunkt i medarbejdertilfredshedsundersøgelser, for at se om kommunikationen udvikler sig i den rigtige retning. Det er meget vigtige målinger, da det er medarbejdernes feedback – og de er jo målgruppen!! Vi ser også på kommunikationsstrukturen i de enkelte afdelinger og diskuterer behovet for træning. Vi har i år aftalt træninger og opfølgning på træning i alle afdelinger af divisionen, for omkring 100 ledere. Blandt andet skal jeg i oktober til Kina for at træne 45 ledere, og der er stor efterspørgsel og venteliste på de virtuelle træninger.

Benefits of training An easy-to-use tool Better planning and structure of communication Feedback from employees shows that it works – higher engagement Higher engagement = better results Så derfor… ja det nytter at træne ledere De får et værktøj, der er nemt at bruge til planlægning af kommunikation, de får bedre struktur på deres kommunikation og endelig så viser undersøgelser blandt medarbejdere at det virker!

Tak for i dag!