EU-udbud af biblioteksmaterialer 2014
Baggrund Forår 2014 Projektgruppe, bestående af Odense, Roskilde og Vejle centralbiblioteker, bliver nedsat med det opdrag på vegne af alle cb’er at udarbejde en fælles kravsspecifikation til udbud af biblioteksmaterialer. April 2014 Projektgruppen kontaktes af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) Maj 2014 Ski v/Anne Duus deltager i projektgruppemøde og præsenterer efterfølgende en detaljeret tidsplan for udarbejdelsen af et udbud i samarbejde med SKI. Juni 2014 Samarbejde indledes med følgende forudsætning: projektgruppens kravsspecifikation danner det faglige grundlag for udbudsteksten, mens SKI leverer ekspertisen på udbudsforretningen.
SKI’s rolle ”Styrer udbuddet” se Den enkelte kommune indgår tilslutningsaftale med SKI i.e. forpligter sig til at anvende rammeaftalen fra angivne tilslutningsdato – dette indebærer en aftageforpligtelse (90 %) i relation til de udbudte varer og ydelser (ikke volumenforpligtiget!)
Aftaleopbygning Leverandøren indgår særskilt aftale med SKI – regulerer forholdet mellem leverandør og SKI Leverandøren indgår (overordnet) rammeaftale med (generelle betingelser gældende for samtlige delaftaler) Kunden indgår delaftale med leverandøren – regulerer forholdet mellem kunde og leverandør
Om udbuddet til dato Udbuddet bliver 4-årigt forpligtende (mulighed for opsigelse efter 2 år med 3 mdr.’s varsel uden særlig begrundelse) 8 selvstændige delaftaler: Danske bøger og noder + klargøring (obs inklusive skolebøger til basissamling) Udenlandske bøger og noder + klargøring Danske og udenlandske årbøger + klargøring Danske tss og udenlandske tss og aviser Dansk og udenlandsk musik + klargøring Danske og udenlandske film + klargøring Danske og udenlandske multimedier + klargøring Klassesæt og taskebøger til skoler Én leverandør/flere leverandører pr. aftale? Udbudsdesign kostpris/ren avancepris? Klargøring som selvstændig delaftale? Mængderabat for skoler eller alle? Afklaring på tildelingskriterier?
Tidsplan Høringsperiode for kommuner 18/9-16/10 Tilslutningsperiode for kommuner 24/10-14/11 Udbudsfase medio november Tilbudsfrist medio januar Tildeling februar 2015 Ikrafttrædelse marts 2015