Forskellig forståelse af opgaven Michael Hald Konsulent KL
Hvad er opgaven? Indkøb af (ny?) it-løsning! Konteksten – Er opgaven ny? Vi kender ikke opgaven og har brug for en leverandør der gør! – Har vi en løsning I forvejen? Er vi glade for den? => vanskelig at være “ny” Er vi “trætte” af løsningen/leverandøren? Skal vi I udbud pga. Kontraktudløb eller fordi vi er utilfredse med den nuværende løsning/leverandør? IT-løsninger er “high involvement” – De er tæt på medarbejdernes arbejdsprocesser og vaner
Hvad er opgaven 2? Medarbejderne inddrages I alle valg af faglige løsninger – Kvalitet i den faglige del af løsnignen – Skal passe til eksisterende processer – Faglig support er meget vigtig – Prisen er ikke afgørende (for denne gruppe) Cheferne – Går (lidt mere) op I priserne – Udviklingspotentialet (lav pris og gevinst er ikke det samme)
Udbudsprocessen Organisering af udbud – Interne ressorucer; faglige/udbudsretlige – Udpege en projektleder En fagperson eller en procesperson? Ekstern bistand – Til proces eller indhold? Forskellige succeskriterier – Den fagligt bedste løsning – Den bedste proces – Den løsning der giver mest udviklingspotentiale – Den billigste løsning
Succeskriterier Holde budgettet – Det er et problem at overskride budgettet (og det kan også være et problem ikke at bruge det) Ingen skandale – Ingen klager! – klager gir dårlig presse, direktører kan ikke lide det, nogen har ansvaret, det tager tid, ingen leverandør har nogensinde vundet noget ved at klage Tilfredse kolleger – Medarbejderne skal være glade. Ikke for enhver pris, men de skal kunne se sig selv I løsningen
Succeskriterier 2 Processen skal være god – Gennemskuelig, inddrage de involverede, beslutningen skal kunne forsvares Det må gerne være den billigste – Regnestykket er meget mere komplekst en prisen på løsningen. De virkelige omkostninger (og gevinster) ligger i implementering og (ændrede) arbejdsgange
Hvad kan vi lære af det? Pris er vigtig (men ikke nødvendigvis afgørende) Medarbejderne er meget vigtige! Leverandøren skal kende kundens opgaver og vilkår Gevinsterne ved at anvende systemet er vigtigere end her-og-nu prisen