Workflow information - februar 2009

Login adressen: https://eprocurement.gatetrade.net/ Dette link er lagt på hjemmesiden under intern information lige under linket til webmail, webcal osv. VIRKSOMHED: AU BRUGERNAVN: "NFAK<User-ID>" Password: XXXXXXXX (herefter bliver I bedt om at oprette et nyt password) XXXXXXXX oplyses af den ansvarlige. (På IFA Ruth Laursen)

Indholdsfortegnelse Login slide 2 Bilagstyper - 4 Systemroller - 5-6 Notifikationsmail - 7 Brug af EAN numre - 8 Specielt om Via Travel - 9 Fakturaen er ikke til mig – hvad gør jeg? - 10-11 Må jeg afvise en faktura? - 12-13 Anlægsregistrering - 14-15 Kommentarfeltet - 16 Stedfortræder ved ferie/sygdom - 18 Ansvar - 20

(Rejseafregninger kommer på et senere tidspunkt) Bilagstyper i workflowet Elektroniske fakturaer Udenlandske fakturaer Udlægsbilag (Rejseafregninger kommer på et senere tidspunkt) Afleveres til økonomimedarbejder, som scanner bilaget og opretter ny faktura til workflowet Afleveres til økonomimedarbejder Ruth Laursen_Februar 2009

Systemroller: Fakturamanager: henter faktura i workflow, finder rekvisitionen (og hermed også rekvirenten), konterer og sender den til: Rekvirenten: som godkender modtagelsen af varen/prisen, og videresender til: Disponent/godkender: som ”anviser” fakturaen ved at godkende, hvorefter den overføres til Navision – klar til bogføring. Fakturamanagere hos os er: Gunhild, Lone og Bodil Disponent/godkender ved IFA og CTN: vælg Bodil Mølgaard med mindre andet er angivet i kommentarfeltet. Disponent/godkender ved ISA: vælg Lone Taulborg med mindre andet er angivet i kommentarfeltet. I deres fravær udpeger de selv en stedfortræder.

Roller ved flere institutter: De fleste medarbejdere i vore tekniske afdelinger, vil være oprettet som brugere med roller ved andre institutter, f.eks. ved iNANO, Steno, Fakultetet osv. Når man får besked på, at der ligger fakturaer til godkendelse i workflowet vil man i en ”drop-down” liste kunne vælge det institut man skal bruge her og nu. Det betyder, at man skal skifte mellem de institutter, man er oprettet i.

Notifikationsmail: Når man får adgang til Gatetrade, skal man, som det første, gå ind og krydse af, at man vil modtage en notifikationsmail!! Når en person (rekvirent) får en faktura til godkendelse, vil man så modtage en e-mail med besked om, at man skal gå ind i workflow systemet og godkende. Denne e-mail gentages med en rykker efter 7 dage og igen efter 3 dage. For at få denne mail, skal man i systemet under indstillinger sætte et kryds, at man vil modtage e-mail notifikation!

Brug af EAN numre: I det elektronisk workflow, kan man kun sende op eller nedad i systemet – og ikke på tværs. Det betyder, at vi ikke umiddelbart kan videresende en forkert faktura til et andet institut på samme niveau. Derfor er det vigtigt, at alle indkøbere ved varebestillinger bruger det rigtige EAN nummer. Ny vejledning om varebestilling i det elektroniske workflow er dags dato tilgængelig på vores hjemmeside både på dansk og engelsk: http://www.phys.au.dk/local/admin/Varebestilling_E-workflow_nov_2008.pdf http://www.phys.au.dk/local/admin/ordering_of_goods_e-workflow.pdf

Der SKAL være angivet rekvisitionsnummer på alle fakturaer! Det er indkøberens ansvar at sørge for det! Bestillinger ved Via Travel: Ved bestilling opgives som sædvanligt instituttets brugernummer: 5311 (IFA) eller 5931 (ISA). Herefter vil I blive bedt om at opgive projektnummer/kontonummer: (den konto/bevilling der skal betale rejsen), f.eks. 95004285. Hvis man rejser for instituttets penge, er det projekt/bevilling: 1000. Dette projektnummer bliver så angivet på fakturaen, således at fakturamanageren kan se, hvilken rekvirent der skal have fakturaen til godkendelse. Det vil sige, at en bevillingshaver, der bestiller en rejse, fra starten skal forholde sig til, hvilken bevilling, der skal betale!

Hvordan kommer jeg af med en faktura, som ikke er til mig? Hvis man modtager en faktura, som i virkeligheden skal til en kollega til godkendelse, sender man den blot videre til vedkommende. Man kan også returnere til fakturamanager. Man kan tilføje en kommentar ved alle forsendelser. Denne kommentar kan følges i hele systemet. Udenlandske fakturaer bliver scannet ind i workflowet, og sendes som en vedhæftet fil til jer til godkendelse! Når I modtager en faktura som vedhæftet fil, ser I filen som et dokument, som skal åbnes (pas på: filen slettes, hvis I trykker på krydset, hvilket I ikke kan se, og der kommer ingen advarsel).

Hvis du mener, at du har modtaget denne faktura ved en fejl og du godt ved, hvem der skulle have modtaget denne faktura, skriver du en kommentar før du vælger den korrekte Rekvirent i listen, og derefter trykkes ”Send til anden rekvirent”. Hvis du ikke ved, hvem den korrekte Rekvirent er trykkes ”Retur til fakturamanager” Hvis fakturaen er til anden organisation = Institut trykkes ”Retur til fakturamanager”

En rekvirent: Skal aldrig afvise en faktura, som man mener er forkert! Den skal i stedet returneres til fakturamanageren med en kommentar om at I mener den skal afvises, fordi den er forkert, ELLER at der kommer en kreditnota til udligning. Afviste fakturaer kan nemlig ikke genåbnes, men skal genfremsendes fra leverandøren, hvis afvisningen var en fejl. Skal aldrig ændre en kontering. Hvis man mener, at fakturamanageren har valgt et forkert kontonummer /bevillingsnummer, skal fakturaen returneres til fakturamanageren med kommentar herom.

Funktionen ”AFVIS FAKTURA” må under INGEN OMSTÆNDIGHEDER BENYTTES !!!!!!! Ønsker man at gemme informationerne inden fakturabehandlingen er afsluttet, trykkes ”Gem faktura”. Det giver mulighed for, at man kan påbegynde behandlingen af en faktura én dag og afslutte den dagen efter. F.eks.: - afventer kreditnota – eller kun en del af fakturaen er leveret Ruth Laursen_Februar 2009

Fakturaer på varer, der skal registreres i anlægsmodulet: Når I modtager fakturaen til godkendelse, har fakturamanageren skrevet AU registreringsnummer i kommentarfeltet (der vil også stå et ANL nummer, men det er kun til brug for regnskabsmedarbejderne). I bliver bedt om at udfylde et registreringsskema som I skal medsende som vedhæftet fil til disponent/godkender. Registreringsskema kan findes her: http://www.phys.au.dk/local/admin/regskema-anlaeg.pdf Man kan kun vedhæfte en fil – så hvis man har flere, må man samle dem i en pdf fil. AU registreringsmærket vil blive lagt i jeres brevbakke. Hvis I får en faktura til godkendelse uden kommentar om registrering, og I ved, at varen skal registreres, skal I selv udfylde et registreringsskema og vedhæfte det som fil, når I sender fakturaen til godkender/disponent. Skriv i kommentarfeltet, at I har vedlagt et udfyldt registreringsskema.

Vedhæftning af fil på faktura (f. eks Vedhæftning af fil på faktura (f.eks. Apparaturregistreringsskema og deltagerliste) Vælg ”Vedhæft fil” og forsæt fakturahåndteringen Ruth Laursen_Februar 2009

Behandling af kommentar ved modtagelse af faktura Hvis I modtager en faktura, hvor der er skrevet en kommentar, skal I åbne kommentarfeltet (der er et +, og der står således med rødt: BEMÆRK der er skrevet en kommentar i kommentarfeltet), læse den og RETURNERE fakturaen igen til fakturamanager (Gunhild eller Lone). Ofte vedrører kommentaren en oplysning, som vi mangler – og den skal vi have af jer, hvorefter I skal returnere til fakturamanager igen (og ikke til godkender). I skal altså svare i kommentarfeltet, så vi kan færdiggøre fakturaen. Ofte mangler vi et kontonummer, fordi I ikke har afleveret en rekvisition – og så kan det ikke nytte, at I godkender, før vi får det kontonummer på. HUSK, at så vil I modtage fakturaen til godkendelse igen, efter at vi har påført det kontonummer I opgiver.

Kan en rekvirent foretage en delvis varemodtagelse? NEJ. Man kan bede fakturamageren om at afvise fakturaen hvis den ikke passer med leverancen, og man kan bede leverandøren sende en kreditnota på den gamle faktura samt fremsende en ny, der passer med leverancen. Eller man kan afvente godkendelse indtil de manglende varer er modtaget. Man kan selvfølgelig godt godkende en dellevering, hvis fakturaen passer med det leverede. Historik Der dannes en historik, således at vi til enhver tid kan se, hvor fakturaen er i systemet, hvis der f.eks. er en person, der ikke har forholdt sig til workflow indbakken. Brug altid kun kommentarfeltet (ikke notefeltet, som er til brug for tekst til fakturalinjer

Hvad gør jeg når jeg er på ferie eller har en fridag? En REKVIRENT skal ved interne procedurer sikre, at fakturaer også kan accepteres og videresendes i fraværsperioder. Dette kan gøres ved at man i systemet udpeger en ”stedfortræder” i ferieperioder. En stedfortræder ”arver” den rolle man selv har i systemet, uanset om vedkommende måske selv er oprettet med en anden rolle. Stedfortræderen er cc på alle notifikationsmails til den bruger, man er udpeget som stedfortræder for. Den oplysning fra mailen har man brug for, idet man på forsiden i en drop-down liste skal vælge den person man er stedfortræder for.

Nyansættelser og fratrædelser: Når vi får nyansatte, udfyldes et skema til oprettelse af roller, og når medarbejdere fratræder vil de blive gjort ”inaktive” i systemet.

Ansvar: Det er vigtigt, at alle medarbejdere anerkender og påtager sig deres rolle i dette workflow, og samtidig sikrer, at der ikke henstår ”ubehandlede” fakturaer, fordi man har ferie eller på anden måde er fraværende.

AU´s rekvirentguide samt denne interne information ligger på instituttets hjemmeside under intern information: til medarbejdere: WORKFLOW Ruth Laursen