Digital post på Virk.dk Siden 2010 I dag ca. 10.000 brugere Digital post vil i løbet af 2013 blive gjort obligatorisk for virksomheder i Danmark

På vej mod målet om at alle virksomheder har en digital postkasse Lov om Offentlig Digital Post er vedtaget i juni 2012 Postkassen er blevet videreudviklet til bedre at kunne imødekomme virksomheders behov Der kører en indkøringsperiode blandt udvalgte virksomheder lige nu Informationskampagne rettet mod virksomheder

Effektiv brug af Digital post som myndighed Kristian Alban kal@digst.dk 26 112 112

Effektiv brug af postkassen som myndighed - Husk I er både myndighed og virksomhed - Sørg for at der bliver sendt post til postkassen. Benyt jer af work-around med at sende printfiler og CVR nummer til digital post via fjernprint. - Benyt jer af meddelelsesformat/ metadata - Benyt jer af dybe links - Overvej system-til-system integration når I opsætter postkasse som virksomhed

Hvad leverer det fælles projekt? Etablerer, udvikler og forvalter en fælles offentlig meddelelsesinfrastruktur Digital post-løsning, fjernprintsløsning Forbedrer rammebetingelser Lovgivning, leverandører Gennemfører aktiviteter, der understøtter myndigheders implementering og gevinstrealisering Best practice, vejledning, netværk.

system-til-system som virksomhed Hvad er jeg? Myndighed Virksomhed Virksomhed og myndighed Overvej system-til-system som virksomhed

Jo mere post der kommer jo bedre – Hvor er I?

Besparelse nu? Benyt eksisterende print-huse.

Metadata- Attentionformat Medsend: beskrivelser af dokumenter, sagsreferencer referencer til sagsgenstande i overensstemmelse med sag- og dokumentstandarderne P-nummer mfl.

Dybe links

Videreudvikling Rettighedsmodellen – muligt at vælge mellem ”standard” eller ”udvidet” funktionalitet Adgang på mappe-niveau Virksomheden, der modtager meddelelser med meddelelsesformatet, kan flytte meddelelsen vha. regler til ønskede mapper Afsender kan vedhæfte metadata på meddelelser Standardfunktionalitet - alle brugere med adgang til postkassen vil kunne se indholdet i Indbakken. Udvidet funktionalitet - giver større mulighed for at tildele forskellige roller i postkassen og desuden opsætte autoarkiveringsregler, så udvalgt post dirigeres ned i en bestemt mappe, som kun enkelte medarbejdere har adgang til. Der er også mulighed for at tilknytte metadata til mapper og dermed styre post til fx en produktionsenhed til én mappe. Afsender kan vedhæfte metadata og dermed både hjælpe virksomheden og egne sagsgange. Svar på forsendelser med metadata vil indholde metadata og vil derfor kunne håndteres via forretningsregler hos myndigheden. Muligt at opsætte advis på mappeniveau, tidligere kun på indbakken.

Indkøringsperiode blandt udvalgte virksomheder Formål: At se hvordan den digitale postkasse fungerer hos brugerne Igangsat efter idriftsættelsen af videreudviklingen Løber fra primo nov. – ultimo dec. 30, primært større, virksomheder, 1 kommune, 1 region og 1 statslig institution deltager De deltagende virksomheder er blevet bedt om at tage den digitale postkasse i brug. Ugentlige spørgeskemaer og opfølgende interviews samler op på deres erfaringer.

Foreløbige resultater fra indkøringsperioden - illustrerer et behov for: At foretage rettelser i den digitale postkasse At optimere den skrevne hjælp til og i den digitale postkasse At optimere den support, der ydes til brugerne hos e-Boks og sikre et samarbejde mellem supporten hos e-Boks og Virk.dk Hvis vi bliver spurgt kan af konkret udfordringer nævnes: Næsten halvdelen af alle de deltagende virksomheder har oplevet problemer i forbindelse med oprettelsen af postkassen. Det har bl.a. betydet, at ibrugtagning af den digitale postkasse er sket sent i forløbet. Tilbagemeldingen fra alle de større virksomheder var, at det er en ledelsesmæssig beslutning at oprette postkassen, og at det griber ind i mange arbejdsgange, hvorfor det ikke er noget, der kan besluttes eller indføres på kort tid. Ingen virksomheder har fået tildelt læseadgang til 3.part. Supporten hos Virk.dk har ugentligt modtaget opkald fra 7 ud af 30 brugere i indkøringsperioden. Virksomhederne har oplevet, at det har været let at komme i kontakt med supporten hos e-Boks. Hjælpen har til gengæld ikke afhjulpet deres problemer og har været rettet mod løsningen på www.e-boks.dk. Ønske om mulighed for at kunne søge efter meddelelser i postkassen, også på tværs af mapper, ønske om at kunne se hvem der har gjort hvad i postkassen, efterspørger mulighed for at genfinde slettet post i en kortere periode.

Lov om offentlig Digital post er vedtaget i juni 2012 Arbejdet med bekendtgørelser er i gang Mulighed for fritagelse Kriterier: manglende bredbåndsforbindelse (512 kbit) Tidsbegrænset fritagelse på 2 år Håndteres ved personlig henvendelse på borgerservice To bekendtgørelser – ikrafttrædelsesbekendtgørelse og bekendtgørelse der definerer muligheder for fritagelse

Overgang til obligatorisk digital post Kørerplan justeres og forventes vedtaget februar 2013 Følgende udfordringer skal håndteres: 1. sikring af tilstrækkelig indholdsvolumen i digital post 2. håndtering af bestilling af NemID medarbejdersignaturer 3. justering af vejledninger, support og samt teknik i digital post-løsningen på Virk.dk. Informationskampagne Udsendelse af fysisk brev om obligatorisk digital post og fysik brev om besked om ny post (kun ét brev til virksomhed om ny post) Brug postkassen! Til både jeres og virksomhedernes fordel. Det følger af loven at der er en informationspligt – der skal ske personlig underretning forud for at digital post gøres obligatorisk og det samme skal ske ved advisering til de virksomheder, som ikke har været logget ind i deres digitale postkasse efter den obligatoriske dato.