IT-behov og krav til IT-programmer Udarbejdet af BASIT Gå-hjem møde i Ballerup d. 7. december

Dagsorden IT-Analyse 2010 Kort om BASIT IT-krav i overordnede træk fra medlemsanalyse IT-behov fra medlemsanalyse Hvad er IT helt grundlæggende for en størrelse? IT-behov i overordnede træk hos håndværksvirksomheder Hvad skal virksomheden overveje i forbindelse med indkøb af IT-løsninger? – top 10 tjekliste Opsamling

Kort om BASIT IT-Analyse 2010 BASIT ApS stiftet 13. sep. 2007 af folk fra Microsoft og TDC Strategisk samarbejde med Teknologisk Institut Strategisk samarbejde med TDC og Microsoft 29 Partnerskaber med forskellige IT og Televirksomheder (komplet produktpalette) Samarbejdet omkring IT i alle afskygninger i forskellige typer håndværksvirksomheder Seneste 11 mdr. samarbejdet med Dansk Byggeri omkring behov/krav hos medlemmer

Brug af IT-programmer 98 % 56% 31% 15% 48% 49% Mester/admin./koordination Projektleder / Sjakbajs Håndværkeren/svende Opgaver Opgaver Opgaver Opgaver Opgaver Opgaver Kvalitetssikring Projektweb Sagsstyring Planlægnings- system Kalkulations-system Regnskabsystem 98 % 56% 31% 15% 48% 49%

IT-Analyse 2010 Hvilke programmer? 56% 98 % 48% 49% 15% 31% Andet = Primært Excel og egne databaser Artesa = Navision Kerne, Visual Administration = Bygteq udviklet 49% 48% BYG, BYG IT, et fra Dansk Byggeri, kloakmestrene og Lotus Notes (BFC, Lotus Notes, egne, Excel og Scalepoint ) 15% 31% Egen hjemmeside, Scale Point, hvad der skal til samt Drop Box Excel, Visual Administration, egne og Outlook

IT-Analyse 2010

IT-Analyse 2010

Hvad er helt IT grundlæggende? IT-Analyse 2010 Hvad er helt IT grundlæggende?

IT-behov er afgørende for valg af IT-løsninger IT-Analyse 2010 IT-behov er afgørende for valg af IT-løsninger Kommunikation! 2. Struktureret og ”fordærvelig” Arbejdssedler udleveres på papir, brug af kalender og tidsregistrering/ materialeforbrug afleveres på papir – evt. i fast skabelon. Det er nemt, at implementere og finde mapper i reolen, men svært at genbruge og dele information 1. Ustruktureret og ”fordærvelig” Stor brug af telefonbeskeder, gule sedler og samtaler. Det er nemt at implementere, men information kan ikke genbruges og kan være svær at finde 3. Langtidsholdbar og ustrukturet Dokumentation opbevares elektronisk i fælles mapper på et fælles sted i virksomheden. Der er versionsstyring og historik, Det kræver en del overvejelser i forbindelse med implementering, men information kan genfindes og deles 4. Langtidsholdbar og struktureret Dokumentation ligger i faste rammer i en fastlagt struktur, hvor kun gældende information kan findes. Dette kræver meget overvejelse i forhold rettigheds-styring og adgang, men information er altid opdateret og kan nemt bruges i nye sager Dokumentation!

BASIT behov/kravmodel – skridt for skridt Denne arbejdsproces bliver gennemgået i hver enkel virksomhed for hvert projekt for at afklare potentiale, risiko og økonomi for hvert IT-indkøb Primær aktivitetsliste Foranalyse (Ledelse) Forberedelse (få medar.) Implementering Drift/videreudvikling Hvorfor projekt? (Mål) Hvad skal det omhandle? Hvem skal det omhandle? Økonomi (Budget) Interne processer/roller Usecases Prioritering Krav til løsning Valg af løsning Teknisk platform installeres Træning/Pilot (Superbrugere) Tilpasning Træning af alle brugere Medarbejder feedback Tilpasning/vedligehold Nye projekter/områder Fokus: Behov Fokus: Krav Fokus: Valg Fokus: Brug

IT-Analyse 2010 Der er behov for IT 3 grundlæggende steder i en håndværksvirksomhed Hjemme i virksomheden (på kontoret) På Byggepladsen I Servicebilen

Roller i virksomheden Brugerprofil Lokation “Behov” “Løsning” Projektleder / Sjakbajs På byggepladsen + Kommunikation deltagerne imellem. Dokumentation af fremdrift og fremtidige arbejdsopgaver Håndværkeren/svende På farten + Kommunikation til og fra kontoret samt styr på aftaler og adresser. Dokumentation af tid og materialer. Mester/admin./koordination På kontoret + Kommunikation med medarbejdere på farten Dokumentation af tid og materialeforbrug til faktura

IT-Teknik Mester/admin./koordination Projektleder / Sjakbajs Håndværkeren/svende Aflevere tid/materialefor-brug, samt kvalitetssikring Koordinering med Sjak Få opgave udleveret og udført Planlægning af sag/opfølgning på sag Økonomisk styring Kalkulation/ Tilbudsgivning Kvalitetssikring Projektweb Sagsstyring Kalkulations-system Regnskabsystem Planlægnings- system Websites, ekstranet, Intranet, Portaler, fil-drev Integrerede løsninger, Ø-struktur Egne servere, lejede servere, leje af løsning Standard løsninger, tilpassede løsninger IT-Teknik

Top 10 overvejelser - opsamling IT-Analyse 2010 Top 10 overvejelser - opsamling Start simpelt med udgangspunkt i jeres nuværende situation og behov Sørg for at få afklaret hvad I kan tjene eller spare og find et budget derudfra Hent erfaringer fra andre virksomheder, der har implementeret en løsning Lad ikke teknologien løbe med fokus – hold fast på forretningen Sørg for at leverandøren arbejder med standard, og ikke egenudviklet software Få de relevante medarbejdere til at komme med input og lav ”pilotprojekt” så billigt som muligt Sørg for at det virker inden det bliver udrullet fuldt ud og lav en uddannelsesplan IT er et værktøj, så sørg for at medarbejderne får det rigtige udstyr (PC; Smartphone, ?) Hold fokus på at medarbejderne kun får adgang til de informationer de skal bruge og ikke skal spilde tid med en masse andre skærmbilleder og logins Hold hele tiden øje med nye muligheder i forhold til udvikling, drift og opdateringer