Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Henrik Berg Svendsen Preben Lauesen

Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generisk regnearksløsning Andre typer af indlæsninger fra eksterne medier Afrunding

Baggrund Ofte stillede spørgsmål i bogholderifunktionen Hvorfor kan man ikke bare ”smide” et regneark med posteringer ind i M3? Andre systemer leverer data, som skal ind i M3 Lønsystem Datterselskaber Eksterne matchningsprogrammer (AdreMatch, PreMatch m.v.) Åbningsbalancer Leverandører leverer selve fakturaspecifikationen i regneark (leasingselskaber) Kassekladder er indtastet i et regneark, der skal indtastes via GLS100 Hvorfor skal der altid IT-folk ind over selv ved simple ændringer

Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generisk regnearksløsning Andre typer af indlæsninger fra eksterne medier Afrunding

FAM Interface Definition GLS850 Hoved på Interface Beskrivelse Type af Interface Input fil og bibliotek FAM funktion Sidste kørselsdato Hoved på Output record Beskrivelse Konteringshændelse/-type Navn på output fil (f.eks.FCR040, FSCASH) Hoved på input record Beskrivelse Prefiks oplysninger Fra position Til position Output felter Felt navn ( ACCONO, ACDIVI) Beskrivelse Behandlingsmetode 0=ingen 1=inputfilen 2=default værdi 3=fra jobbet Feltnavn Operator / Operand Input felter Datanavn (CONO, DIVI, VONO, AIT1) Beskrivelse Fra/til position FeltType (A=alfanumerisk, S=Numerisk) Antal decimaler

FAM Interface Definition GLS850 Forudsætning Gennemfør definitionen af indlæsningen i GLS850. Opret indlæsnings miljøet til overførsel af indlæsningsfilen. Fastlæg metode til hvordan filen skal indlæses i M3. Undersøg at indlæsningsfilen indeholder nødvendig information: Et 2 karakter’s reference felt i position 1 og 2 (f.eks. GL) Et 9-cifret numerisk kørsels nummer i position 3 – 11. Dette nummer skal være unikt pr. kørsel og skal være det samme på alle linjer i filen. Et 8-cifret numerisk “gruppe nummer” i position 12 – 19. Hvert gruppe nummer vil oprette et M3 bilagsnummer.

Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generisk regnearksløsning Andre typer af indlæsninger fra eksterne medier Afrunding

Generisk regnearksløsning Funktionalitet Åben indlæsningsarket Hent det regneark, der skal kopieres fra. Kopier det ind i indlæsningsarkets faneblad ”csv” Ret fanebladet ”admin” Gå til faneblad ”prn” Gem dokumentet i en folder, som AS400 har tilgang fra. Gemmes som en mellemrumssepareret fil (format blive .prn). Filnavn skal være det, som anvendes i GLS850. Gå på M3, start GLS850 og anvend option 17 ”Import PC fil”. Anvend option 9 ”Proces filen” (evt. uden opdatering). Gå i historik via option 15 og kontroller om der er fejl.

Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generisk regnearksløsning Andre typer af indlæsninger fra eksterne medier Afrunding

Andre typer af indlæsninger ARS040 – Bundt betalinger ABS100 – Bank kontoudtog

ARS040 Funktionalitet Hent indbetalings filen i banken – indbetalinger modtaget med FIK reference Gem fil i forudbestemt bibliotek på serveren MeC-serveren flytter informationerne fra biblioteket og loader ind i ARS040 I ARS040 sker der match af indbetaling til åbentstående kundefakturaer via FIK referencen Poster der ikke er mulige at matche automatisk matches manuelt Bundtet opdateres i ARS040. Debitor fakturaer udlignes. Bank debiteres.

ARS040 Forudsætninger FIK referencen skal påføres faktura (Lawson-tilpasning) ARS075 - Bundbetalingstype skal defineres ARS098 – Betalingstolerancer kan defineres CRS076 – Elektronisk betalingsmetode oprettes CRS405 – AR40 FAM-funktion er defineret CRS395 – AR40 konteringsopsætning er defineret MeC-opsætning

ARS040 ARS075 – Bundt betalings type

ARS040 ARS098 – Betalings tolerance

ARS040 CRS076 - Betalingsmetode

ARS040 CRS406 – ØKO-funktion

ARS040 CRS395 - Konteringsopsætning

ARS040

ABS100 Funktionalitet Hent indbetalingsfilen i banken – alle typer kundeindbetalinger (FIK, PBS Leverandørservice og bankoverførsel) Gem fil i forudbestemt bibliotek på serveren MeC-serveren flytter informationerne fra biblioteket og loader ind i ABS100 I ABS100 sker der validering og allokering af indbetaling til åbentstående kundefakturaer via kundens indtastede oplysninger Poster der ikke er mulige at matche automatisk udlignes manuelt via ABS100 Bundtet opdateres i ABS100. Debitor fakturaer udlignes. Bank debiteres.

ABS100 Forudsætninger Kundeindbetalinger skal være påført unik reference. Enten FIK, fakturanr., kundenr., navn, adresse etc. CRS405 – AB10 FAM-funktion er defineret CRS395 – AB10 konteringsopsætning er defineret ABS010 – Transaktionstyper er defineret ABS900 – Bankkontoidentifier er defineret ABS910 – Scenarionummer, Prioriter er defineret ABS911 – Scenarionummer er defineret ABS920 – Betalingsvariantiongrænse er defineret ABS930 – Tillægsinformationsstruktur er defineret ABS940 – Tekstidentifikationer er defineret MeC-opsætning

ABS100 CRS405 – ØKO-funktion

ABS100 CRS395 – Konterings setup

ABS100 ABS010 - Transaktionstype

ABS100 ABS900 – Bank konto identifikator

ABS100 ABS900 fortsat

ABS100 ABS910 – Scenario nummer, Prioritér

ABS100 ABS911 – Scenario nummer, Åbn

ABS100 ABS920 – Betalings variations grænse

ABS100 APS930 – Tillægs informations struktur

ABS100 ABS940 – Tekst identifikation

Effektivisering af bogholderifunktionen ved hjælp af GLS850 Baggrund FAM Interface definition (GLS850) Generisk regnearksløsning Andre typer af indlæsninger fra eksterne medier Afrunding