Tilgængelighed og elektroniske dokumenter Lbc/ Helene Nørgaard Bech Sensus ApS Juni 2010

Program •En kort introduktion til digital tilgængelighed •Tilgængelighed til dokumenter •Tilgængelighed til pdf •Eksempler på egne dokumenter •Øvelser

Tilgængeligt Webdesign ”Web’ens styrke ligger i, at den er universel. Det er helt grundlæggende, at alle mennesker — uanset funktionsnedsættelser — har adgang” Tim Berners-Lee Opfinder af WWW, direktør for W3C Tilgængelighed er et spørgsmål om at give flest mulige mennesker i flest mulige situationer og fra flest mulige browser-teknologier adgang til web-baseret information

Hvem oplever tilgængelighedsproblemer? •Mennesker med funktionsnedsættelser •Tilgængelighedsproblemer, der skyldes teknologi •Alle mennesker!

Mennesker med funktionsnedsættelser •Syn, hørelse, bevægelse, tale, kognition, sprog, læring, neurologiske •Kombinationer af disse •Kortvarige, længerevarende eller permanente •Op mod 25 % af befolkningen oplever tilgængelighedsproblemer

Funktionsnedsættelser og alder •Forekomsten af helbredsproblemer stiger med alderen •Og der bliver flere ældre The Convergence of the Aging Workforce and Accessible Technology, Microsoft Corporation 2003 Danmarks Statistiks befolkningsfremskrivning 2009 PROG7A09

Teknologi •Nogle brugere har brug for at forstørre hjemmesiden gange for at kunne se indholdet •Nogle brugere har en 24”-skærm med en opløsning på 1920 x 1080 •Nogle brugere har en PDA med en opløsning på 480x430 •Nogle brugere anvender andre brugeragenter (browsere) eller styresystemer end de mest gængse •Tilgængelige løsninger er fleksible i forhold til forskellige brugeragenter

Kompenserende teknologier •Hvis man er blind, bruger man skærmlæser •Hvis man ser dårligt, kan man bruge forstørrelse •Hvis man har et motorisk handicap kan man måske ikke anvende mus eller tastatur •Nogle (ex. ordblinde) har svært ved at læse

Tilgængelighed i Danmark Danske beslutninger •Åbne standarder incl. tilgængelighed obligatorisk (2008)Åbne standarder incl. tilgængelighed obligatorisk FN •FN’s handicapkonvention om handicappedes rettigheder (2009)FN’s handicapkonvention

Obligatoriske standarder

Retningslinjer og prioriteter •Internationale retningslinjer fra World Wide Web Consortium (W3C) –Web Accessibility Initiative (WAI) –Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) –Authoring Tools Accessibility Guidelines (ATAG) –User Agents Accessibility Guidelines (UAAG) Brugeren oplever tilgængelighed UAAG Browsere, Media players ATAG Redigerings- værktøjer, editors, CMS WCAG Indhold, struktur, layout, interaktion

Retningslinjer og prioriteter •W3C prioriteter og overholdelse –Prioritet 1 – Skal overholdes (niveau A) –Prioritet 2 – Bør overholdes (niveau AA) –Prioritet 3 – Kan overholdes (niveau AAA) •Niveau AA (prioritet 1 og 2) er minimum; niveau AAA er ikke altid realistisk •Danske retningslinjer fra IT- og Telestyrelsen •EU anvender ligeledes W3C/WCAG

Retningslinjer •For ikke-W3C formater –Word, Excel, PDF, Flash, ODF,... –Hvis utilgængelige, så skal findes tilgængelige alternativer i W3C format –Dokumenterne skal følge retningslinjerne for det pågældende format –Leverandører er på vej med WCAG 2 supplement til sikring af tilgængeligheden til fx Word og PDF

Hvorfor utilgængelighed? •Uvidenhed –Forudsætter, at alle er som ”os” selv •Design-proces uden hensyn til tilgængelighed –Det kan være svært – selv for mennesker med normalt syn – at læse 8pt lysegrå font på lys baggrund •Misforståelser –Hvad er tilgængelighed og hvad er tilgængelighed ikke

Type af problemer (dokumenter) •Nogle problemer skabes af systemerne –Fx utilgængelige auto-generede dokumenter, dårlige skabeloner, forkerte pdf værktøjer, … –Manglende skabeloner •Andre problemer skabes af medarbejdere –Fx forkert anvendelse af skabeloner og værktøjer, uheldig publiseringspraksis •Atter andre skabes af eksterne leverandører af dokumenter –Konsulenter, grafikere, … –Syndikerede dokumenter, …

To problemstillinger 1.Eksisterende dokumenter –Stor manuel arbejdsopgave –Kan ikke automatiseres –Næppe realistisk at løse 2.Nye dokumenter –Tilgængelighed er let at opnå –Tilgængelige skabeloner –Korrekt anvendelse af skabelonerne –Fornuftige publiceringsprocesser

Grundlæggende forudsætninger 1.Velstrukturerede dokumenter 2.Korrekt opmærkning –Adskillelse af præsentation og indhold/struktur –Opmærkning af struktur –Opmærkning af sprog 3.Tekstlige alternativer til illustrationer 4.Meningsfuld læserækkefølge

PDF dokumenter •PDF = Portable Document Format •PDF er mange forskellige ting •To hovedtyper af PDF dokumenter 1.Dokumenter skabt fra tekstbehandlings- eller DTP-program Tilgængelige for de fleste 2.Dokumenter skabt fra scanning Utilgængelige for de fleste

PDF fra Word og lignende •Konverteringen –Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer –Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) –Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem- som-pdf

PDF fra scanner •Image-only dokumenter •Ingen tags, ingen struktur •Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture •Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke •Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

Word Sørg for at tagge følgende: •Overskrifter •Bullets: enten liste eller tal angivelser •Kolonner: hvis man har siden delt i to kolonner, så brug ’Format’ i stedet for tabulator

Word •Alternativ på billeder •Sprog/sprogskift skal være angivet •Tabeloverskrifter •Header og footer indhold vil som udgangspunkt ikke læses op

Power point - problematikker •Indhold bliver læst op i den rækkefølge som det er sat ind •Elementer med stor tekst kan blive læst først •Ingen mulighed for at styre læserækkefølge strukturelt •Overskriftangivelser (titelboks) – ikke andre H-niveauer end det ene H1 •Ingen overskriftangivelser i tabeller

Konvertering til PDF •Kildedokumentet –Skal være velstruktureret –Skal være korrekt opmærket med klar adskillelse af indhold og struktur –Sprog/sprogskift skal være angivet –Det resulterende dokument skal være i Tagged PDF –Tags kan tilføjes senere; anbefales ikke

Konvertering til PDF (II)

Konvertering til PDF (III) •Konverteringen –Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer –Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) –Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem- som-pdf –Sikkerhedsniveauet skal være korrekt (Content Extraction for Accessibility)

Konvertering til PDF (IV)

Tilgængelighedsproblematikker i kommunens filer Helene Nørgaard Bech 2010 Sensus ApS

Problematikker i word •Ingen overskrifter •Ingen tabeloverskrifter •Ukorrekt kolonneopdeling •Ingen alt-tekster

Problematikker i pdf •Dokumenter er ikke tagget •Dokumenter har ikke struktur –Samme som word-problematikker

Tilgængelighed til pdf-filer Helene Nørgaard Bech 2010 Sensus ApS

Tjek tilgængelighed •Brug Acrobat Pro –Avancerede indstillinger –Tjek for tilgængelighed –Fuld tjek –Tjek for Adobe PDF formatet

Læsbarhed •Dokumenter bør gemmes som tekst •Tastaturadgang •Understøttelse af skærmlæsere: –Kodet pdf –Udtrækning af tekst –Læserækkefølge

Scannede filer til PDF •Image-only dokumenter •De har ingen struktur –Indhold kan ikke genkendes •Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture •Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke •Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

Låste pdf-filer •Kan ikke gøres tilgængelige

Tagging •Dette kan gøres automatiseret med dele og skal gøres manuelt med andre dele •Det bedste resultat opnås ved at tagging er foretaget i oprindelsesfil •Tagging kan foretages i pdf-fil via Acrobat Pro, men kan være upræcis da der skal ’gættes’

Manglende sprog •Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart •Dette kan gøres i Acrobat Pro –For hele dokumentet automatiseret –For dele af dokumentet manuelt

Læserækkefølge •Afhænger af oprindelsesformatet •For word er læserækkefølgen samme og fornuftig, hvis man overholder word-principper •I Acrobat Pro kan man reparere læserækkefølge manuelt

Manglende alternativer •Ikke tekstligt indhold har ikke alternativ - typisk grafikker •Dette er altid en manuel proces •Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater (fx word), hvilket er mest holdbart •Dette kan også gøres enkelt i Acrobat Pro

Tilføje overskrifter •Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart. I oprindelsesfil kan det gøres både automatiseret og manuelt • Dette kan gøres i Acrobat Pro manuelt

Angivelse af tabeloverskrifter •Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart. I oprindelsesfil kan det gøres både automatiseret og manuelt •Dette kan gøres i Acrobat Pro manuelt

Tjekliste for pdf-filer En vurdering til tilgængeligheden til en pdf-fil bør som minimum rumme følgende trin: •1.Kør en fuld tilgængelighedsrapport •2.Hvis filen ikke er tagget gøres dette først - Gem filen og kør en ny tilgængelighedsrapport •3.Ret op på andre kriterier fra tilgængelighedsrapport •4.Tjek at overskrifter er meningsfulde •5.Tjek at artifact elementer skal ignoreres •6.Tjek læserækkefølge

Tilgængelighed vs. God tilgængelighed

Øvelse Lav et dokument med følgende: •Brødtekster •Brødtekst i to kolonner •Overskrifter •Billede •Liste •Tabel Konverter til pdf og tjek tilgængelighed