Oplæg om adgange og rettigheder samt eksempel fra Favrskov Kommune (SAPA netværksmøder august 2018)

Indhold 1. Krav til kommunens IT-miljø 2. Serviceaftaler 3. Adgang og rettigheder 4. Sikkerhed 5. Organisationsdata 6. Opsummering & næste skridt

Adgang og rettigheder - eksempel Anders Ludvigsen Borgerrådgiver Jobfunktionsrolle En medarbejder skal kunne se sager inden for - 27.12 Forebyggelse og rådgivning, social service - 27.15.04 Brugerinddragelse efter serviceloven Medarbejderen skal kunne oprette journalnotater inden for - 27.12 Forebyggelse og rådgivning, social service Medarbejderen tildeles en jobfunktionsrolle, med passende brugersystemroller og dataafgrænsninger Adgang til Overblik, adresser, tværgående bemærkninger Se Sager, ydelser, journalnotater og dokumentreferencer 27.15.04 27.12* Fortroligt Opret journalnotat Brugersystemrolle Brugersystemrolle Dataafgrænsninger Brugersystemrolle Dataafgrænsning

Adgang og rettigheder Jobfunktionsroller – defineres af kommunen på baggrund af forretningsbehov - juridiske hensyn + generelle principper for rettigheder - tildeles til (grupper af) organisationsenheder og brugere i kommunen - kan spænde over flere systemer Brugersystemroller - findes i systemet i forvejen - beskriver konkret teknisk funktionalitet, f.eks. oprettelse af journalnotater - suppleres med dataafgrænsninger - KLE, følsomhed, myndighed, org.enhed - For hhv. SAPA Overblik og SAPA Advis og for hhv. slutbruger og adm. (10+4+10+8) Rollerne oprettes og vedligeholdes i STS Administration

Jobfunktionsroller – indholdsmæssig fastlæggelse Forudsætninger Overordnet model for jobfunktionsroller – bruger-/rettighedsstrategi Overvej juridiske forhold og graden af administration – bredden af roller Konkret fastlæggelse ud fra arbejdsmæssige behov og organisering Kommunens ansvar Jobfunktionsrolle n - Brugersystemrolle 1 + evt. dataafgrænsning - Brugersystemrolle 2 + evt. dataafgrænsning … Jobfunktionsrolle 3 - Brugersystemrolle 1 + evt. dataafgrænsning - Brugersystemrolle 2 + evt. dataafgrænsning … Jobfunktionsrolle 2 - Brugersystemrolle 1 + evt. dataafgrænsning - Brugersystemrolle 2 + evt. dataafgrænsning … Jobfunktionsrolle 1 - Brugersystemrolle 1 + evt. dataafgrænsning - Brugersystemrolle 2 + evt. dataafgrænsning …

Brugersystemroller i SAPA Se hele listen over brugersystemroller på Share-komm Brugersystemroller i SAPA Overblik (11) Adgang til Overblik, adresser, tværgående bemærkninger Se sager begrænset Sager og ydelser Se Sager, ydelser, journalnotater og dokumentreferencer Opret og send journalnotat på en Sag Opret og rediger bemærkninger Se adviser og påmindelser Se beskyttede adresser direkte Hop fra Overblik til fagsystem Opret fælles Søgninger Foretage Tværkommunalt opslag + Brugersystemroller i SAPA Advis (4) + Brugersystemroller i SAPA Overblik Administration (9) + Brugersystemroller i SAPA Advis Administration (8) SAPA Overblik SAPA Advis SAPA Overblik Administration SAPA Advis Administration

Et par af brugersystemrollerne i SAPA Overblik Dataafgrænsninger Beskrivelse Adgang til Overblik, adresser, tværgående bemærkninger Se navn og adresse på alle peroner og virksomheder i hele Danmark. Gemme søgninger om personer og virksomheder og dele søgninger med andre brugere. Redigere personlige fanebladselementer. Markere personer og virksomheder som foretrukne. Se kommunens tværgående bemærkninger. Adressehistorik på tidslinjen Se Sager begrænset KLE,følsomhed, myndighed, sikkerhedsprofil og organisatorisk enhed Se sager på personer som bor i kommunen (kan dog ikke se ydelser på personer) Se sager på virksomheder som har adresse i kommunen. - Kan ikke tilgå dokumentsøgning. - Kan ikke søge på sagstitel og sagsnummer. - Kan se sagsdetaljer, dog ikke journalnotater, dokumenter, samt Parter relateret til sagen. - Kan ikke se Primær parts navn, Sagstitel, dokumenter på sagen, samt journalnotater på sagen felter i søgeresultat. Se hele listen over brugersystemroller på Share-komm

Eksempel fra Favrskov Kommune

Fra 34 SAPA-systemroller … …til 5 SAPA-jobfunktionsroller Favrskov Kommune (2018)

Begrebsafklaring KOMBIT arbejder med at brugersystemroller fra flere systemer samles i jobfunktionsroller ”på tværs af systemer”: ”Hvis en sagsbehandler i en forvaltning har brug for adgang til 7 forskellige systemer, vil jobfunktionsrollen altså indeholde brugersystemroller fra disse 7 systemer”. (fra ”Vejledning til udarbejdelse af jobfunktionsroller og tilknytning til brugersystemroller”. Favrskov arbejder med disse 3 ”niveauer”: Brugersystemroller kommer fra ”1 system” og grupperes i de ønskede jobfunktionsroller (kun) for pågældende system. Jobfunktionsroller fra to eller flere systemer, kan ved behov samles i en ”Rollebuket”.

Fra 34 SAPA-brugersystemroller…

…til 5 SAPA-jobfunktionsroller Basisadgang – Folkeregister Brugersystemrollen ” Adgang til Overblik, adresser, tværgående bemærkninger” er en forudsætning for, at SAPA Overblik kan tilgås. Derfor har vi valgt, at den skal indgå i alle øvrige jobfunktionsroller. Men den har også fået ”sin egen” jobfunktionsrolle, fordi den skal kunne tildeles selvstændigt til brugere, som kun skal have ”personoverblik” og ikke ”sagsoverblik”. (Ingen dataafgrænsning). Læseadgang (inkl. Basisadgang). Obs! Dataafgrænsning. Skriveadgang (inkl. Basis- og læseadgang). Obs! Dataafgrænsning. Administrator Tildeles særskilt. Tværkommunalt opslag Tildeles særskilt. 6. Revisor, leder, administrator? Rollen ”Se sager begrænset”. Søg på KLE eller facet for at få vist sager, hvor du kan se cpr-numre, men ikke navn eller sagstitel. ”Boblere” 7. Se UDK-ydelser Rollen ”Se sager og ydelser”.

Spørgeguide til opdeling i ”rolletyper” Sagsbehandler ”A”: Hvilke roller er det obligatorisk at tildele alle brugere af systemet? Sagsbehandler ”C”: Hvilke roller skal tildeles brugere til opfyldelse af sekundære opgaver? (Læseadgang iht. dataafgrænsning). Sagsbehandler ”B”: Hvilke roller skal tildeles brugere til opfyldelse af deres primær-opgave? (Skriveadgang iht. dataafgrænsning). Specialist (1,2,3…): Hvilke roller skal kun tildeles en (eller få) brugere med henblik på særlige opgaver? Systemadministrator (1,2,3*): Hvilke roller skal tildeles mhp. opsætning af lay-out og indhold i systemet. * Vi har besluttet at ”alt om administration i SAPA” skal varetages af 2 centrale medarbejdere fra IT-afdelingen.

Overvejelser (vi stadig gør os)… Rollen ”Se beskyttede adresser direkte”. Overvejes ift. GDPR. Kan enten udelades, oprettes særskilt eller tildeles via ”Skriveadgang”. Adgang til at se advis og hændelser. Er der grund til, ikke at give adgang til dette i ”Læseadgang” (som jo skal afgrænses på KLE…)?

Tak for opmærksomheden