Model for scoring og prioritering af digitaliseringsprojekter

Formål At bidrage til at der til alle tider foreligger en prioriteret Projektportefølje, der afspejler AAU’s behov for digitalisering. Målet er kontinuert at prioritere investeringer og fokusere AAU’s ressourcer på det arbejde, der giver den største gevinst for AAU. Scorings- og prioriteringsmodellen indgår i beslutnings- og styringsmodellen for al digitalisering af AAU, der varetages af Det Strategiske Digitaliseringsudvalg (DSD), og som involverer IT-Services (ITS). Scoring og prioritering bidrager til at skabe et langsigtet billede af digitalisering af AAU, hvorved kommende leverancer samt behov for ressourcer tydeligt synliggøres. Eksempel

Scoring og prioritering Modellen understøtter: En gentagelig, systematisk og transparent metode til vurdering af alle projektforslag og deres påvirkning på projektporteføljen. En proces for planlægning af projektporteføljen på AAU. Ressourcestyring (kapacitet versus forventning). What-if scenarie-planlægning af påvirkning på projektporteføljen. Modellen er baseret på best-practice indenfor dette område.

Scoring Modellen for scoring består af: 5 vægtede parametre for henholdsvis risiko og udbytte. Scoring fra 1-10 på alle parametre. Score 1 = lavest, score 10 = højest. Alle scorede projektforslag placeres i en matrice og sammenholdes med hinanden. Scoring bidrager til prioritering af et projekt. Projekter der påtænkes nedprioriteret Projekter der påtænkes prioriteret Risiko Udbytte

Scoring Parametre: Risiko Hvor lang tid tager det før løsningen er implementeret i organisationen? Hvor meget koster det at implementere løsningen (etableringsbudget)? Hvor mange timer skal der bruges til at implementere løsningen (frikøbte timer)? Hvilket teknisk fundament vælges ved implementering af løsningen? Hvordan påvirkes organisationen hvis løsningen ikke implementeres? Udbytte Hvordan understøtter løsningen strategien? Hvordan understøtter løsningen effektivisering af arbejdsprocesser? Hvor stor en del af organisationen får værdi (bliver påvirket) af løsningen? NPV (nutidsværdi), tilbagediskontering af fremtidige indtægter og udgifter? Hvor nemt vil det være at implementere løsning? http://gantthead.com Oversat og tilpasset af ITS

Scoring af risiko Vægt Risiko 1 3 10 25% Hvor lang tid tager det før løsningen er implementeret i organisationen? < 12 måneder 12-24 måneder > 24 måneder 20% Hvor meget koster det at implementere løsningen (etableringsbudget)? < 5 mkr. 5-10 mkr. > 10 mkr. 10% Hvor mange timer skal der bruges til at implementere løsningen (frikøbte timer)? < 5.000 timer 5.000-10.000 timer > 10.000 timer Hvilket teknisk fundament vælges ved implementering af løsningen? Løsningen baseres på en standardløsning (hyldevare) Løsningen baseres på en tilpasset standardløsning Løsningen baseres på en nyudviklet løsning Hvordan påvirkes organisationen hvis løsningen ikke implementeres? (inverteret, lav risiko = gennemfør projekt) Lovkrav / myndighedskrav om < 6 mdr. og/eller besluttet af øverste ledelse og/eller driften vil blive afbrudt (kritisk) Lovkrav / myndighedskrav om <12 mdr. og/eller driften kan blive afbrudt (kritisk) Lovkrav / myndighedskrav om >12 mdr. og/eller lav risiko for at driften bliver afbrudt

Scoring af udbytte Vægt Udbytte 1 3 10 25% Hvordan understøtter løsningen strategien? Understøtter måske strategiske mål og/eller delmål Indirekte understøttelse af strategiske mål og/eller delmål Direkte understøttelse af strategiske mål og delmål 20% Hvordan understøtter løsningen effektivisering af arbejdsprocesser? Eksisterende processer berøres ikke af løsningens implementering Eksisterende processer optimeres og/eller nogle processer erstattes med nye effektive og tidssvarende processer Helt nye, effektive og tidssvarende processer og/eller tidssvarende systemunderstøttelse implementeres Hvor stor en del af organisationen får værdi (bliver påvirket) af løsningen? < 5.000 studerende og/eller < 500 VIP personale og/eller < 250 TAP personale 5.000-10.000 studerende og/eller 500-2.000 VIP personale og/eller 250-1.000 TAP personale > 10.000 studerende og/eller > 2.000 VIP personale og/eller > 1.000 TAP personale NPV (nutidsværdi), tilbagediskontering af fremtidige indtægter og udgifter? < 5 mkr. 5-10 mkr. > 10 mkr. 10% Hvor nemt vil det være at implementere løsning? Implementering af lignende projekt(er) var ikke en succes og/eller det er første gang vi prøver at implementere sådan en løsning Implementering af lignende projekt(er) var svært Implementering af lignende projekt(er) var en succes

Scoring Eksempel på beregning: Vægt Risiko Score Vægtet score (vægtning x score, eks 5 x 1,25 = 6,25) 25% Hvor lang tid tager det før løsningen er implementeret i organisationen? 10 12,5 20% Hvor meget koster det at implementere løsningen (etableringsbudget)? 12 10% Hvor mange timer skal der bruges til at implementere løsningen (frikøbte timer)? 11 Hvilket teknisk fundament vælges ved implementering af løsningen? Hvordan påvirkes organisationen hvis løsningen ikke implementeres? 100% Udbytte 50 60 Hvordan understøtter løsningen strategien? Hvordan understøtter løsningen effektivisering af arbejdsprocesser? Hvor stor en del af organisationen får værdi (bliver påvirket) af løsningen? NPV (nutidsværdi), tilbagediskontering af fremtidige indtægter og udgifter? Hvor nemt vil det være at implementere løsning?

Scoring (portefølje) Y=Risiko (vægtet) X=Udbytte (vægtet) Str.=Impl. omkostning