Vurderingsworkshop - for Projekt

Præsentationer af emnet: "Vurderingsworkshop - for Projekt"— Præsentationens transcript:

1 Vurderingsworkshop - for Projekt
Udfyld projektnavn og dit navn  Digitaliseringsafdelingen 6. april 2019

2 Agenda og tidsplan Agendapunkt Tidspunkt Velkomst 09.00-09.15
Formålet med dagen Øvelse: Situationen i dag Pause Øvelse: Situationen i morgen Øvelse: De vigtigste gevinster Frokost Øvelse: Hvad skal et eventuelt projekt levere? Afrunding Tilpas agendaen til den tid, som du har til rådighed. Vær opmærksom på, at du har brug for mindst 45 min – gerne mere til at beskrive/vurdere gevinster

3 Formål med dagen Formål: Beskrivelsens anvendelse:
At arbejde videre med projektforslag med fokus på gevinstrealisering. At identificere og overordnet vurdere de vigtigste gevinster At vurdere levedygtigheden af forslaget i lyset af de mulige gevinster Beskrivelsens anvendelse: Der skal udarbejdes en beskrivelse af projektforslaget inklusive problemstillinger, ønsket fremtidig situation og en beskrivelse af de væsentligste mulige gevinster. Indgår som en del af indmeldingen af forslag Vigtigt input til at vurdere og prioritere projektforslaget Husk at gøre deltagerne opmærksomme på, at hvis den ide, som skal vurderes i dag, bliver til et projekt, så kan det komme på tale at lave et egentligt gevinstrealiseringsforløb, som omfatter: Gevinstkort Gevinstbeskrivelser Gevinstplan

4 Gevinstrealisering - fødekæden
X Forandring Strategi Mål Gevinst Forandring Gevinst Forandring Projekter leverancer Brug denne og næste slide til at forklare gevinstrealisering og hvorfor, det er anderledes end ”bare” at spare. Hvis ikke projektets leverancer tages i brug/implementeres (gennem en forandring) leder de ikke nødvendigvis til nogen gevinst. Hvis deltagerne allerede er blevet præsenteret for det, kan du overveje at springe forklaringen over. Husk dog at mange kan have godt af at få genopfrisket deres hukommelse….

5 Gevinstrealisering - fødekæden
Forandring Strategi Mål Gevinst Forandring Gevinst Forandring Projekter leverancer

6 Tidlig vurdering af potentiale - skal det blive til et projekt?
Hvad er problemet/ muligheden? Situationen i dag Hvordan kunne situationen være i morgen? Krav/ forudsætninger til løsning: … Potentielle overordnede gevinster Fordele: Fælles forståelse for problemet Tidlig fokus på de ønskede gevinster Bedre grundlag for vurdering af projektforslag Kendskab til de vigtigste forudsætninger Nemmere at italesætte den nødvendige forandring i driften Brug denne slide til at forklare, hvad der skal ske i løbet af dagen. Hver af de fire kasser repræsenterer en øvelse, som deltagerne skal gennemføre. Hensigten er, at lede deltagerne gennem en struktureret proces, hvor det bliver naturligt at se de potentielle gevinster, som projektet kan medføre.

7 Vurderingsworkshop – Nem SMS
De vigtigste gevinster/negative gevinster Situationen i dag Situationen i morgen Forudsætninger/krav/ønsker Dette er blot et eksempel på arbejdet fra en anden workshop - til illustration

8 Tidlig vurdering af potentiale - skal det blive til et projekt?
Hvad er problemet/ muligheden? Situationen i dag Krav/ forudsætninger til løsning: … Potentielle overordnede gevinster Forklar at selve Vurderingskortet indeholder tre af de fire elementer. I Vurderingskortet vises Gevinsternes sammenhæng med den nuværende situation og de overordnede forudsætninger og krav. Den ønskede fremtidige situation er også med i beskrivelsen i dokumentet sammen med de overordnede gevinstbeskrivelser Resultat: Grafisk fremstilling af projektforslag - vurderingskort Struktureret beskrivelse af det potentielle projekt – overordnede gevinstbeskrivelser Første overordnede beskrivelse af projektet og de potentielle gevinster – Word dokument

9 Vurderingskort refusion Apoteker
SITUATIONEN I DAG Gevinster (og negative) Krav til løsning/forudsætninger G14 Hvad bruger KK på medicin tilskud fordelt på helbredstillæg og manuel bevilling Indbygget statistik modul Begrænsede kontrolmuligheder G2 Tilskud ift. billigste medicin gives til borgeren Et driftsikkert system Mange systemiske fejl, der generer ekstra arbejde Fuldt digitaliseret proces mellem Borger, KK samt Apotekere G8 Mindre sårbarhed ift nøglemedarbejdere G13 Minimum af kontrol af afregning fra apotek G4 Udbetaling stemmer med bevilling givet Mange fejl i afregning Kontrol af udbetalinger foretages ét sted i KK Systemet skal udfases G7 Ingen manuelle fejlrettelser Systemet understøtter ikke arbejdsprocesserne G6 Effektiv sagsbehandling for KS Drifts og systemansvar for systemet ét sted i KK Periodisering er ikke regnskabsmæssig korrekt G9 Fra apotek til Økonomisystem uden manuel proces Dette er et eksempel på, hvordan et Vurderingskort kan se ud i en tidlig version efter workshoppen. Hvis deltagerne bakker op om projektideen, skal resultatet viderebearbejdes efter workshop for at sikre: at gevinsterne er korrekte og kan henføres til dette projekt at beskrivelserne er forståelige at gevinsternes størrelse er det bedst mulige bud på nuværende (meget tidlige) tidspunkt at forsøge at få simplificeret afhængighederne, så kun de vigtigste fremgår Dette arbejde ledes af Kontoret for Digitalisering og vil formentlig kræve dialog med deltagerne efter workshoppen, så indstillingen blive af så høj kvalitet som muligt. G16 Mindre ressource forbrug G17 Økonomisk besparelse for SOF Komplekst IT leverandør landskab G1 ”Rigtigt” regnskab Overholder fælles kommunale rammer for arkitektur System er svært at tilpasse ift. ændrede arbejdsprocesser G5 Effektiv sagsbehandling for SB G15 Bedre borgerservice Negative gevinster G18 Fejlretning i den første driftsfase G19 Tid på at lære et nyt system af kendte (for SB) Vurderingskort refusion Apoteker

10 Hvad skal vi i dag? Fokus på problemstillingen
Det positive fremtidsbillede De vigtigste gevinster Beskrivelse af gevinster Hovedelementer i løsningen Repeter trinene i dagens arbejde

11 Situationen i dag Vær opmærksom på, at deltagerne kan mene, at de ikke har nogen problemer med den måde, som de arbejder på i dag. Hvis det er tilfældet, så prøv at spørge, om der er områder, hvor de kunne arbejde smartere? Er svaret nej til begge dele, så forklar dem, at det er helt fint og konsekvensen er, at der formentlig ikke bliver noget projekt. De skal dog være opmærksomme på, at ”nogen” i SOF’s ledelse nok tror, at projektet måske kunne være en god ide, så I skal lige tale om, hvordan tilbagemeldingen skal være til dem.

12 Hvilke problemstillinger skal adresseres?
Individuelt: Skriv på post-its, hvordan situationen er i dag Post-its placeres på white board Fælles gennemgang Eventuel prioritering Uddel første farve post-it’s. Bed deltagerne skrive en problemstilling på hver post-it, så du bagefter kan gruppere dubletter og beslægtede problemstillinger sammen med deltagerne under punkt 3. Det er en god at bede deltagerne om at skrive tydelige (blokbogstaver og STORT) da du efterfølgende skal indtaste deres forslag i tilhørende dataark Sørg for at lave en ”parkeringsplads” til ting, som ikke hører hjemme i denne kategori – f.eks. Risici eller ting, som skal undersøges. Når I har grupperet alle post-its, så husk at spørge deltagerne, om de synes, at det beskriver deres hverdag godt, eller om der er noget vigtigt, som skal med. Husk også at sige, at de gerne må tilføje flere problemstillinger senere, hvis de kommer i tanke om noget undervejs, hvilket nemt kan ske.

13 Situationen i morgen - efter projektets succes
Bed nu deltagerne forestille sig, at projekt-ideen blev godkendt, projektet er nu gennemført med succes, og der er gennemført en god implementering i organisationen. Hvordan arbejdes der så? Bed dem beskrive den ønskede situation på en ny farve post-it – igen én sætning pr. post-it. Læg vægt på, at de virkelig beskriver den ønskede situation og ikke blot skriver det samme som før med minus foran.

14 Hvordan ser verden ud, når projektet er vellykket gennemført?
Individuelt: Skriv på post-its, hvordan situationen er i morgen Post-its placeres på white board Fælles gennemgang Eventuel prioritering Gentag samme proces som for den nuværende situation. Husk parkeringspladsen! Står der noget, som hører med til den fremtidige situation? Har deltagerne skrevet noget nu, som ikke hører til i denne kategori? Tjek eventuelt om deltagerne er kommet i tanke om noget nyt i deres nuværende situation, som er relevant for projekt-ideen.

15 De vigtigste gevinster
Bed nu deltagerne sammenligne den nuværende med den ønskede situationen og derefter beskrive de vigtigste gevinster, som de ser ved at flytte deres organisation. Benyt ny farve post-it – én gevinst pr. post-it.

16 Hvilke gevinster ser I som de vigtigste?
Individuelt: Skriv gevinster på post-its Post-its placeres på white board Fælles gennemgang Eventuel prioritering Efter gennemgangen og grupperingen flyttes den ønskede fremtidige situation. Deltagerne skal nu forbinde problemstillinger og potentielle gevinster. Hvis der er problemstillinger uden forbindelse med nogen gevinster, så spørg deltagerne om det er rigtigt, at dette projekt ikke adresserer det isolerede problem? Hvis det er tilfældet fjernes problemet fra vurderingskortet. Er der gevinster, som ikke kan forbindes med nogle af deltagernes problemstillinger, hører de pågældende gevinster ikke til dette projekt og skal fjernes med mindre, deltagerne har glemt at beskrive en relevant problemstilling, som i så fald skal tilføjes. Husk at se, om der er noget på parkeringspladsen, som hører til her.

17 De vigtigste NEGATIVE gevinster
- Altså konsekvenserne ved at gennemføre projektet Giv eventuelt deltagerne mulighed for at komme op med negative genvinster. Gem denne slide, hvis det ikke er relevant - eller hvis du kan se, at der ikke er tid til det. Du har muligvis allerede nogle stykker på parkeringspladsen. Vær opmærksom på, at deltagerne ofte kommer op med risici i stedet for negative gevinster/konsekvenser. Parker risici og tag dem med i beskrivelsen af projektforslaget.

18 Hvad skal et eventuelt projekt levere? - forudsætninger, krav, ønsker
Dette er dagens sidste øvelse. Nu har deltagerne haft lejlighed til at forestille sig, hvordan de kunne komme til at arbejde i fremtiden og de mulige gevinster, der er forbundet med det. Tiden er nu kommet til at tænke over, hvilke væsentlige forudsætninger, der skal være på plads for at lykkes. Vigtige OVERORDNEDE krav og ønsker deltagerne har til en eventuel løsning, hvis projektet bliver godkendt. Der er på ingen måde tale om en kravspecifikation – den bliver aktuel når og hvis projektet startes.

19 Hvilke forudsætninger/krav er nødvendige for at opnå gevinsterne?
Individuelt: Skriv på post-its Post-its placeres på white board Fælles gennemgang Eventuel prioritering

20 Hvad sker der efter i dag….
Der arbejdes videre med jeres input I vil eventuelt blive kontaktet med afklarende spørgsmål I vil modtage en kopi af materialet og få lejlighed til at kommentere Projektforslaget vil blive vurderet og muligvis startet op som projekt Sørg for at samle alt materialet sammen. Tag evt. billeder af det først.