IndFak Velkommen til Intro for NYE Rekvirenter

Agenda Indkøb Hvad er IndFak Organisationer i IndFak Rekvirentens roller Regnskab, Kreditor Faktura-flow Gennemgang af IndFak – varemodtagelse, afvis, søgning, stedfortræder IndFak hjemmeside / nyttige links og mailadresser

Ideen bag INDFAK Fælles indkøbs- og fakturasystem i staten (IndFak) Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig IndFak er et fælles system til understøttelse af indkøbs- og  fakturaprocessen for de statslige myndigheder – herunder Aarhus Universitet. AU anvender pt kun faktura-delen, men er i pilot test med Indkøbs modulet.

Organisationsplan ARTS Science and Technology HEALTH Business Social Science Fælles Administration

Rekvirentens rolle Rekvirent - varemodtager en faktura/kreditnota. Status: Til varemodtagelse Som Rekvirent skal du tage ansvar for/bekræfte, at: Varen eller ydelsen er modtaget – (kritisk vurdering af relevans - besvigelse) Prisen er korrekt med den rigtige valuta Har ansvaret for kontakt til leverandøren – manglende oplysninger eller krav om kreditnota Forplejning – HUSK altid at påføre deltagerliste og anledning som kommentar eller vedhæftet fil Du skal også kontrollere, at: Der er påført et rigtigt sag- og sagsopgavenummer på fakturalinjen. Fremgår oplysningerne ikke, så skal du tilføje sag- og sagsopgavenummer inden du bekræfter varemodtagelse.

Kreditor Gruppen, Regnskab Regnskab: Kreditor-, Debitor-, Rejse-, og Service gruppen Kreditor: Behandler fakturaer for hele AU (ca. 160.000 stk./år) 22 personer Opdelt i teams Behandler fakturaer fra modtagelse i IndFak til bogføring og betaling i Navision

Workflow for Dansk faktura

Varslingsmail – eksempel

Workflow - fortsat Når du bestiller skal du huske: Hvem gør hvad: Fakturafordeler: Finanskonto og momskode.. Evt. påføre Sag og sagsopgave, hvis oplyst på faktura. Rekvirent: Bekræfter varemodtagelse. Skal påføre Sag og sagsopgave Disponent: Godkender fakturaen. Sikrer korrekt Sag og sagsopgave (Navision): Efter disponentens godkendelse sørger kreditorgruppen for slutkontrol og efterfølgende betaling.

LOGIN BILLEDE

Brugernavn og adgangskode Brugernavn = din mailadresse eller AUXX@uni.au.dk Adgangskode: dit password skal indeholde:   Mindst 8 tegn Både store og små bogstaver Mindst ét ciffer Mindst et særligt tegn [!,@,#,$,%,^,&,*,?,_,~,£,-,(,)] Glemt adgangskode ? – Du kan selv gendanne nyt password

Systemdemo

Stedfortræder (fraværsassistent) Klik på øverst til højre - Profil Klik på skift bruger og vælg enten ”Seneste Brugere” el. Aktive stedfortrædere” Skriv navnet på din stedfortræder i søgefeltet – marker og klik ”ok” Hvis du skal have flere stedfortrædere på, kan du søge dem frem en ad gangen og markere ud for hver enkelt og til sidst klikke ”ok”.

Indfak hjemmeside www.au.dk  Til Medarbejdere  Medarbejderservice på au Økonomi  Økonomisystemer – IndFak 2

kreditorhotline@au.dk – spørgsmål til fakturaindhold, udenlandske faktura oeksystemer@au.dk – support på systemtekniske spørgsmål