Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland Udrulning af digitale redskaber i kontanthjælpsreformen v/ Specialkonsulent Anne Louise Hertz, BRHS

Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland Overordnet tidsplan for udrulning af digitale redskaber

Formål med selvbooking  At give borgere mulighed for at betjene sig selv på nettet og dermed i højere grad selv kunne tage ansvaret for kontakten med jobcenteret  At lette den administrative proces i indkaldelsen af borgere, og dermed mindske den tid der anvendes på administration  At gennemføre kontanthjælpsreformens krav om, at alle målgrupper i jobcentrene skal have mulighed for at booke og ombooke samtaler  At understøtte den fælles offentlige digitaliseringsstrategi ved øget selvbetjening Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Erfaringer fra selvbooking  Der har kørt pilotprojekter i København, Gentofte og Næstved  Evalueringen fra pilotprojekterne viser, at selvbooking giver:  Færre opkald til omstilling/hovednummer, når borgere selv kan aflyse og ombooke  Markant højere fremmødeprocent  Mere tilfredse borgere  Evalueringen viser dog også, at der fortsat er en gruppe borgere, som ikke selv booker møder. De skal stadig indkaldes på traditionel vis. Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Planner  Planner er et IT-system som gør det muligt for jobcentrene at udstille mødetider for borgerne på Jobnet.dk  Borgeren kan så selv booke møder med en sagsbehandler i jobcenteret  Borgeren kan også via jobnet.dk ombooke en tid, som borgeren er indkaldt til af jobcenteret – indenfor de rammer som jobcenteret udstikker  Sidst kan Planner bruges til at indkalde til individuelle møder eller fællesmøder på traditionel vis Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Sammenhæng med de kommunale it-systemer  Planner er integreret med de kommunale IT-systemer  Det betyder at møder der er indkaldt/booket via Planner, kan også ses i Opera og Workbase og omvendt  Møder indkaldt/booket i Planner lægger sig i vejlederens kalender som en mødeindkaldelse Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Planner og printløsninger  Planner til selvbooking:  Når borgeren booker eller ombooker sit møde selv, er hele processen digitaliseret – borgeren modtager intet brev  Planner til indkaldelse:  Når jobcenteret anvender Planner til indkaldelse mv. sendes der data til at danne et brev til det fælles datagrundlag  For at få dannet brevene skal der tilkøbes et brevmodul af jobcenteret  Pt. 2 udbydere af brevmodul Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Oprettelse af møder i planner  Det er hensigtsmæssigt at lade superbrugerne administrere Planner  Sagsbehandlerne oprettes med samtaletider i Planner  Møderne oprettes i Planner. Her kan bl.a. vælges:  Hvem der booke den aktuelle samtale  Hvilket team samtalen kan bookes hos  Samtaletype  Varighed af samtalen  Om samtalen kan ombookes  Møderne kan derefter bookes af borgerne via jobnet.dk Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Målgrupper Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland  Alle målgrupper skal på sigt have mulighed for selvbooking via Jobnet.dk  Pt. er det kun muligt for dagpengemodtagere at selvbooke i de kommuner, der har implementeret Planner  De øvrige målgrupper forventes at få mulighed for selvbooking på følgende tidspunker:  Jobklare kontanthjælpsmodtagereOktober 2014  Sygedagpengemodtagere4. kvt  Uddannelseshjælpsmodtagere1. kvt  Aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere1. kvt  Øvrige målgrupperEndnu ikke fastlagt

Udfordringer  Tab af kontrol – sagsbehandlerne kan opleve tab af kontrol over egen kalender, når borgerne selv kan booke møder  Behov for ny organisering – systemet fungerer bedst med en central indkaldefunktion og flydende sagsstammer  Øget synlighed – borgerne kan selv vælge sagsbehandler indenfor de valgte rammer, hvilket kan give modstand hos nogle sagsbehandlere  Styrket ledelse – systemet giver ledelsen en indsigt i, hvilke sagsbehandlerne der stiller flest tider til rådighed, og hvilke der bookes mest Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Tidsplan for implementering Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland  Alle jobcentre skal have taget Planner i brug inden juni 2015  Udrulning sker fra august 2014 til juni 2015 med ca. et hold om måneden á 10 jobcentre  Plan for udrulning i Østdanmark:  Opera: To hold med start den 7. og 22. oktober 2014  Workbase: Et hold med start den 3. februar 2015  Mulighed for at deltage på et hold i en anden Beskæftigelsesregion under særlige omstændigheder

Tidsplan for implementering Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland  Der bliver sendt et tilmeldingsbrev ud i morgen, hvor I kan tilkendegive, hvornår i gerne vil implementere redskabet  Også mulighed for at få åbnet for tilfredshedsmålinger blandt borgere Fristen for tilbagemelding er allerede den 8. august!

Implementering – jobcenterchefer  Italesætte de forandringer der ligger i at borgerne selv booker samtaler  Udpege en projektleder og 1-2 superbrugere  Tage stilling til hvilke teams/medarbejdere der startes op med  Indkøb af brevmodul. Skal være indkøbt inden holdene starter op og skal derfor allerede gøres nu for de jobcentre der skal implementere redskabet i oktober 2014! Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Implementering – projektleder og superbrugere  Deltagelse i et møde for projektledere og superbrugere en måneds tid inden undervisning  Deltagelse i undervisning i anvendelse af Planner i form af et 2-dages kursus  Deltagelse i netværksgruppe med andre jobcentre som ligeledes er i gang med at implementere Planner  Fungere som tovholdere Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland

Hvor kan jeg få mere info?  Hjemmeside for planner-brugere:  Her findes:  FAQ om Planner  Vejledninger til Planner  Undervisningsvideoer på de mest almindelige funktioner  Implementeringsguide til teknisk og organisatorisk implementering  I kan også kontakte Beskæftigelsesregionen:  Kristina Vestergaard Nielsen,  Anne Louise Hertz,  Der henvises til STAR for teknisk support på Planner Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland