Omkostningsbaserede regnskabsprincipper i Beskæftigelsesministeriet

Præsentationer af emnet: "Omkostningsbaserede regnskabsprincipper i Beskæftigelsesministeriet"— Præsentationens transcript:

1 Omkostningsbaserede regnskabsprincipper i Beskæftigelsesministeriet
Workshop 25/8-2004 Omkostningsbaserede regnskabsprincipper i Beskæftigelsesministeriet v/ statsautoriseret revisor Kurt Christensen og statsautoriseret revisor Bo Colbe

2 Præsentation Instruktører Deltagere Navn Virksomhed Funktion
Kendskab til omkostningsbaserede regnskaber Deltagelse i udarbejdelse af foranalysen

3 Formålet med workshop Tilpasse Økonomistyrelses regelsæt til de særlige forhold i Beskæftigelsesministeriet. Input til drejebog for Beskæftigelsesministeriets implementering af omkostningsbaserede regnskaber 25/8-2004: Ordinære aktiver 31/8-2004: Specielle aktiver Esben Sønderby tager noter til Drejebog

4 Program Generelt om regnskabsreformen
Regelsæt for Beskæftigelsesministeriet

5 Generelt om workshop Kurset indeholder Oplæg ved instruktører
Dialog og diskussion Konklusion Materiale Afrapportering på foranalyse Slides Procesvejledninger (forudsættes læst) Vi har lagt os op af problemstillinger indetificeret i foranalysen. Forsøges besvaret – råb hvis der er andet/noget vi har overset mv.

6 Generelle problemstillinger
Hvad er omfattet af reformen ? Antal åbningsbalancer/undergrupper i anlægskartotek pr. virksomhed ? Planlagte udskilninger

7 Afgrænsning af hvad regnskabsreformen omfatter
Virksomheden Aktiviteter som virksom- heden udfører for andre Virksomhedens egne aktiviteter (Virksomhedens HK i FL) Aktiviteter som andre udfører for virksomheden (Virksomhedens HK i FL) Infra- struktur Anlæg Tilskud Drift Skat mv. National-ejendom Aktiver En ressource, som er under virksomhedens kontrol som et resultat af tidligere begivenheder, som bidrager til virksomhedens målopfyldelse, og/eller hvorfra fremtidige økonomiske fordele forventes at tilflyde virksomheden og Værdien kan opgøres pålideligt Forpligtelser En eksisterende pligt for virksomheden opstået som resultat af tidligere begivenheder og hvis indfrielse forventes at medføre afståelse af fremtidige økonomiske fordele og

8 Antal åbningsbalancer / undergrupper i anlægskartotek
Bevillinger er meget forskellige Intern styring Planlagte udskilninger

9 Regnskabsvæsenets kvalitetskrav
Beslutningstagere og deres karakteristika Tærskel- værdi Væsentlighed Nytteværdi Primære egenskaber Relevans Pålidelighed 1. Prognose 2. Kontrol 3. Fordeling Feed-back værdi Aktualitet Vericér- barhed Repræsen- tativ gyldighed Neutralitet Dette er blot en anden måde at beskrive kvalitetskravene på. Igen tages udgangspunkt i brugerne og deres informationsbehov. I staten er de primære brugere finansministeriet og Rigsrevisionen Al indregning og måling er en afvejning mellem relevans og pålidelighed (eksempelvis know-how) Relevansen vurderes ud fra regnskabets opgave, evnen til at beskrive et givent forhold og aktualiteten Pålidelighed vurderes ud fra sandsynligheden for at to personer vil nå samme resultat uafhængigt af hinanden. De sekundære egenskaber relateres sig først og fremmest til en ens behandling af ens regnskabsposter på tværs af organisationerne – og regnskabets forståelighed Sammenlignelighed (konsistens) Forståelighed Sekundære egenskaber Tærskel- værdi Nytte > omkostninger

10 Anvendt regnskabspraksis
Regnskabsprincipper Overordnet metodefastlæggelse Kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger Regnskabsmæssige skøn Skønsmæssig vurdering af, hvordan den overordnede metode udmøntes på den mest retvisende måde Hvad kan indgå i kostprisen ? Hvilken afskrivningsmetode skal bruges ? Hvilken afskrivningsperiode skal bruges ?

11 Beskæftigelsesministeriets regelsæt
Foranalysen er gennemført Aktiver og forpligtelser er identificeret

12 Prioritering af regnskabsposterne

13 Indretning af lejede lokaler - 1
SEA-ejendomme: kun efter særskilt aftale Øvrige: > 1 MDKK Sondring mellem bygningsbestanddele og indretning af lejede lokaler (integreret del af bygning) Sondring mellem indretning af lejede lokaler og inventar (nagelfast) Ikke nagelfast skillevæg værdiansættes som inventar og ikke som indretning af lejede lokaler; > 50 t.kr. Omkostninger som institutionen selv har afholdt uden indflydelse på lejebeløb ???

14 Indretning af lejede lokaler - 2
Kostpris Alle afholdte omkostninger (rådgivere, håndværkere, materialer) Vedvarende brug Min. 12 mdr. Afskrives over forventet brugstid Lejekontrakt / 10 år Fraflytning og ombygning Reetableringsforpligtelser Eksempler fra beskæftigelsesministeriet …

15 Transportmateriel Tjenestebiler, varebiler og trucks Kostpris
Afskrivninger Flere enkelte bestanddele med forskellige levetider Løbende udskiftning med forskellige intervaller Offentlige portaler som erstatning på manglende faktura Pas på med sammenlignelighed Kostpris: Købspris + omkostninger foranlediget af købet (levering + transport)

16 Bunkning af småaktiver
Bagatelgrænse Aktivets karakter Type aktiv Formål med aktivAktivering/ikke aktivering Aktivering (altid) >50.000 (1) Aktiv Selvstændig aktiv (2) Ikke Aktivering <50.000 (2) Del af en helhed (3) Aktivering (frivilligt) Bunkning (obligatorisk) KontoradmIT-udstyr Del af en gruppe (4) Væsentlig for opgaven Bunkning (frivilligt) Bunkning af andet end kontoradministrativt udstyr er frivilligt og kan kun ske, hvor: Der er tale om væsentlige mængder, der vurderes at være: Nødvendige for institutionens opgavevaretagelse, drift eller produktion Af en betydelig værdi for institutionen Har en brugstid på over 1 år Aktiver som ikke kan betragtes som selvstændige Har en ensartet levetid Specielle aktiver Uvæsentlig for opgaven Ikke Aktivering

17 Bunkning af småaktiver i Beskæftigelsesministeriet
Hvilke anlægsaktiver, vil det være relevant at bunke Væsentlig betydning for opgavevaretagelsen Opgaven kan ikke løses uden aktiverne Væsentlig værdi Værdi overstiger x kr. Årlig afskrivning på bunken overstiger: x kr. for den enkelte virksomhed x % af driftsbudget for virksomheden x % af driftsbudget ekskl. lønninger Eksempler Kontorinventar Andet ? Specielle bunker Bunkning af andet end kontoradministrativt udstyr er frivilligt og kan kun ske, hvor: der er tale om væsentlige mængder, der vurderes at være: nødvendige for institutionens opgavevaretagelse, drift eller produktion af en betydelig værdi for institutionen har en brugstid på over 1 år aktiver som ikke kan betragtes som selvstændige har en ensartet levetid

18 Inventar og IT-udsyr i øvrigt
Aktiver der udgør en del af en helhed Definition: Indkøbt sammen, bruges sammen og/eller udskiftes sammen Klassifikation: Hovedaktiv Udarbejdelse af liste over IT-udstyr der kan betegnes som: Kontoradministrativt Journalsystem, personaleadministration, bogføring, lønsystemer, timeregistrering, Microsoft Office Ikke kontoradministrativt Databaser anvendt til produktion, måleapparater, laboratorieudstyr En del af en større helhed: Gennemsnitlig levetid

19 Igangværende arbejde for egen regning
Reglerne for igangværende arbejde for egen regning svarer til reglerne for det færdige aktiv Der afskrives først på aktivet når det er klart til brug Vurdering af ”spildt” arbejde: Ressourceanvendelse på dele der ikke forventes at blive en del af det endelige aktiv kan ikke indregnes

20 Forudbetaling for varer
Lager af omkostningsvarer Værdiansættes hvis værdi > 1 MDKK eller beholdning er styringsrelevant og svinger meget fra år til år Har levering fundet sted Hvem har risikoen ved f.eks. brand Forudbetaling contra lager af omkostningsvarer. Som beskrevet nok nærmere lager af omkostningsvarer.

21 Tilgodehavende fra salg af varer og tjenesteydelser
Værdiansættelse Kostpris Hensættelser til tab Individuel vurdering Generel beregning (typisk procentuel på baggrund af erfaringer i tidligere år) Samspillet med registreringsrutiner i forhold til tilgodehavender overdraget til T&S

22 Igangværende arbejde for fremmed regning - 1
Direkte omkostninger Timer og materialer til kostpris Eksterne afregninger (underleverandører) Indirekte produktionsomkostninger (IPO) Pålidelige opgørelse Hvad kan indgå ? IPO omfatter eksempelvis indirekte materialer og løn, vedligeholdelse af og afskrivninger på maskiner, bygninger og -udstyr samt omkostninger til projektledelse og -administration. Hvad kan ikke indgå ? Salgs- og distributionsomkostninger og forskningsomkostninger Administration i øvrigt Sondring mellem egen regning og fremmed regning. Regnskabsmæssig behandling og placering. Stiller store krav til registeringsrutner – pålidelige forretningsgange Direkte omkostninger – registreringer og pålidelighed IPO – registreringer og pålidelighed IPO beregnes ud fra normalproduktion – i teorien – i praksis måske ud fra overhead baseret på erfaringer – skal nogenlunde svare til normalproduktion vurderet som gennemsnit. IPO i praksis: Gennemgang og identifikation af berørte konti – fordeling som overhead/% ud fra direkte omkostninger. Indregning af avance/salgsværdi: De samlede indtægter er kendt De samlede omkostninger til færdiggørelse af arbejdet kan måles pålideligt. I modsat fald indregnes til kostpris.

23 Igangværende arbejde for fremmed regning - 2
Færdiggørelsesgrad Forholdet mellem afholdte omkostninger og revideret omkostningskalkule Forholdet mellem indsatte ressourcer og revideret ressourcekalkule Faktisk stadeopgørelse Afslutning af delaktivitet Kombination Økonomisk færdiggørelsesgrad skal altid valideres i form af faglig vurdering Færdiggørelsesgrad: budget- og registreringssystemer skal kunne opgøre ressourceforbruget Stadeopgørelse Forholdet mellem omkostninger og kalkulerede omkostninger Forholdet mellem indsatte ressourcer og kalkulerede ressourcer Afslutning af delaktivitet Kombination Valget træffes ud fra det der bedst afspejler færdiggørelsesgraden. Valget træffes for ensartede typer af aktiviteter. Det der bedst afspejler projektets egenart. VIGTIGT: ajourførte kalkulationer over omkostninger hhv. ressourcer Der kan kun indgå: Ressourcer eller timer som er medgået til udførelse af kontrakten Upåvirket af lagerbeholdninger mv. Fejlbehæftet arbejde kan ikke indgå

24 Igangværende arbejde for fremmed regning - 3
A´contobetalinger Nedskrivningstest Kontraktsum Ajourført budget Færdiggørelsesgrad Reservation til mulige tab – hele tabet

25 Igangværende arbejde for fremmed regning - 4
Væsentlig tidsmæssig forskydning mellem afholdte omkostninger og indtægter Løber hen over årsskiftet Aftalebestemte projekter Der skal foreligge kontrakt med modpart før der er tale om IGA for fremmed regning Betydelige omkostninger Overstiger x kr. for den enkelte virksomhed Overstiger x % af den samlede driftsbevilling for den enkelte virksomhed Sondring mellem egen regning og fremmed regning. Regnskabsmæssig behandling og placering. Direkte omkostninger – registreringer og pålidelighed IPO – registreringer og pålidelighed Færdiggørelsesgrad: budget- og registreringssystemer skal kunne opgøre ressourceforbruget Stadeopgørelse Forholdet mellem omkostninger og kalkulerede ressourcer Forholdet mellem indsatte ressourcer og kalkulerede ressourcer Afslutning af delaktivitet Kombination Valget træffes ud fra det der bedst afspejler færdiggørelsesgraden. VIGTIGT: ajourførte kalkulationer over omkostninger hhv. ressourcer Der kan kun indgå: Ressourcer eller timer som er medgået til udførelse af kontrakten Upåvirket af lagerbeholdninger mv. Fejlbehæftet arbejde kan ikke indgå Valget træffes for ensartede typer af aktiviteter. Det der bedst afspejler projektets egenart. Reservation til mulige tab – hele tabet Indregning af avance/salgsværdi: De samlede indtægter er kendt De samlede omkostninger til færdiggørelse af arbejdet kan måles pålideligt. I modsat fald indregnes til kostpris.

26 Andre tilgodehavender
Hensættelser til tab (generel/individuel vurdering) Liste over de mest almindelige refusioner

27 Periodeafgrænsningsposter - aktiver
Væsentlighed X kr. for den enkelte virksomhed X % for af den samlede driftsbevilling for den enkelte virksomhed Supplementsperiodens indvirkning Store poster (husleje mv) ikke telefonab i nyt år og samtaler bagudrettet. Afhænger af supplementsperiodens anvendelse. Hidtil hele regninger i enden det ene eller andet år – skal periodiseres Periodisering af regninger i årets løb.

28 Likvide beholdninger Udenlandsk valuta

29 Hensatte forpligtelser - 1
Forpligtelser, der er uvisse med hensyn til størrelse eller forfaldstid og som vedrører regnskabsåret eller tidligere regnskabsår: Andre hensatte forpligtelser Frivillige aftrædelsesordninger Tabsgivende kontrakter Garantier Retssager/erstatningskrav Retlig eller faktisk forpligtelse som resultat af en tidligere begivenhed En vis sikkerhed for at institutionen kommer til at afregne Den beløbsmæssige opgørelse kan fastsættes med rimelig sikkerhed Indregnes når der ikke er nogen modydelse.

30 Hensatte forpligtelser - 2
Tidsmæssig behandling Eventualforpligtelse Hensat forpligtelse Gældsforpligtelse Bedste skøn Vurdering af det beløb, der vil skulle betales for at frigøre sig for den pågældende forpligtelse Alle tilgængelige oplysninger på tidspunktet for udøvelse af skønnet (stor vægt på juridisk vurdering) Eksempler fra Beskæftigelsesministeriet …

31 Leverandører af varer og tjenesteydelser
Værdiansættelse Beløb der skal betales for at frigøre sig fra forpligtelsen

32 Anden kortfristet gæld
Værdiansættelse Beløb der skal betales for at frigøre sig fra forpligtelsen

33 Skyldige feriepenge Beløb der skal betales for at frigøre sig fra forpligtelsen ØS-vejledning Generel hensættelse Fratrådte medarbejdere

34 Igangværende arbejder for fremmed regning
Forudbetaling overstiger værdien af udført arbejde

35 Periodeafgrænsningsposter, kredit
Værdiansættelse Andel af købsfaktura svarende til den del, der vedrører det kommende finansår

36 Eventualforpligtelser
Kontraktlige forpligtelser Huslejeaftaler Andre leje- og leasingaftaler Andre eventualforpligtelser Verserende erstatningssager Miljøsager