INDFAK2 Rekvirent VELKOMMEN

Program Baggrund og plan for overgang til IndFak2 Nye begreber Nyheder Login Kontering, varemodtagelse, afvis og videresend Fakturaarkiv Stedfortræder/e Spørgsmål

Baggrund Moderniseringsstyrelsen har haft deres elektroniske fakturahåndteringssystem i udbud Ny leverandør Miracle – nyt system Moderniseringsstyrelsen har derefter lagt overordnet plan for implementeringen

Plan for overgang til INDFAK2 Plan for afvikling af IndFak1 Tjek din forside d. 16. juni Hvis der er nye fakturaer efter 16. juni vil I blive kontaktet af Kreditor

Plan for overgang til INDFAK2 Introduktion til systemet for rekvirenter uge 23- Der oprettes yderligere introduktioner, hvis der er behov Velkomstmail og driftsstart d. 17. juni.

Nye begreber

Nyt system – Samme processer Nyt i indfak2 Nyt system – Samme processer Sager og tilhørende sagsopgaver Mobilwebsite: https://m.indfak2.dk – virker dog bedst på tablets Bruger må afvise faktura men kan ikke slette

Nyt i indfak2 Bruger kan selv oprette ny adgangskode Nemmere opdeling af fakturalinjer Forbedrede søge muligheder – der kan ikke behandles bilag i Fakturaarkiv Genvejstaster Vælge flere Stedfortrædere(fraværsassistenter)

Login billede

Brugernavn og adgangskode Brugernavn = under afklaring Adgangskode: dit password skal indeholde:   Mindst 8 tegn Både store og små bogstaver Mindst ét ciffer Mindst et særligt tegn [!,@,#,$,%,^,&,*,?,_,~,£,-,(,)] Glemt adgangskode ? – Du kan selv gendanne nyt password

Dashboard = Forside  

Faktura til Varemodtagelse For at åbne fakturaen skal du klikke på ikon Rød = Forfaldsdato er overskredet – skynd dig at få varemodtaget 

Faktura til varemodtagelse - oversigt Rød felt: Fakturahoved Blå felt = Fakturabillede Grøn felt = Fakturalinjen ”Konto”, ”Delregnskab”, ”Moms-prod” = er synlig da Fakturafordeler har udfyldt felterne på forhånd. Du skal udfylde ”Sag” og tilhørende ”Sagsopgave” (projekt og aktivitet i IndFak1), hvis felterne ikke er udfyldt  

Sag, Sagsopgave og bilagstekst Klik på og du har nu mulighed for at kontere ”Sag” og tilhørende ”Sagsopgave” samt ændre bilagstekst ”Sagopgave” feltet ses først efter indtastning af ”Sag”, da systemet kun henter de værdier som tilhører ”Sag”.

Sag, Sagsopgave og bilagstekst ”Bilagstekst” = kan ændres. Teksten overføres til Navision og du vil se den i økonomirapporter.   ”Sagopgave” feltet ses først efter indtastning af ”Sag”, da systemet kun henter de værdier som tilhører ”Sag”. ”Sag” = Indtast hele eller del af nummeret. Du kan også skrive del af navnet – klik pil ned og du får nu de valgmuligheder som din søgning indeholder – vælg i listen. Klikker du på ”Lup” uden at have udfyldt feltet helt eller delvist hentes alle værdier i listen – kan tage tid. ”Sagsopgave” = Klik på ”Lup” og du kan se de sagsopgaver der tilhører sagen – tager lidt tid. Hvis du kender nr. eller en del af navnet kan du også skrive det i feltet – pil ned og vælg i listen.  Klik på ”Gem” når du har udfyldt felterne korrekt.

Varemodtagelse Klik på ”Bekræft varemodtagelse” Fakturaen får status ”Varemodtagelse er bekræftet” og er sendt til godkendelse hos Disponent

Afvis varemodtagelse Når du afviser en faktura/kreditnota – returneres den til Fakturafordeler Klik på ”Afvis varemodtagelse”   I feltet ”Kommentar” skrives en besked til Fakturafordeler om, hvorfor du afviser den. Klik på knappen ”Bekræft”

Videresend Du har 2 muligheder når du klikker på ”Videresend”   ”Send til anden rekvirent” – hvis fakturaen ikke er til dig kan du videresende den til anden rekvirent i organisationen. ”Bekræft varemodtagelse, og videresend til anden disponent” - Fakturaen varemodtages og du vælger din Disponent (Godkender)

Etiketter Kan du ikke varemodtage fordi du afventer en kreditnota eller afventer svar fra leverandøren har du mulighed at tilknytte en ”Etiket” på din faktura. Fakturafordeler kan herefter se, at fakturaen er i venteposition og derfor ikke blevet varemodtaget Klik på ”Etiketter” i Fakturahoved Klik på knappen ”TilFøj” Nederst i Fakturahoved ses tilknyttede etiketter Fjernes igen når fakturaen kan varemodtages - gøres ved at klikke på knappen ”Fjern” eller ”Fjern alle” i ”Etiketter”

Fakturaer til Orientering Hvis du ønsker, at din kollega skal have se rettigheder til en faktura, kan du sende fakturaen til orientering. Din kollega vil modtage den som en orientering på sin forside og skal ind og bekræfte modtagelsen. Efterfølgende vil din kollega kunne fremsøge fakturaen i sit ”Fakturaarkiv”. Fakturaen kan stadig behandles selvom den ligger til orientering Klik på fanebladet ”Orientering” I feltet ”Bruger” skriver du din kollega’s navn eller del af navn – pil ned og vælg blandt dine valgmuligheder. Klikker du på ”Lup” fremsøger du alle brugere i din organisation. Kan tage tid.   Klik på knappen ”Send”  

Søgning – Fakturaarkiv Faktura – Fakturaarkiv

Søgning - Fakturaarkiv Du søger på dine egne behandlede fakturaer samt dem du har fået til orientering Mange søgemuligheder og kombinationer Der kan f.eks. søges på Rekvirent, kontering, fakturabeløb, leverandør osv. Man kan overføre visningen til Excel ved at klikke på X nederst højre hjørne

Varslingsmail Eksempel på mail fra IndFak2 med besked om du har fået en faktura til varemodtagelse

Stedfortræder (fraværsassistent) Klik på øverst højre hjørne - Min profil Klik på ”Vælg stedfortræder” Skriv navnet på din stedfortræder i søgefeltet – marker og klik ”ok” Flere stedfortrædere: Skriv navnet på din 1 stedfortræder – marker – skriv navnet på din 2 stedfortræder marker osv. – når du har valgt alle dine stedfortrædere klik ”ok” Alternativt kan du scrolle ned og klikke på + i din organisation og marker dine stedfortrædere i listen – klik ”ok”

IndFak2 hjemmeside www.au.dk  Om AU  For Medarbejdere  Medarbejderservice på au Økonomi  Økonomisystemer – IndFak2 http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/menu2/indfak2/