Præjournalisering - automatisk journalisering? Hotel Nyborg Strand Den 24. September 2009 Oplæg /v. seniorkonsulent Ole Cohen / KL / ØE-CIA

Hvad er præjournalisering? Oprette sag eller Tilknytte dokument Modtage dokument Læse dokument Emnebestemme dokument Præjournalisering Giver mulighed for at oprette sag og tilknytte dokument automatisk

Grundlaget for præjournalisering En simpel kode så indsendte data kan identificeres af myndigheder En kode der rummer oplysninger om hvad data handler om (opgaven) hvor data skal hen (logistik/behandlingssted) hvordan data skal behandles (forvaltningshandling) ”En nummerplade” – ”et personnummer” – ”et matrikelnummer” - som en stregkode

KL-blanketter

KL - EAN-stregkoden Indeholder Landekode Ophavsret BlanketId Versionsnummer og KLE nummer der viser - emne - handlingsfacet

Status – hvor langt er vi? Over 500 KL blanketter er påført denne stregkode herunder alle relevante rekvirerende blanketter Over 100 kvitterings-/svarbreve er ligeledes påført KL-stregkode Løsningen er i drift i Skanderborg og flere kommuner er på vej Løsningen i praksis kan ses i udstillingsarealet ”Præjournalisering gennem integration mellem Borgeronline og Acadre er et naturligt skridt på vejen mod modernisering af servicen overfor borgerne.” Dafolo og ScanJour kan nu levere både teknologi og løsninger, der imødekommer borgerens ønske om øgede muligheder for digital selvbetjening

Hvad betyder præjournalisering af blanketter? Mulighed for: Automatisk påføring af journalnummer til sagsstyring Automatisk fremsendelse af samlet dokumentation til korrekt faglig ansvarlig enhed Automatisk oprettelse af sag eller tilknytning til eksisterende sag hos den fagligt ansvarlige Automatisk opdatering af postliste Automatisk oprettelse af kvitteringsbrev Automatisk forberedelse af dokumenter/sag til aflevering til arkiv

Det giver samtidig mulighed for: Entydig retsgyldighed gennem sikker identifikation At samme systematik anvendes på alle medier, dvs. papir, www, mobiltelefon, e-mails etc. Styring af ”åben postliste” via KLE nummer Kobling til fastlagte arbejdsgange (herunder KL- Arbejdsgangsbank Udvidelse af stregkode med ”indhold” til videresendelse og dokumentation (”bevis”) Samt påføring af sletningsdato jf. Persondataloven og bevarings-/kassationskode

Rationalet for kommunen er: Fejlfri / automatisk journalisering Arbejdsrutiner forsvinder Understøttelse af kontrollerede arbejdsgange i kommunen Mere kommunal service til borgerne for pengene Kommunen genbruger den information den i forvejen har KL leverer datagrundlag og regler for brug af data Interessevaretagelse via leverandør- samarbejder, og leverandørerne udvikler løsningerne Anvendelse af samme løsning uanset mediekanal

Præjournalisering – hvad skal der til? At blanketter, attester, kvitteringer, svarbreve mv. er påført færdigt KLE nummer, som kan aflæses af en standard dokumentscanner med stregkodelæser At alle KL / Dafolo / KMD blanketter, attester, kvitteringer, fuldmagter mv. er dokumenteret ens KL udvikler og leverer det fælleskommunale grundlag for præjournalisering: Kommunen skal kunne anvende teknologien og systematikken (KLE) og tilrettelægge den nye arbejdsgang

Præjournalisering og fremtiden - perspektiv og muligheder på WWW Præjournalisering af indberetning via kommunens hjemmeside: Eksempel: Svendborg Kommunes indberetning via kommunens hjemmeside om manglende vejbelysning eller fejl i vejbelægning. http://www.svendborg.dk/selvbetjening/anmeld+fejl+p%c3%a5+vej+og+gadebelysning+-+online Kommunen har selv udformet en formular - Indberettede data sendes til en opsamling. Sendes den i stedet via hjemmesidens mailfunktion, til et færdigt journalnummer, fx 05.01.12K02@svendborg.dk vil alle funktionerne i Præjournaliseringsløsningen kunne udnyttes direkte Herunder automatiske respons fra postkassen til borger om at klagen er modtaget, og sagen vil blive behandlet inden for XX arbejdsdage. Præjournalisering åbner således for at kommunen selv kan tilrettelægge en datafangst via hjemmesiden, og sagsoprettelsen i esdh løsninger kan automatiseres.

Denne præsentation kan hentes her: www.klxml.dk