Ringsted Kommune – Tværgående procesoverblik med medarbejderportal Microsoft SharePoint Seminar 2009

Agenda Gennemgang af processen bag Ringsted Kommunens nye Intranet 03-04-2017 Agenda Gennemgang af processen bag Ringsted Kommunens nye Intranet Gennemgang af principper i valget af MOSS som platform Gennemgang af primære områder i portalen Design – Best Practice Nyhedsformidling Værktøjer Søgning Kommende initiativer

Traen Gruppen i dag

Traen Gruppen TAS ”Software Excellence” ”Process Excellence” HR og kommunikation Økonomi og kontrakter Forretnings- udvikling ”Software Excellence” ”Process Excellence” International og partner-kanal ”Information Excellence” Traen Informations-systemer A/S Ementor Danmark A/S Traen UK Ltd Traen AB TAS

Referencer og projekter lige nu Portal og ESDH projekter lige nu Fredericia Kommune - ESDH og SharePoint medarbejderportal Ringsted Kommune SharePoint medarbejderportal Helsingør Kommune – Integration mellem SharePoint og ESDH SU-styrelsen - SU.dk SharePoint internet Københavns Universitet – SharePoint portalløsning til 60.000 brugere Region Sjælland – SharePoint intranet og internet Guldborgsund Kommune ESDH og kobling til portal Kirkeministeriet ESDH og kobling portal

Visioner for nyt intranet – og hvorfor vælge MOSS? Ringsted Kommune Visioner for nyt intranet – og hvorfor vælge MOSS?

Ringsted Kommune Indbyggere: 32.092 (2008) Areal: 295,48 km² 62 % af borgerne bor i en Ringsted by 38 % af borgerne bor i landområderne Areal: 295,48 km² Medarbejdere: ca. 3300 Heraf 1700 pc brugere Kommunens IT-infrastruktur er baseret er baseret på Microsoft

Eksisterende intranet

Visionen for nyt intranet Kommunen skal levere bedst mulig service til borgere, brugere, virksomheder og egne ansatte Organisationen skal hænge og arbejde bedre sammen Medarbejderportal som samlet indgang til arbejdsdagen for den enkelte medarbejder Medarbejderportal skal have en aktiv integration til kommunens ESDH-system Alle medarbejdere skal have adgang til intranettet intranettet er forum for intern kommunikation Der er adgang til relevante digitale værktøjer Der kan forenkles og effektiveres arbejdsprocesser Der bliver bedre mulighed for at arbejde på tværs af organisation og geografi

Den strategisk dimension Videndeling Værktøjskasse for alle ansatte HR-portal, Rolleportaler, Situationsportaler Integration til fagsystemer Ledelsesinformation Kommunikation Intranet som forum for intern kommunikation Målrettede og relevante nyheder Det strategiske potentiale Samarbejde Projektrum Porteføljestyring Forum og møderum for politikere, direktion, ledere og forskellige medarbejdergrupper

Proces Ringsted valgte et åbent udbud baseret på dialogrunder med leverandører Forskellige teknologier blev gennemgået Valgte tidligt at basere sin fremtidige platform på MOSS Udvalgte den leverandør som fremadrettet kunne medvirke til den strategiske udvikling af den digitale arbejdsplads og forankre intranettet som den enkelte medarbejders ”digitale skrivebord”

Det digitale roadmap

Hvorfor MOSS? Vurdering: Den bedste platform for Ringsted Kommunes samlede fremtidige digitalisering – mulighed for at udvikle arbejdsstedet fremover. MOSS god til integrationer til ESDH, øvrige Microsoft-produkter, fagsystemer mv. MOSS Microsoft-produkt – kendt udseende – (forhåbentlig) genkendelse og nemt at arbejde med for almindelige brugere MOSS giver mulighed for god balance mellem egen udvikling og færdig pakke Forventning om vækst i MOSS-kunder også i kommunerne – dermed flere der efterlyser løsninger, integrationer og kan være fælles om udvikling Ringsted Kommune ser det nye intranet som et udviklingsprojekt over flere år – MOSS redskab klar til udvikling over længere tid.

Hvorfor MOSS? Udvikle en attraktiv digital arbejdsplads for de fleste af kommunens medarbejdere MOSS som det nye skrivebord Udvikle nemme arbejdsprocesser i hverdagen: jobannoncer, pressemeddelelser, mødebooking, booking af forplejning og biler med meget, meget mere Vi er ikke interesserede i at bruge en masse udviklingskroner på smart design, runde hjørner mv. – vi vil bruge udviklingskroner på bedre arbejdsprocesser, god kommunikation og bedre videndeling Vi er meget interesserede i udviklingssamarbejder med andre kommuner, så vi kan genbruge best practices Kontakt, Ringsted Kommune: Projektleder Mads Stougård Kristiansen, mstk@ringsted.dk – 57 62 60 21.

Ny Ringsted portal baseret på MOSS – et overblik Arbejdsgange Arkiv Informationsarkitektur Applikation Præsentation Forvaltningsarkiv Portal Systemklient MS Office MOSS ESDH Fagsystem Facetplan, arkivstruktur, sikkerhedsmodel og roller A B C D E

Faseinddeling Fase 1 – Afklaring og planlægning Start 1/10 Design Struktur Grundlæggende IA (principper) Integrationer (AD, ESDH) Definition og prioritering af indholdsområder Fase 2 – Lancering af Infoportal Marts 2009 Udarbejdelse af design Nyhedskoncept Kompetenceprofiler Faceteret søgning Blanketter Vejledninger Afdelingssites Mit websted Fuld standardfunktionalitet Fase 3 – Lancering af værktøjsportal Juni 2009 Fuld integration til Acadre ESDH Sagslister Integretet søgning Sag som site Workflow på vitale administrative processer Bookingløsninger Lederportal HR portal

Principper i løsningsmodel for Ringsted Kommune Intranet Så meget standard som overhovedet muligt En generisk og åben løsning som kan anvende standard integrationsmetodikker Portalen skal have et let og overskuelig brugergrænseflade Brugerorienteret - Medarbejderen skal kunne spejle i portalen Nyheder fra hele organisation Nyheder fra min afdeling Min side/fællesskaber/værktøjer Det skal være let og enkelt at finde indhold, arbejde med indhold og distribuere indhold på portalen ”Fokus på værktøjer frem for farver”

Løsningsdesign baseret på tilpasset SharePoint

Løsningsdesign baseret på ren standard SharePoint

Specialfunktionalitet på forsiden

Nyhedskoncept – bred informationsdækning Nyheder - kontrolleret frigivelse af information til en bred gruppe af modtagerekontrolleret frigivelse af information til en bred gruppe af modtagere Pressemeddelelser Stillingsannoncer Medienyt Kampagner Kurser & Uddannelser Beskeder - kortere og mindre forpligtende end nyheder, typisk rettet mod en bestemt målgruppe eller situation Driftsbeskeder Afdelingsbeskeder Viste du at… Det sker i huset Personalenyt

Forskellig håndtering af nyhedsformidling

Nyhedsvisning

Former for distribution af beskeder

Principper i nyhedsformidlingen Beskeder og nyheder er distribueret og publiceres på baggrund af: Målrettes via målgrupper, fx: Afdelinger Funktion/rolle Geografisk placering Redaktører bestemmer i hvilke miljøer publiceres Afdelingsnyheder bestemmes alene på brugerens AD-profil Generelle views Udbredt brug af standard brug af standard web parts Speciel views Content Querry Web Parts + Custom Code (særlig solution) fx afdelingsnyheder

Traen informationssystemer – – Kickoff september 2008 Søgning Portalen anvender standard SharePoint Search – Altid tilgængelig i portalen Som noget særligt bliver søgningen tilføjet facetter til hurtig og intuitiv filtrering af indhold Søgning på tværs af databaser Fuld sikkerhedsstyring på ESDH data – en bruger har kun adgang til den ESDH data de har rettighed til at se Traen informationssystemer – – Kickoff september 2008

Søgning med brug af facetter

Oversigt over brugerprofiler Kilde Type Udvidet Bruger kan ændre Vises for: Navn AD Alle (låst) Titel Om Mig Profil Fritekst X Alle (valgfri) Billede Ansvarsområde Kompetencer Liste Tidligere projekter Interesser Skoler Fødselsdag Datofelt Mobiltelefon Fax Hjemmetelefon Afdeling Konto Arbejdstelefon Leder e-mail addresse Kontor Gade By Postnummer Firma Udelades af profilen Assistent Messenger Lokation Der oprettes en mapning mellem felter i Active Directory og profildatabasen i MOSS således at data fra AD automatisk kopieres til MOSS profil databasen 4 gange dagligt Som en del af standard løsningen kan foretages søgninger efter kompetencer foretages via de felter der er i Sharepoint Profil databasen Der tilføjes en Facet søgning, hvorved det er det muligt at indsnævre søgninger på personer baseret på facetten Titel og Afdeling.

Personsøgning i portalen

Værktøjer Værktøjer skal være et af portalens centrale omdrejningspunkter Første version af portalen indeholder: Alle kommunens blanketter Alle kommunens vejledninger Alle kommunens politikker, håndbøger og strategier Afdelingsbestemte værktøjssider Samarbejdsfora Content Type baserede skabeloner Quick Launch og kalender integration Næste release vil have fokus på: Tæt integration til kommunens forvaltningssystem baseret på standard integration til ESDH Automatiserede workflows til journalisering

Brug af content types med direkte relation til Acadre ESDH

Dokument med standardprompt af metadata

Journalisering på sag

Journalisering direkte fra portalen til Acadre ESDH

Dokumentet kan overføres direkte til sagen i Acadre ESDH

Arbejdsgang - jobannonce Skabelon / fil hentes via portal - ”systemer” (skabeloncenter) Hjælp Hjælpefunktion til hele arbejds-gangen Muligt at sende annonce til kommentar/godkendel- se hos kolleger / leder Skabelon udfyldes Når skabelonen hentes, skal den automatisk starte en ”usynlig” journalisering i Acadre som en rekrutteringssag med koden 81…G01, ligesom bestemte felter fra skabelonen skal gemmes i Acadre (titel og dokumentoplysninger - se skabelon). Der skal kunne oprettes/vedhæftes bilag til annoncen. Annoncen skal kunne sendes til evt. godkendelse, sendes til Dagbladet for opsætning, direkte til hjemmeside via BS, til BS til brug for notits i aviser samt til Jobcenter til brug for jobannoncer på jobnet.dk. Det skal også være muligt at hente annoncen via portal (mine opgaver) indtil den er SENDT. Annonce gemmes løbende under mine opgaver indtil den er SENDT! Når annoncen er OK ”SEND” (automatisk journalisering i Acadre med alle oplysninger) Annonce skal kunne ses i preview /udskrives med alle info inden SEND Sendes til portal – internt opslag Annonce sendes til Dagbladet incl. informationer Annonce godkendes / publiceres via BS til hjemmeside Advis sendes BS til brug for notits Annonce sendes til Jobcenter til brug for jobcenter.dk Sendes direkte til portal – ledige jobs. Alle ledige jobs skal kunne ses her – dvs de eksterne skal også kunne ses her Forsendelse sker via mail. Der indsættes automatisk emnefelt: fx jobannonce, felterne fra skabelonen med annonceringssteder, tidspunkt for annoncering, eannummer og kontaktperson. Annoncen publi-ceres i html direkte til hjemmesiden under job. Automatisk opdate-ring af indholdsfor-tegnelse med angivelse af dato, stilling, udløb og link til jobannoncen og evt. bilag Til BS sendes advis med oplysning om jobannonce – fx Dagmarskolen søger lærer med angivelse af ansøgningsfrist alene til brug for annoncering som notits på de blå sider i Dagbladet og Lokalbladet Annoncen sendes til jobcentret til brug for jobcenter.dk – sendes i html - opfylde jobportalens krav, så den automatisk kan gå på jobportalen til brug for jobdatabase

SEND ”Gem” annonce (Udfyldes automatisk fra ??) (Udfyldes automatisk) Acadre-oplysninger: Sagsoplysninger: J.nr. 81.02.00 – G01 – Sagsnr. 08/22222 (automatisk) Lukket sag (udfyldes automatisk) Sagsansvarlig: (udfyldes automatisk fra login / kan ændres) Sagsenhed: (udfyldes automatisk fra login / kan ændres) Sagstitel: udfyldes automatisk med Rekruttering efterfulgt af overskrift fra annonce) Sagsindhold: Stillingsopslag (automatisk fast tekst) Dokumentoplysninger: Åbent dokument (udfyldes automatisk / kan ændres) Dokumenttitel: Udfyldes automatisk med Stillingsopslag efterfulgt af overskrift fra annonce Indholdsbeskrivelse: Udfyldes automatisk med stillingsopslag efterfulgt af overskrift fra annonce Annoncen annonceres altid: Hjemmesiden Blå sider som notits Jobcentret (advis automatisk) Herudover skal annoncen annonceres i: Liste med mulighed for afkrydsning i fagblade og aviser, som fx Djøf BUPL Det skal efterfølgende vises Ingeniøren hvilke medier der er valgt til brug for videreforsendelse til Dagbladet Arkitekten Dagbladet Man skal kunne skrive hvornår annoncen skal i medierne Lokalbladet - ekstra felt ud fra hvert medie Mulighed for at skrive selv, hvis ikke på liste Ean-nummer: Hentes fra liste. Hvis tom skriver man selv nummer (skal udfyldes - portal) Annoncen sendes evt. til godkendelse før afsendelse til Dagbladet m.m. (valgfri) – hos leder. Navn på modtager hentes/skrives med mulighed for at tilføje besked Når der trykkes på SEND – journaliseres annoncen i Acadre, sendes til Dagbladet via mail. Mailen udfyldes automatisk med emne (jobannonce), kontaktperson, ean-nummer samt oplysninger fra skabelon, hvor jobbet skal annonceres. Byrådssekretariat og Jobcenter modtager annoncen til videre behandling. Der skal være en fortryk-funktion. SEND INTERNT opslag. Ved afkrydsning - Annoncen skal KUN annonceres på medarbejderportalen. Hvis denne funktion anvendes – skal evt. kryds ovenfor deaktiveres med fejlmeddelelse til bruger. Annoncen ligger under mine opgaver, indtil den er SENDT. Annoncen skal kunne ses i preview /udskrives inden SEND aktiveres. Annoncen vedhæftes bilag fra Acadre Nyt bilag (fx virksomhedsplan til brug på hjemmeside) (fx ny skabelon med logo i word (job & personprofil – til hjemmeside)

Anvendelse af workflows til journalisering Anvendelse af formularløsning i infopath Formularen anvendes som skabelon for ensretning af opslag Ved send sker der automatisk: Sagsoprettelse i journalsystemet Journalisering af jobopslag i kommunens ESDH Udsendelse af jobopslag via valgte kanaler Mulighed for at tilknytte standard SharePoint review workflow

Udfyldelse af jobopslag i en formular Simpelt jobopslag Simpelt jobopslag

Arkitektur – Best Practice

Næste fase – komplet integration til Acadre ESDH

Principper for integration mellem ESDH og Portalen På tværs af geografisk spredning og arbejdsmæssige strukturer skabes der bred adgang til kommunens forvaltningsarkiv Sags og journal information en integreret del af portalens informationsgrundlag Brugeren har fuld mulighed for at journalisere direkte fra portalen og har adgang til sine arbejdslister fra sit sagssystem Den tværgående søgning vil være sømløst integreret med kommunens sags og dokumenter i forvaltnings-arkivet Mulighed for samarbejde på sager som projektrum Det digitale skrivebord i MOSS Traen informationssystemer – – Kickoff september 2008

Arbejdslister i portalen

Sager som projekt sites

Forvaltningsdokument i portalen

Integreret Acadre søgning

Opsummering Ringsted Kommune har lagt sin kommende løsning så tæt på standard MOSS som muligt Det er muligt at nå meget lagt baseret på standarder og best practice Fokus er lagt primært på værktøjer og på at gøre portalen til et personligt værktøj – Det digitale skrivebord Portalen bliver på sigt det samlende over overblik på kommunens informationshåndtering