Birgitte LauDEF workshop RUCs digitale arkiv

Birgitte LauDEF workshop DEF projektets vision ”at skabe de nødvendige fysiske rammer for at forskere og studerende kan deponere forskningsprodukter i et repository, som på professionel vis opbevarer og synliggør disse produkter” (DEF projektansøgning)

Birgitte LauDEF workshop DEF projektets formål •at etablere robuste lokale samarbejdsrelationer omkring digital opbevaring •at opbygge erfaring ved afprøvning af softwarepakker og standarder •at oparbejde implementeringsekspertise til brug for andre institutioner

Birgitte LauDEF workshop Toninger af DEF-projektets tre pilotprojekter •Statsbiblioteket implementerer DIVA baseret på dokumentskabeloner med fokus på komplekse workflows og langtidsbevaring •Rub implementerer DSpace med fokus på samarbejde med universitetets brugergrupper, og afprøvning af LDAP integration •DTV implementerer hybridmodel, hvor forskningsindberetning til DDF integreres med dokumentopbevaring i DSpace

Birgitte LauDEF workshop RUC projekt status (1) Bibliotekets hovedargumenter for at tage initiativet •behov for mere effektiv eksponering af universitetets forskningspublikationer •behov for støtte til nyt udgivelsesparadigme for forskningspublikationer •behov for langtidssikring af lokale digitale dokumenter •potentiel rationaliseringsgevinst for så vidt angår specialer og studenterrapporter

Birgitte LauDEF workshop RUC projekt status (2) Universitetets formelle vedtagelse af projektet •biblioteket fremlægger forslag (april 03) •universitetet nedsætter arbejdsgruppe til udarbejdelse af plan (maj 03) •arbejdsgruppe fremlægger plan (dec. 03) •universitetets budget- og forretningsudvalg vedtager planen (jan 04) •der nedsættes styregruppe for RUCs digitale arkiv •planen implementeres forår 04 (med planlagt åbning september 04)

Birgitte LauDEF workshop RUC projekt status (3) •Indholdsstruktur er på plads –Opdeling i institut-del og studenterrapport-del •Release af DSpace version 1.2 ventes i april, herefter tilretning og dokumentindlægning •Aftaler med studienævn og institutter er undervejs •Samarbejde med ”early adopter”-brugergrupper: –1 overbygningsstudienævn –1 institut •Bredt anlagt lokal PR aktivitet i forbindelse med åbning 1.9 •Forventet ”startkapital” på ca. 500 rapporter, 150 ph.d., 2 skriftserier

Birgitte LauDEF workshop RUCs digitale arkiv: indhold (1) Studenterrapporter, specialer og ph.d. afhandlinger •Frivillig selvaflevering af rapporter •Fra 1.9 indlemmes basisrapporter kun i elektronisk form •Overbygningsrapporter der ikke afleveres elektronisk vil kunne indlemmes i trykt form i en overgangsperiode •Ph.d afhandlinger indlemmes fortsat i såvel trykt som elektronisk form

Birgitte LauDEF workshop RUCs digitale arkiv: indhold (2) Institutternes materialer •Skriftserier •Undervisningsmaterialer •Individuelle forskeres publikationer Centraladministrationens dokumenter •Praktikrapporter •Aftagerundersøgelser •RUC-historisk arkiv

Birgitte LauDEF workshop workflow for RUC rapporter •Studerende inddaterer titel, forfatter, emneord, vejleder, fag, eksamenstermin •Studerende godkender copyright erklæring •Automatisk besked til bibliotekets rapportadministrator som –tilføjer evt. emneord –sikrer sig korrekt udfyldelse –checker at det afleverede svarer til det beskrevne –uploader rapporten •Automatisk besked til den studerende med permanent URL •Eksport af metadata til bibliotekets katalog med URL

Birgitte LauDEF workshop workflow for institutpublikationer •forskeren (eller en udpeget arkivadministrator) inddaterer titel, forfatter, emneord, abstract, etc. •copyright erklæring godkendes •automatisk besked til instituttets arkivansvarlige som berigtiger afleveringen til arkivet og uploader dokumentet (dette trin kan udelades) •automatisk besked til forskeren med permanent URL •eksport af metadata til bibliotekets katalog med URL

Birgitte LauDEF workshop Implementeringsvalg •Metadata: DC suppleret med add-on metadata felter til afhandlinger •Export af metadata: metadata eksporteres kollektionsvis til bibliotekskatalog •Dokumentformater: –pdf er foretrukket format, biblioteket forpligter sig til at (sam)arbejde omkring langtidsbevaring –arkivet kan benyttes i decentrale samlinger til andre formater (TEX, Word, TIFF) på eget ansvar •Copyright: forfattere bevarer copyright, giver ret til læsning og downloadning/print •Permanent URL: baseret på Handle

Birgitte LauDEF workshop Hvorfor DSpace? (1) •samarbejde med Google om fuldtekstsøgbarhed •adgang til bredt samarbejde om OAI høstning •faciliteter til bitbevaring •principiel beslutning om at videreudvikle DSpace’s faciliteter til digital bevaring efter OAIS modellen •håndtering af enheder bestående af mere end én fil •mulighed for bredt internationalt samarbejde om systemudvikling

Birgitte LauDEF workshop Hvorfor DSpace? (2) •fleksible workflows –mulighed for styring af forskellige workflows for forskellige brugergrupper og samlinger –håndtering af copyrighterklæringer –automatiske meddelelser til brugere om URL på deres deponerede dokumenter •kan sættes i drift af institution med begrænsede IT-ressourcer •adgang til enkeltsamlinger kan integreres i institutternes web sites

Birgitte LauDEF workshop

Birgitte LauDEF workshop Mangler ved DSpace •Metadatahåndtering er ikke fleksibel nok •Systemarkitektekturen skal gøres mere modulær af hensyn til snitflader til add- on’s •Flersprogethed er ikke muligt

Birgitte LauDEF workshop Rigtige problemer •Hvordan sikrer vi os den optimale sammenhæng mellem det digitale arkiv og de øvrige mange delsystemer der er opbygget på det enkelte universitet •Hvordan får vi bedre muligheder for at kræve digital deponering af akademiske produkter? •Hvordan kan vi overhovedet garantere langtidsbevaringen p.t.?