Velkommen 

Program Kl. 14.00-14.10: Velkomst ved Asger Kl. 14.10-14.55: Essex Park Randers Kl. 14.00-14.10: Velkomst ved Asger Kl. 14.10-14.55: Præsentation af nyhederne i Microsoft Dynamics C5 2010 ved Kl. 14.55-15.25: Præsentation af ToolPack ved René Vejsholt, Toolpack Solutions ApS Kl. 15.25-15.40: Pause med kaffe, te, vand og kage. Kl. 15.40-16.10: Præsentation af DigiFlow ved Henrik Overgaard Salg / partner, DIGISENSE Kl. 16.10-16.25: Eksempler fra den virkelige verden – gennemgang af kundecase ved Asger Kl. 16.25-17.00: Værdien af et abonnement ved Asger

Nyheder i Microsoft Dynamics® C5 2010

Forbedret dokumentstyring Ny hovedmenu Oversigtsfaner i arkiverne Print2PDF Forbedret Print2Office OIOUBL Projektkalkulation på arts- og sumartsniveau Sidepanel Simpel Balance Lønsedler via e-Boks Endnu engang formår Microsoft at levere en ny C5 version, med en masse nye spændende funktioner samt forbedringer til eksisterende funktioner. På de følgende sider vil jeg give en smagsprøve på disse funktioner og smarte features. Ny rykkerfunktionalitet Ordrefaser Eksport2Excel Slutfakturering i Projekt Simpel kassekladde Simpel Faktura

Ny hovedmenu som minder om menuen i MS Outlook Man kan vælge modulerne med Ctrl+1, 2, 3 osv. Den øvrige navigation rundt i den nye menu fungerer som i Træmenuen. Man kan stadig vælge de to andre menuer: Gittermenu og Træmenu. Med C5 2010 introduceres en ny hovedmenu, som mest af alt minder om menuen i Outlook. Man kan vælge modulerne med Ctrl+1, 2 osv. men også vha. de genvejskombinationer man kender fra træmenuen (Ctrl+Tab/Ctrl+Shift+Tab). BÅDE gittermenuen og træstruktur menuen findes dog stadig, og man vælger selv som bruger om man vil benytte den ene eller den anden. Dette gøres under Opsætning/System standard

Sidepanel Links til oftest anvendte funktioner i C5 Søgefelt hvori der kan søges i C5’s dokumentbibliotek i Windows Links til hjemmesider som kan være relevante for bogholdere og virksomhedsejere Der er nu mulighed for, at få vist et sidepanel i højre side af C5 skærmbilledet. I sidepanelet kan man vælge links til funktioner, links til hjemmesider samt søge på filer placeret i C5’s dokumentstyringsfolder i Windows (mappen DocMgmt i C5 data biblioteket). At klikke på linket Finanskladder svarer til manuelt at vælge Finans/Dagligt/Kassekladder. Sidepanelet kan genåbnes via Generelt/Dagligt/Sidepanelet såfremt der lukkes ved en fejl. Under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration/Applikation på fanen Opsætning kan der nederst fravælges at få vist sidepanelet. Hvis ikke sidepanelet vises er det sikkert den her angivne sti til de to filer default.html og links.html som ikke er korrekt.

Eksempel Her ses et eksempel på hvordan navigationsmenuen, sidepanelet og de enkelte skærmbilleder er placeret i forhold til hinanden.

Ny rapport: Simpel balance Indtast et datointerval, vælg om der skal udskrives sammenligningstal, og balancen er klar til print Nogle brugere synes, at det er besværligt at få udskrevet en balance fra C5. Der skal måske indtastes flere forskellige datointervaller osv. For at gøre dette nemmere introduceres en ny rapport i C5 ved navn Simpel balance. Her skal man kun indtaste ét datointerval, vælge ja/nej til om sammenligningstal fra forrige år ønskes udskrevet, og så har man en balance. Hurtigt og simpelt.

Simpel faktura Vælges under Debitor/Dagligt/Simpel faktura På tilsvarende vis er der også tilføjet en ny funktion som hedder Simpel faktura. Det overordnede formål med den simple faktura er, at gøre udarbejdelsen af fakturaer med få linjer og oplysninger så simpelt som muligt. Skærmbilledet til den simple faktura minder om den udskrevne faktura, hvilket gør udarbejdelsen af fakturaen mere overskueligt. Der vises altså ikke en masse unødvendige eller forvirrende felter. På den simple faktura kan der både faktureres med og uden varenumre ved at vælge enten B, V eller K i første kolonne. (B=blanke linjer/tekst linjer, V = varelinjer, K = linjer med finanskonto). NB! Når der faktureres via Simpel faktura, er der visse begrænsninger. Der kan f.eks. ikke benyttes linjenotater, der kan ikke faktureres styk- og samlelister, og der kan maksimalt indtastes 12 fakturalinjer samt 6 linjer i Notat-feltet. Ønsker man at undgå disse begrænsninger henvises til den almindelige fakturering. NB! Den simple faktura benytter som standard et andet fakturalayout end de ”normale” fakturaer.

Eksport2Excel eller Ctrl+J Data fra C5 kan nu hurtigt og nemt eksporteres til Excel eller Ctrl+J I nogle skærmbilleder er der tilføjet et lille excel ikon og så snart ikonet vælges eksporteres oplysningerne til Excel. I de skærmbilleder, hvor det lille Excel ikon ikke vises kan en tilsvarende eksport foretages med Ctrl+J. Det er altid det aktive skærmbilledes datakartotek der eksporteres til Excel når der tastes Ctrl+J.

Ny rykkerfunktionalitet Rykkerproceduren foretages under Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbreve eller under knappen Udskriv/Rykkerbreve i Debitorkartoteket. Knappen opdatér rykkerkoder tildeler rykkerkoder til forfaldne poster (det som tidligere blev foretaget via efterberegning af debitorsaldi) Dan rykkerliste danner herefter selve oversigten over hvilke kunder, som skal rykkes, og hvilke poster på hver kunde, som skal rykkes for. Man har vha. Valg alle, Fravælg alle og vha. kolonnerne V mulighed for manuelt at vælge/fravælge hvilke kunder og hvilke poster der skal rykkes. Der kan udskrives rykkere pr. debitor, pr. valuta, pr. rykkerkode eller pr. debitor, pr. valuta. Dvs. Samlerykkere, så der kun udskrives én rykker pr. Debitor.

Oplysninger om seneste bevægelser I Debitor-, Kreditor-, og Lagerkartotekerne er der tilføjet nye felter, hvori oplysninger om seneste bevægelser vises. Dermed har man f.eks. hurtigt et overblik over de seneste bevægelser på en kunde, man har i telefonen. Disse informationer kan også benyttes som afgrænsning på forskellige udskrifter. Hvis man f.eks. ønsker en telefonliste over de kunder, som ikke har handlet med os det sidste kvartal, kan man afgrænse på sidste fakturadato, således at kun de kunder med en fakturadato frem til f.eks. 30/9 2009 udskrives. Så kan man jo ringe ud til kunderne og spørge om de ikke snart mangler nye varer, om de har været utilfredse eller tilfredse sidst de købte noget....eller lignende.

Forbedring af dokumentstyring og Print2Office Alle udskrifter i C5 kan nu printes til MS Word, MS Excel eller PDF Der kan bl.a. laves egne Word skabeloner til alle udskrifter i C5 Der kan printes til e-mail med vedhæftet PDF dokumenter Forbedringer i forbindelse med filnavne Mulighed for at åbne Word skabeloner direkte fra C5 Funktionen Dokumentstyring og det som også tidligere er kendt som Print2Office er forbedret, således at.... Dette vil jeg nu vise jer nogle eksempler på...

Print2Office Alle udskrifter fra C5 kan printes til MS Word, Excel eller PDF Udskrivningen af udskrifter fra C5 til Word, Excel eller PDF gøres som normalt, blot vælges én af brugerprinterne MS Word, MS Excel, MS Word PDF eller MS Excel PDF. Det vil sige at du vælger og afgrænser udskriften på samme måde som du plejer, men når du skal vælge om udskriften skal udskrives til skærm, printer osv. vælger du de nævnte brugerprintere. (NB! For at kunne udskrive til PDF kræves en add in til Office 2007, der kan downloades gratis).

Eksempel på udskrivning til PDF Alle udskrifter kan som sagt udskrives til PDF. Hvis man f.eks. ønsker at udskrive et kontoudtog til PDF, vælges kontoudtoges som normalt og når man skal være udskriftssted og printer vælges f.eks. Skærm og brugerprinteren MS Word PDF. Vælges det at skrive til printer og brugerprinteren MS Word PDF gemmes dokumentet i en pdf-fil men udskrives samtidig til standard Windows printeren.

Eksempel på udskrivning til e-mail med PDF Hvis man ønsker at udskrive f.eks. Fakturaer via email, hvor fakturaerne vedhæftes som pdf – gøres følgende. Lav fakturaen på normal vis. Vælg at udskrive fakturaen til E-mail med brugerprinteren MS Word PDF eller MS Excel PDF. Hvis udskriften som udskrives fra C5 til email indeholder informationer om en mailadresse, kan denne information automatisk overføres fra C5 til emailen, således at mailen faktisk kan afsendes automatisk. Ligesom der kan indsættes en standard tekst til emailen. Mailadressen kan overføres automatisk fra C5 til e-mailen Der kan indsættes en automatisk mailtekst

Wordskabeloner Ved Print2Office benyttes forskellige word skabeloner. Under Generelt/Kartotek/Dokumentstyring/Dokumenttyper ses oversigten over dokumenttyperne i C5. Her er der tilføjet en ny knap ved navn skabeloner. Her oplyses hvilke skabeloner som ønskes benyttet afhængig af sproget på f.eks. Kunden og fra dette billede, kan de enkelte skabeloner åbnes via knappen Ret. Man kan f.eks. Indsætte logo, ændre skrifttyper, slette bogmærker man ikke ønsker benyttet eller tilføje ny bogmærker til skabelonen, hvortil man ønsker at C5 skal overføre ekstra information. Såfremt man ønsker at udskrive rapporter vha. specielle word skabeloner, kan det anbefales at læse dokumentet ”Factsheet om Dokumentstyring og Print2Office”, der fortæller mere om opsætning og brugen heraf. Dette dokument kan findes i C5 2010 data biblioteket i undermappen Documentation.

Eksempel på tilrettet Word skabelon

Print2Office - Søgning efter filerne Søgning via sidepanelet Søgning via Ctrl+S i kartotekerne Ctrl+S Når de forskellige udskrifter udskrives til f.eks. MS Word, Excel og PDF og i den forbindelse gemmes, placeres dokumenterne i undermapper til C5 2010 databiblioteket. Udskrives en faktura fra DMO-regnskabet i C5 til MS Word PDF, vil denne fil kunne findes i undermappen DMO og undermappen FAKTURA. Men for at gøre det nemmere at finde disse dokumenter, er der i C5 2010 tilføjet flere muligheder for at søge efter disse dokumenter. Der kan søges efter dokumenterne via søgeboksen midt på sidepanelet som blev nævnt på et af de første slides. Der kan også søges med Ctrl+S i kartotekerne. Hvis man f.eks. vælger en kunde i debitorkartoteket og taster Ctrl+S, åbnes mappen DocMgmt i C5 biblioteket automatisk og viser de filer der har relation til den aktuelle kunde. I dette tilfælde 3 fakturaer. På den måde kan man nemt genfinde disse fakturaer, højreklikke på filerne og vælge Udskriv såfremt man ønsker at genudskrive fakturaen. Man kan også videresende dem via mail på den måde (dvs. højreklikke på filen og sige Send til/Postmodtager.

OIOUBL Grundet nye krav fra offentlige myndigheder omkring fremsendelse af dokumenter i elektronisk form, introduceres nu muligheden for at benytte OIOUBL i C5. OIOUBL er efterfølgeren til OIOXML, og benyttes primært af virksomheder, som handler med det offentlige. Der er dog ingen hindring for, at private virksomheder også kan vælge at udveksle informationer til hinanden via OIOUBL. OIOUBL kan beskrives som et filformat der indeholder bestemte oplysninger i en bestemt rækkefølge m.m. Oplysningerne kan f.eks. være fakturaoplysninger vedrørende en faktura til en offentlig kunde. C5 2010 understøtter muligheden for at afsende filer med fakturaer, kreditnotaer og rykkere i OIOUBL format. (For øvrig dokumentation henvises til factsheetet dk_MicrosoftDynamicsC5_2010_Factsheet om OIOUBL).

Flere EAN numre pr. debitor Der kan nu angives flere EAN numre pr. debitor i adressekartoteket Samtidig med introduktionen af OIOUBL introduceres også muligheden for at kunne angive flere EAN-numre pr. debitor. Disse oplyses i adressekartoteket på kunden, som kan vælges under knappen Opsætning/Adresser

Søg efter debitor via EAN nummer Ctrl+E Der er ligeledes tilføjet en ny genvej (Ctrl+E), som kan benyttes til søgning efter en bestemt debitor ud fra et EAN-nummer. Man åbner blot debitorkartoteket og taster Ctrl+E for at indtaste EAN nummeret. Herefter hopper C5 automatisk til den kunde, som har det pågældende EAN nummer.

Ordre- og Indkøbsfaser Mulighed for afgrænsning på disse faser på forskellige udskrifter. Mulighed for at fravælge ordre, indkøb og projekter med bestemte faser i forbindelse med behovsberegning. Ved masseopdatering af følgesedler og fakturaer medtages KUN aktive ordrer, indkøb og projekter. I Ordre-, Indkøbs og Projektkartotekerne er der tilføjet et felt til valg af ordre, indkøb og projekternes fase. Hvis en ordre f.eks. er oprettet for at kunne udfærdige et tilbud til kunden, men kunden endnu ikke har accepteret tilbuddet, kan ordren have fasen Tilbud. Når der udskrives forskellige udskrifter kan det vælges/fravælges at medtage disse ordre med fasen Tilbud. Når så kunden accepterer tilbuddet, kan man ændre fasen til Aktiv således at man ved at ordren er én som arbejdes på. (dvs. en igangværende ordre). Når ordren er færdigleveret (og evt. ikke ønskes slettet fra ordrekartoteket) kan fasen ændres til Afsluttet. NB! Ved hjælp af nogle nye ordre, indkøbs- og projektparametre bestemmes hvilken fase der som default ønskes benytte når der oprettes henholdsvis nye ordre, indkøb og projekter.

Ny genvej til ændring af beholdningsstatus Alt+S Beholdningsstatus er den information som på ordrer, indkøb og projekter bestemmer, hvorvidt linjerne på ordren, indkøbet eller projektet skal afspejles på lageret som f.eks. reserveret eller bestilt. Alle jer, der bruger ordre, indkøbs eller projektmodulerne, kender sikker til det at man glemmer at sætte den korrekte beholdningsstatus på en ordre, et indkøb eller et projekt. For at ændre beholdningsstatussen skulle man før ned under f.eks. Ordre/Peridisk/Ændre status for at rette dette. Nu kan man blot taste Alt+S direkte på ordren, indkøbet eller projektet for derved at få mulighed for at ændre beholdningsstatus’en. (NB! Ikke på fanerne oversigt, men f.eks. på fanen Generelt).

Projektmodulet Vælge sletning af tilbudslinjer ved ændring af fase til Aktiv Ny udskrift til visning af indkøbslinjer vedrørende projektet Forbedring af funktionen Kopier projektpost Opdatering af budget på baggrund af tilbudslinjer Budgettering/kalkulation på både arts- og sumartsniveau Slutfakturering med både almindelige og aconto linjer Projektmodulet er ét af de moduler, som virkelig har været prioriteret højt i forbindelse med C5 2010. Det betyder, at det nu er muligt at foretage..... Vælge sletning af tilbudslinjer ved ændring af fase til Aktiv (såfremt dette ønskes!) Ny rapport til visning af indkøbslinjer vedrørende projektet (viser hvis der f.eks. er indkøb, som endnu ikke er købsfaktureret, så man ikke kommer til at fakturere kunden på projektet før alle indkøb er bogført til projektet). Forbedring af funktionen Kopier projektpost (nu mulighed for ved metoden ’Linjer’ at vælge om leveringsdatoen eller bogføringsdatoen ønskes benyttet). Opdatering af budget/forkalkulation på baggrund af tilbudslinjer Budgettering/kalkulation på både arts- og sumartsniveau Slutfakturering med både almindelige og aconto linjer (Før var man f.eks. nødt til at lave to slutfakturaer De sidste tre punkter vil jeg gerne lige vise jer nogle eksempler på....

Eksempel på forkalkulation på et projekt Hvis der i forbindelse med et nyt projekt udarbejdes et tilbud til kunden, kan disse tilbudslinjer automatisk overføres som forkalkulation (budget) på projektet. Ved indtastning af projektlinjerne til brug ved udskrivning af tilbuddet vælges relevante arter på de forskellige linjer, således at man f.eks. har en opsplitning af, hvor mange timer man forventer at bruge til projektet og hvor mange materialer m.m. man forventer at bruge til projektet. Forkalkulationen kan opdateres vha. knappen Opdater kostbudget

budget på sumarts niveau Øverst ses budget på sumarts niveau Nederst ses budget på artsniveau På fanen Budget i Projektkartoteket (det der tidligere hed sumarter) kan man herefter se/ændre budgettet på projektet og her kan man så løbende følge med i, om man f.eks. Bruger flere timer eller materialer end forventet på projektet. Hvis man ændrer projektets fase fra Oprettet eller Tilbud til Aktiv, spørger C5 om man ønsker at opdatere kostbudgettet og om man evt. ønsker at tilbudslinjerne skal slettes. Dette kan f.eks. være ønskeligt, såfremt projektet skal faktureres efter forbrugt tid og materialer og ikke ud fra tilbuddet.

Slutfakturering af projekter Der kan nu vælges to nye typer ved fakturering af projekter Når der faktureres i projektmodulet kan der nu vælges to nye typer; Aconto+driftsfør+normal samt Slutfaktura. Dermed er det nu muligt at lave en slutfaktura efter regning, men fratrukket eventuelt tidligere opkrævede acontobeløb.

Andre nyheder og forbedringer Simpel/avanceret kassekladde Ændringer til listesystem og Intrastat pga. nye krav Flere skærmbilleder er redesignet for at øge brugervenlighed Forbedringer ved visning af grafer i C5 Funktionen ’Vælg dato’ forbedret Oversigtsfaneblade tilføjet i Ordre- , Indkøbs- og Projektarkiverne Lønsedler kan afsendes via e-Boks og meget mere.... Ud over de viste nyheder er der også foretaget mange forbedringer, hvor disse bl.a. kan nævnes.... For en komplet gennemgang af nyheder og forbedringer henvises til nyhedsbrevet til C5 2010.

Spørgsmål ?