HK/Samdata 22. august 2013 Janus Boye Introduktion til CMS HK/Samdata 22. august 2013 Janus Boye

2 timer med introduktion til CMS Hvad er det? Hvorfor nyt cms Før du går i gang Processen Når du har valgt Typiske faldgruber Myter og halve sandheder

CMS? Kender du historien om et CMS-system ingen kunne lide?

editing, revision tracking, workflow, versioning What do you get? Acquisition Management Categorization Composition Delivery automatic/ manual categorization web Internet, Intranet, Extranet medias SMS, WAP, 3G, PDA browser text, images, video email word processors Word, Notes object management editing, revision tracking, workflow, versioning creating the user experience print PDF, Quark XPress feed Reuter, AFP, AP, RSS syndication web feeds (RSS) enterprise systems ERP, CRM, legacy, Quark Xpress search Grey zone between CMS and portal email alerts, newsletters taxonomy import tool importing existing sites ? CMS Portal software

Things are changing fast at the moment Things are changing fast at the moment. There’s a lot of confusion, new names and desires to make things differently

Hvorfor et nyt system?

Før du går i gang Der er en hel masse overvejelser og beslutninger som er gode at tage før du går i gang med selve processen med at vælge det nye system

Få organisationen med Hvem skal være med i processen, er der styr på budgettet, kræves der forandringsledelse/kommunikation? Forventningsafstemmning Styregruppe? Medlemmer af projektet Projektleder – drifter eller kun på projektet?

Få truffet beslutningerne Inden du går i gang at beskrive det nye system og kravene til det er der fem spørgmål det er godt at tage stilling til Hvad er budgettet Skal det være open source Skal systemet bruges til en eller flere kanaler Vil vi af med en gamle leverandør Skal vi køre processen alene eller have ekstern hjælp

Projektplan Mål Risikoanalyse Interessentanalyse Tid Økonomi og ressourcer Kommunikationsplan … Definér et overstående mål for projektet. Tilføj gerne delmål, men delmålene skal være underordnet målet og bidrage til målet Tag action på de mest indlysende og sørg for at styregruppen inddrages S 4 og 5 + Leverancer Projekttrekanten Projektejer leverer ressourcer og projektgruppen leverer leverancer og holder tiden. - Hvad skal kommunikeres, hvornår, til hvem og hvad er formålet og den ønskede effekt.

Interessentanalyse Interessenterne afgør om projektet bliver en fiasko eller ej Laves af projektgruppen Fire trin Hvem? Hvem er vigtigst? Hvad ønsker de? Hvad gør vi?

Processen Stop evt. her og få dem til at diskutere egne erfaringer Hvad skal der til for at gøre et projekt som nyt cms til noget der handler om huller i væggen – ikke boremaskiner?

Lær af andre Afsøg dine muligheder – aktiver dit netværk, tal med naboen….

Scenarier og personas Scenarier fortæller i alm. Sprog, hvad brugene skal kunne på hjemmesiden/i systemet Brug brugerundersøgelser og krav til at skrive scenarier

Udbudsmaterialet Hvem er vi (baggrund) Hvad er projektmålet Hvad forventer vi af processen – samarbejdet Projektmodel Hvem er I? – og hvilket team stiller I med? Scenarier Evalueringskriterier Less is more! Hvem er vi (baggrund) Hvad er projektmålet Hvad forventer vi af processen – samarbejdet Projektmodel Hvem er I? – og hvilket team stiller I med? Scenarier Evalueringskriterier

Læsning af tilbud Udarbejd en læsevejledning Sørg for at der er tid nok Et evalueringsskema - excel er fint Få alle med på at bruge skemaet

Tilbudspræsentationer Demonstration af system, leverandør og løsning af scenarie Mulighed for teste kemi Husk et evalueringskema til dem, der deltager i præsentationen

Valg af leverandør I skal ikke kun vælge system, men også leverandør,, leverandørs projektleder, supportaftale etc. Kemien og kvaliteten er afgørende Citat fra Twitter af Benjamin Enzenberg, Fødevareministeriet på J. Boye Aarhus 11 konferencen

CMS i DK Composite Drupal Dynamicweb EPiServer Microsoft SharePoint Plone Sitecore Synkron Via Typo3 Umbraco … CMS i DK

”The nice thing about standards is that there are so many of them to choose from” Andrew Stuart "Andy" Tanenbaum (sometimes referred to by the handle ast) (born March 16, 1944) is a professor of computer science at the Vrije Universiteit, Amsterdam in the Netherlands. He is best known as the author of MINIX (1987), a free Unix-like operating system for teaching purposes, and for his computer science textbooks, Andrew S. Tanenbaum

Open source? Open source betyder mange ting, men ikke gratis! Der er flere gode modne open source produkter på det danske marked Får styr på samarbejdsformen Hvad er dine forventninger? Hvad er leverandørens Aftal hvem der kommunikerer – og hvem der må træffe beslutninger om forandringer i projektet (gælder særligt, hvis du ikke selv er den tekniske) Læs kontrakten grundigt sammenlign evt. med tilbud – så undgår du overraskelser

Open source fordele Dedikerede CMS løsninger Mange gratis moduler og hjælp at hente i community Større uafhængighed af leverandør Ingen licens = flere penge til implementering Mulighed for at engagere sig i community

Open source ulemper Stadig ikke helt mainstream Relativt få erfarne partnere Ingen support direkte hos leverandøren (Umbraco undtaget) Kræver ofte egne udviklere – eller et udviklingsbudget Moduler er af varierende kvalitet Enten godt til hjemmeside eller til intranet, men sjældent begge dele

Kommercielt CMS Meget udbredt blandt i DK Mange erfarne partnere at vælge mellem Man betaler en opstartslicens for systemet + en årlig afgift (typisk 10-20% af opstartsudgiften) System købes via softwareleverandør – men ofte begrænset support her fra SHAREPOINT LOGO??

Fordele kommercielt cms Dedikerede CMS løsninger Meget udbredt i det offentlige Mange partnere at vælge mellem

Ulemper kommercielt CMS Afhængig af leverandørs roadmap og stabilitet Høje opstartsomkostninger pga. licens Ikke særligt velegnet til intranet

Implementeringspartnere

Når du har valgt Får styr på samarbejdsformen Hvad er dine forventninger? Hvad er leverandørens Aftal hvem der kommunikerer – og hvem der må træffe beslutninger om forandringer i projektet (gælder særligt, hvis du ikke selv er den tekniske) Læs kontrakten grundigt sammenlign evt. med tilbud – så undgår du overraskelser

Processen fra start til slut

Typiske faldgruber Manglende interne ressourcer Dårlig projektetablering Urealistisk tidsplan og interne forventninger Manglende ledelsesopbakning Projektleder uden magt eller erfaring Ingen effektiv governance-struktur Uenighed om målet med projektet Skjulte dagsordener Misforståelser ml. leverandør og kunde Manglende kvalifikationer hos leverandør

Myter og halve sandheder Open Source er gratis Teknikken er vigtigst Det er et IT-projekt Det perfekte projekt er muligt Prisen er helt sikkert over udbudsgrænsen Vi kan sagtens køre projektet sideløbende med alm. drift

Spørgsmål Janus Boye jb@jboye.dk 30 27 08 90 www.jboye.dk