Muligheder for avanceret modtagelse i Digital Post for virksomheder (postkasser – viderestilling - metadata).

Kommuner er store virksomheder! Hedensted Kommune

Sådan modtages Digital Post Virksomhedspost: Virk.dk indbakke. Posten kan åbnes og læses direkte i Virk.dk grænsefladen eller videresendes med USIKKER e-mail. Evt. med videreforsendelse til sikker e-mail adresse i myndigheden. Posten modtages i eget e-mail system og kan enten læses direkte i den postkasse der modtager mailen eller videredistribueres internt.

Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk Det er muligt at få videresendt post fra Digital Post på Virk.dk enten ved hjælp af: REST-snitfladen Sikker e-mail videreforsendelse Som hovedregel vil det nok for kommuner, regioner og visse statslige myndigheder være mest effektivt at få indholdet fra den digitale postkasse hentet ned i egne systemer: Dels er udfordringen om beskyttelse af fortrolige personfølsomme data løst på den måde Dels vil man kunne benytte den eksisterende kommunikationsinfrastruktur og bemanding

Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk Dernæst vælges ”Opret videresendelse” under punktet ”Videresendelse af posten til en sikker e-mail-adresse”.

Videreforsendelse af https://www.nets-danid.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/information_om_nemid/sikker_e-mail/soeg_certifikat/

Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk Når certifikatet er uploadet, skal skærmbilledet se sådan ud

Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk Der bliver nu fremsendt en e-mail til den angivne sikre e-mail-adresse med et bekræftelseslink. Når myndigheden har bekræftet tilslutning via linket, bliver al post herefter automatisk videresendt som sikker e-mail.

Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk BEMÆRK! Bekræftelsesmailen fremsendes i øjeblikket som en ukrypteret mail til den sikre e-mail-adresse. I Logivas løsning SignFlow er systemet sat op til kun at modtage sikre e-mails, og mailen med bekræftelseslink vil derfor blive afvist. Logiva vil dog kunne hjælpe med at finde den afviste mail. Tietos løsning SEPO burde ikke afvise mailen, da dette system håndterer alle typer mail. Det vides ikke hvordan Triforks løsning SecureBusinessMail og Comendos løsning SikkerMail håndterer en sådan mail.

Sådan ser en videresende meddelelse ud: Ud over dette kommer to metadatafil til: DKAL-metadatafilen og Attention-metadatafilen (hvis det afsendende system medsender en sådan)

Attention- og Sagdokumentformat Det er nyt for mange myndigheder at anvende CVR- og P-numre i den generelle sagsbehandling, og det giver selvsagt en række udfordringer Både de Fjernprintssystemer og de systemer til håndtering af sikker e-mail der findes kan allerede i dag håndtere CVR-numre, så teknisk set vil man kunne sende digital post til alle virksomheder ved brug af disse systemer Udfordringen er imidlertid at større virksomheder har behov for at kunne modtage den digitale post på et lavere niveau end CVR Det er her Attention- og Sagdokumentformat kommer ind i billedet

Meddelelse Dokumenter Kanaldata Attentionformat Sagdokumentformat Meddelelsestekst Hoveddokument Vedlagte filer Kanaldata Afsendelsesdato Adsender Modtager Emne/Titel Digital post: Materiale Returpostkasse FESDmetadata Attentionformat Angivelse af attentionsoplysninger Sagdokumentformat Metadata jf. sag- og dokumentstandarderne

Attentionformatet Formatet er designet primært til input-håndtering i den modtagende organisation. Dvs. oplysninger den afsendende organisation angiver for at ”pege ned i” den modtagende organisation. Formatet vil blive læst af digital post-løsningen og kan bruges til at opsætte arkiveringsregler. Formatet kan indeholde attentionsoplysninger om P-nummer Organisatorisk enhed Klassifikation (FORM, KLE m.v.) E-mailadresse Personnavn + hvad myndigheden måtte vælge at sende med

Sagdokumentformat Formatet er designet til at indeholde metadata jf. sag- og dokumentstandarderne. Formatet er primært designet til at overføre metadata, der kan bruges ved oprettelse af sager og dokumenter i den modtagende organisation, samt til fælles reference. Formatet indeholder en beskrivelse af de dokumenter, der er knyttet til meddelelsen. Dokumentbeskrivelse Sagsreferencer Referencer til de genstande, sagen og dokumentet vedrører Mulighed for at udvide formatet til beskrivelse af andre objekter ifølge sag- og dokumentstandarderne. Genstande..

Regler - sortering på baggrund af meddelelsesformat – input management til 3. parts system p-nummer Person enhed Mailadresse … Meddelelsesformat Kan – Kan princip Afsendende myndighed kan vælge at vedhæfte meddelelsesformat Modtagende virksomhed kan vælge at benytte meddelelsesformat ift. input management Virksomhed Myndighed Input management til 3. partssystem P-nummer vises også i webgrænsefladen P-nummer til ESDH Person til CMS Mailadresse til mailsystem

Avanceret sortering - light Det er muligt at benytte de sorteringsfunktioner der findes i Outlook til at sortere visse standardmails. Indkaldelse til periodisk syn Ejendomsskattebillet VUC + …. KBH f.eks. Har gjort dette

Sortering af virksomheds henvendelser Opsplitning af kontakt hierarkier i et borgerrettet og et virksomhedsrettet gør det lettere for myndigheder at route meddelelser fra virksomheder det rigtige sted hen.

Avanceret sortering - udfordring Det er fint at vi kan sende metadata med men hvad skal vi vælge at sende? P-nummer ?– klart Hvad ellers? Forudsætningen for at alle vores anstrengelser for at medsende metadata giver nogen som helst mening er at modtager er interesseret i dem! Vi har brug for viden for ikke at bruge ressourcer på ”hvide elefanter”