Informationsmøde: Udbud 12/23309 om levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Microsoft Dynamics AX 2012 Regnskab & Finans 11-01-2019 1

Agenda Velkomst Præsentation Organisering Udbudsbetingelser Fokusområder Minimere risici Præsentationsmøde 2

Præsentation Præsentation af deltagerne Publicering af denne præsentation Vil være tilgængelig umiddelbart efter dette møde På www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal Ingen spørgsmål i dag, tak! Alle spørgsmål skal ske via mail E-mail: bjarne.dyrup@regionsyddanmark.dk Spørgsmål og svar publiceres på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 3

Organisering Styregruppe Projektgruppen Arbejdsgrupper Formand Mogens Sehested, Økonomidirektør Repræsentanter for de 5 sygehusledelser Det sociale område IT Økonomistaben Microsoft (rådgivende status) Projektgruppen Johan Meyer, Afdelingschef for Regnskab & Finans Anna J. Schiermer, Funktionsleder i Regnskab & Finans Bjarne Dyrup, Projektleder i Regnskab & Finans Arbejdsgrupper Repræsentanter for fagområder i hele organisationen 4

Udbudsbetingelser: Ordregiver Kontakt Tidsplan Der er tale om udbud for Region Syddanmark, Regnskab & Finans Kontakt Al kommunikation mellem Udbyder og Tilbudsgiver skal foregå med kontaktpersonen. Skal være skriftlig og på dansk - via e-mail Tidsplan Hold øje med de forskellige frister på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal Spørgefrist 18/4 Tilbudsfrist 6/5 kl. 14.00 5

Udbudsbetingelser: Sprogkrav Forbehold Orientering om resultatet Tilbud skal afgives på dansk IT teknisk dokumentation må være på engelsk Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav Orientering om resultatet Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af stand-still perioden 6

Udbudsbetingelser: Mindstekrav (MK) Øvrige krav (K1, K2 og K3) Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt, og Udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Øvrige krav (K1, K2 og K3) Et krav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et krav kan således opfyldes ”Helt”, ”Delvist” eller ”Ikke”, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen Er et krav ikke opfyldt bidrager det ikke i tilbudsevalueringen 7

Udbudsbetingelser: Tildelingskriterier: Økonomi: Kvalitet: Samarbejde: Aftalens samlede økonomi i forhold til startudgift (anskaffelse, idriftsættelse) og løbende udgifter (drift, vedligeholdelse og support). Herunder også forrentningsmæssige gevinster. Kvalitet: Opfyldelse af krav i dette udbudsmateriale, evne til at dokumentere Løsningen samt valg af metoder og værktøjer Samarbejde: Samarbejdsevner, forretningsforståelse og implementeringsevne Service: Servicemål i forhold til servicemål, drift, vedligeholdelse, service og videreudvikling 8

Fokusområder Kontoplan Budgettering Rapportering og forespørgsel Regel- og rettighedsstyring Udgiftsrefusion Anvendelse af data warehouse Tidsplan og implementering Serviceorganisation 9

Fokusområder Kontoplan Rapportering og forespørgsel Overholde Statens budget- og regnskabsregler Farvel til registreringskontonumre Goddag til kontostruktur med dimensioner Udnytte den eksisterende struktur i AX 2012 Rapportering og forespørgsel Leve op til Statens budget- og regnskabsregler Se eksempler i bilagene Udnytte både AX 2012 og data warehouse Regel- og rettighedsstyring Få overblik og understøtte revisionsmæssige krav til rettigheder Ledelsestilsyn Oplevelse af en brugervenlig løsning med udnyttelse af rollecenter Let tilgængelig brugergrænseflade 10

Fokusområder: Udgiftsrefusion Overholde SKATS regler for kørselsafregning F.eks. 60 dagsregel Nemt at bruge Mange ”lejlighedsvise” brugere Minimal support (op imod 17.000 brugere) Fuld digitalisering 11

Fokusområder: Anvendelse af data warehouse For at bibeholde så meget standard i AX 2012 som muligt Baseret på Regionens eget rapporterings data warehouse Transparent brugergrænseflade i forhold til AX 2012 Leverandøren skal være behjælpelig med implementering og uddannelse videreudvikling sizing Data fra AX 2012 på transaktionsniveau Rapportering og analyser (faste såvel som ad-hoc) 12

Fokusområder: Tidsplan og implementering Serviceorganisation Driftsstart 1. oktober 2014 Vigtigt i forhold til budgetlægning og regnskabsafslutning Serviceorganisation Leverandøren skal have forretningsforståelse for en region Det er vigtigt, at der etableres et gensidigt godt samarbejde 13

Minimere risici: Minimere risici for leverandøren Data warehouse Regionen stiller et data warehouse til rådighed Egen projektledelse Er igangsat Begrænse udvikling / tilpasning i AX 2012 Egen hosting Etablering af test- og udviklingsmiljø er igangsat Integration Bygger på Regionens integrationsplatform og VAX Integrator +30 fagsystemer håndteres af integrationsplatformen AX skal ”kun” have 12-15 forskellige (standard) snitflader 14

Præsentationsmøde: Afholdes i ugerne 20 og 21. Dagsorden for mødet Velkomst Tilbudsgivers præsentation af løsning med fokus på de nævnte fokusområder Spørgsmål fra Ordregiver (op til 3 ikke på forhånd offentliggjorte spørgsmål) Deltagere fra Regionen Arbejdsgrupper, styregruppe, it mv. vil deltage (op mod 50) Mødet optages på video 15

Tak for i dag: Vi glæder os til jeres tilbud – senest 6. maj kl. 14.00 16 Regnskab & Finans 11-01-2019 16 16