SAPA kommuneNetværksmøder November 2015 Implementering, udrulning og pilotkommuner Line Abildgård & Monica Neesgaard

Implementering på agendaen Udrulning i kommunerne Uddannelse Overblik over kommunernes aktiviteter og opgaver Pilotkommunerne SAPA-strategi i Faaborg-Midtfyn v. Peter Bach Nielsen To-og-to debat

Udrulning I kommunerne

Udrulning planlægges i halvår Hænger sammen med overordnet tidsplan Pilotudrulning 3 bølger Ordinær udrulning I 1-2 bølger Ordinær udrulning II 3 bølger Ordinær udrulning III 3 bølger H2 2016 H1 2017 H2 2017 H1 2018

Halvår inddeles i bølger Som udgangspunkt 3 bølger, delvist overlappende

En bølge består af flere forløb Ca En bølge består af flere forløb Ca. 10 kommuner i hver bølge, fælles uddannelse indenfor bølgen Opstart Idriftsættelse Ibrugtagning Afslutning Kommune A Kommune B Kommune C Kommune J

Et udrulningsforløb Dækker udrulning til 1. brugergruppe i kommunen Udrulning (operationel) 1.3 Opstart 2.1 Planlægning 2.2 Klargøring 2.3 Idriftsættelse 3.1 I gang 3.2 Overlevering 4 Forankring Idrift-sættelses-dato 1. ibrug-tagnings-dato Opstart Afslutning ? ? 2-4 uger 2 uger 1-2 uger ? ?

Udrulningsplanen Større puslespil Tværgående koordinering i monopolbruddet Q4 2015 Kommuner grupperes i bølger Q1 2016 Planen præsenteres Spørgsmål og dialog Giv input via evalueringsskema!

Uddannelse

Uddannelse - grundpakke Administrator Superbruger Instruktør Grundpakke med kurser for administratorer, superbrugere og instruktører tilbydes alle kommuner Store kommuner får flere pladser end små kommuner (fordelingsnøgle) Det er Netcompany, der udvikler og underviser på kurserne

Træn-træner-princippet Slutbrugere uddannes af jeres egne instruktører… … eller I kan tilkøbe undervisning hos Netcompany

Indhold i uddannelsen Superbrugere Instruktører (overbygning) Introduktion til SAPA SAPA i det kommunale landskab Anvendelse af SAPA Overblik Anvendelse af SAPA Advis Instruktører (overbygning) Tilrettelæggelse af brugeruddannelse Undervisningsmateriale Undervisningsteknik Formidling af budskaber Håndtering af spørgsmål Administratorer Samme indhold som superbrugerne på dag 1 SAPA’s datamodel og forretningsregler Anvendelse af SAPA Administration: opsætning af målgrupper, faneblad samt advis

Uddannelsesmaterialer Uddannelsesmaterialet udarbejdes af NC og review’es af kommunerepræsentanter samt KOMBIT. Kurserne evalueres og justeres efter piloterne.

Praktiske informationer Superbrugere og instruktører uddannes fortrinsvis lokalt i kommunerne Administratorer uddannes fortrinsvis på 4 centrale lokationer hos NC Undervisning af superbrugere foregår hvis muligt i kommunernes egne lokaler Mindre kommuner undervises sammen i geografisk nærhed Administratorer undervises i hold på tværs af kommuner i NC’s lokaler (Aalborg, Aarhus, Odense eller København) KOMBIT laver den overordnede tidsplan for grundpakkeforløbet ifm. udrulningsplanlægningen

Overblik over Kommunens aktiviteter og opgaver

Aktiviteter og opgaver Aktiviteter: Alt det kommunerne kan arbejde med i en implementering Opgaver: De konkrete opgaver KOMBIT stiller – fremadrettet i KIGO Opgaver i forbindelse med udrulningshåndbog Allerede stillede opgaver Opgaver frem mod udrulningshåndbog Opgaver om KMD Sag Exit, snitflader, projektorganisering, kontrakter m.m. Strategiske opgaver fx snitfladestrategi, opgaver om arbejdsgange/organisering m.m. Opgaver knyttet til udrulning, fx uddannelse og konfiguration

Overblik over aktiviteter og opgaver Implementerings-aktiviteter Udrulnings- aktiviteter Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i skema)? Procesdiagram ”Ud af KMD Sag & Systemer, kontrakter og snitflader” Procesdiagram ”Ind i SAPA – Organisatorisk & Teknisk” Detaljeret udrulningsforløb Hvor får kommunen overblik over aktiviteter (i ord)? Dokumentet ”SAPA-overblik over hovedopgaver” Udrulningshåndbog Hvor finder kommunen de konkrete opgaver? Opgaver i KIGO (vedr. fx KMD Sag Exit- strategi) Tidligere stillede opgaver (vedr. fx snitflader) Opgaver i KIGO

Hvornår? Procesdiagrammer + SAPA-overblik over hovedopgaver: Evt. løbende opdatering Udrulningshåndbog + Detaljeret udrulningsforløb: Første version forventes Q2 2016 (9-12 md. før første bølge) KIGO-opgaver: Opdatering af eksisterende opgaver forventes ultimo november 2015 Løbende nye opgaver

Kommunens egne aktiviteter Mange vigtige aktiviteter vil aldrig komme i KIGO, fx indenfor: Projektledelse Forandringsledelse Detailplaner OSV.

Redskaber til at understøtte arbejdet med aktiviteter og opgaver Hvad kan det være? Vejledninger, skemaer, eksempler, tjeklister m.m. Hvordan laves de? Udvikles løbende sammen med kommuner og pilotkommuner Hvor findes de? Dokumentbiblioteket og KIGO-opgaverne – og bliver annonceret i nyhed NYT: KMD Sag EDH FAQ & SAPA Snitfladestrategi

Pilotkommunerne

Pilotkommuner

Piloternes arbejde Fælles seminarer Q4 2015 Q1 2016 Q2 2016 Q3 2016 8. sept. 27. okt. 8. dec. Flere fælles seminarer planlægges Arbejdsgruppe om planlægning Arbejdsgruppe om kommunikation Arbejdsgruppe om kompetenceudvikling Arbejdsgruppe om arbejdsgange og organisering Arbejdsgruppe om konfiguration Nye arbejdsgrupper efter behovbehov Pilotudrulning Planlægning og gennemførelse af implementeringsaktiviteter i egen kommune Q4 2015 Q1 2016 Q2 2016 Q3 2016 Q4 2016

Hovedopgaver ved implementering Drift og support Kontrakt-, indkøbs- og leverandørstyring Projektstyring Strategi Kommunikation (Arbejdsgruppe i gang) Gevinstrealisering Sagsklargøring/-oprydning Kompetenceudvikling (I gang) Arbejdsgange og organisering (I gang) Go-live IT-miljø og infrastruktur Konfiguration (I gang) Integrationer og snitflader Konvertering og migrering Test og prøver Idriftsættelse af løsningen Ud af KMD Sag Tværgående gruppe: Pilotudrulningsplanlægning

Piloterne hjælper med at udvikle redskaber! Redskaberne bliver tilgængelige i KOMBIT’s dokumentbibliotek. Nogen af dem bliver bilag til KIGO-opgaver. Vejledning om ditten datten Eksempel på organisering Konfigurering af SAPA

Piloterne evaluerer og formidler erfaringer! Piloterne deltager i evalueringer for at sikre en glat og succesfuld udrulning til alle andre kommuner: Generalprøve på kommunernes eget udstyr Teknisk evaluering Organisatorisk evaluering

SAPA-strategi faaborg-midtfyn v. Peter Bach Nielsen

øvelse efter pausen

Kom i gang med de strategiske overvejelser! Hvilke medarbejdergrupper skal bruge SAPA – til hvad og hvornår? F.eks.: Jobcenter Udsatte børn/unge Voksen/handicap Ældre/omsorg PPR xxx Sum med din sidemand og udfyld det udleverede skema for en enkelt brugergruppe – vi samler skemaerne ind bagefter.

Kommune Medarbejdergruppe Forudsætninger eller barrierer for at medarbejdergruppen kan tage SAPA i brug (F.eks. snitflader til rådighed, advis’er til rådighed, skift af fagsystem, organisatoriske udfordringer) Udbytte af SAPA (Hvilken værdi får denne medarbejdergruppe af SAPA?)

Tak for i dag!