KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / Københavns Ejendomme og Indkøb Informationsmøde Udbud af håndværkerydelser til løbende drift og vedligeholdelse – Fagentrepriser 10. maj kl , Københavns Ejendommes kantine Gyldenløvsgade 15, 1600 København V 1 Michele Fejø/ Ulrik Forsbøl Maj 2016

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / Københavns Ejendomme og Indkøb 2 Dagens program Introduktion til udbuddet Ændringer siden sidst Proces for tilbudsafgivelse Proces for evaluering Implementering og kontraktstyring Fair forhold i København

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 3 Introduktion til udbuddet Baggrund – Københavns Kommune bruger ca. 250 mio. kr. om året på vedligeholdelse af bygningsmassen Behov for intern og ekstern styring – i dag er der over 350 leverandører til kommunen i de 6 fagområder Behov for gennemsigtighed ift. hvad og hvor der bliver indkøbt Der er planlagt to udbud: 1.Fagentrepriser – er publiceret 2.Hovedentreprise – planlagt til maj/juni

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 4 Fagentrepriser Opdeling i 6 fagområder: El-installation Glarmester Maler Murer Tømrer VVS- og blikkenslager Opdeling i 5 distrikter Tilbudsgivere kan byde på maks. 3 Distrikter pr. fagområde

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 5 Fagentrepriser under kr. Behov for 3 leverandører pr. fagområde, pr. distrikt, samt 2 vedståelsesaftaler. En Leverandør må maks. byde (og vinde) 3 distrikter pr. fagområde. Kaskademodel med 1., 2. og 3. Leverandør. Det betyder, at opgaverne går altid til den første leverandør, og kun hvis leverandør nr.1ikke kan, går opgaven til leverandør nr. 2. Kun hvis leverandør nr. 2 hellere ikke kan går opgaven til leverandør nr. 3

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 6 Fagentrepriser over kr. Opgaver over kr. Miniudbud over kr. mellem de 3 første leverandører Det er kommunen (teknikerne), der vurderer om en opgave skønnes til at være over kr. Det er kommunen (teknikerne), der specificerer opagaven.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 7 Vedståelsesaftaler Der tilbydes to vedståelsesaftale pr. delaftale(distrikt), svarende til leverandør nr. 4 og nr. 5 Vedståelsesaftale er frivillig at indgå Leverandøren med en vedståelsesaftale træder ind som leverandør til kommunen, hvis en eller to af de 3 leverandører træder fra.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 8 Ændringer i forhold til sidst (1) Annullering af det forrige udbud: Udbuddet blev annulleret fordi kommunen ikke overholdt 6-dages frist for spørgsmål/svar og publicerede svar på spørgsmål hhv. 5 og 4 dage før fristen for tilbuds afgivelse. Genudbuddet: Der må maksimalt bydes på 3 distrikter pr. fagområde Øget konkurrence, SMV venlig og forsyningssikkerhed for KK Der kan bydes med 3 forskellige priser – en pris for hver af de 3 delaftaler (distrikter) på et fagområde

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 9 Ændringer i forhold til sidst (2) 2 vedståelses aftaler pr. delaftale(distrikt) Vær opmærksom på Bilag 9 – Øvrige vilkår => Der ligger alle ændringerne til kravspecifikationen Ikke fremlægges dokumentation for egnethed før tilbudsevaluering ESPD Bemærk: at tilbudsgiver skal oploade et tilbudsskema og ESPD i Mercell for hver delaftale der bydes på

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 10 Proces for tilbudsafgivelse Dokumenter der skal fremsendes (via Mercell.dk): ESPD (Bilag D) skal udfyldes og fremsendes for hver delaftale, der bydes på. Alternativ; Tilbudsgivere kan også oploade en ESPD på en delaftale og skrive i kommentarfeltet, at ESPD er oploadet i en anden delaftale. Tilbudsliste (Bilag E) skal udfyldes og fremsendes for hver delaftale, der bydes på

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 11 Proces for tilbudsafgivelse – ESPD (1) Dokumenter der skal fremsendes (via Mercell.dk): Der skal udfyldes é n ESPD pr. delaftale, enten elektronisk (XML fil) eller PDF som kan udfyldes elektronisk De spørgsmål som tilbudsgiver svarer på i ESPD skal ikke dokumenteres i tilbuddet Dokumentationen for de spørgsmål der svares på i ESPD, skal først ske hvis man bliver tilbudt en kontrakt

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 12 Proces for tilbudsafgivelse – ESPD (2) Hvis man vælger at udfylde ESPD elektronisk, skal man bruge Bilag D – ESPD i XML, til at logge sig ind i databases/espd/filter?lang=da og bruge XML-filen som nøglen. databases/espd/filter?lang=da Når man er færdig, kan man enten print til pdf og oploade i Mercell eller generere en XML-fil, som man oploader i Mercell

Elektronisk ESPD Tryk på gennemse og vælge XML-filen KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE

14 Proces for tilbudsafgivelse – tilbudsskema (1) Tilbudslisten (Bilag E) skal udfyldes og fremsendes for hver delaftale, der bydes på Eksempel Tilbudsgiver ønsker at byde på 2 delaftaler: -delaftale 1-5 (tømrer i Brønshøj Husum Vanløse) -delaftale 2-5 (tømrer i Bispebjerg, Nørrebro) Tilbudsgiver udfylder et selvstændigt tilbudsskema for delaftale 1-5 og et selvstændigt tilbudsskema for delaftale 2-5 På hvert tilbudsskema udfyldes tabel B med priser for det fagområde der er relevant for den pågældende delaftale dvs. o dette tilfælde tømrer. priser på alle typer af arbejder for tømrer (husk alle prisfelter skal udfyldes for i dette tilfælde tømrer) Tilbudsgiver oploader tilbudsskemaet for delaftale 1-5 på delaftale 1-5 i Mercell Tilbudsgiver oploader tilbudsskemaet for delaftale 2-5 på delaftale 2-5 i Mercell

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 15 Proces for tilbudsafgivelse – tilbudsskema (2) Tabel B: Tilbudsgiverens tilbud; pris på de forskellige fag og de forskellige typer af arbejde VægtningType af arbejdeMurerGlarmesterElVVSTømrerMaler 75%Svend normal arbejdstid pr time (mandag til fredag kl – 17.00) 5%Svend overtid 1 pr time (mandag til fredag – 20.00) 1%Svend overtid 2 pr time (alle øvrige tidspunkter inkl. weekend og helligdag) 5%Lærling normal arbejdstid pr time (mandag til fredag kl – 17.00) 1%Lærling overtid 1 pr time (mandag til fredag – 20.00) 1%Lærling overtid 2 pr time (alle øvrige tidspunkter inkl. weekend og helligdag) 5%Specialarbejder normal arbejdstid pr time (mandag til fredag kl – 17.00) 1%Specialarbejder overtid 1 pr time (mandag til fredag – 20.00) 1%Specialarbejder overtid 2 pr time (alle øvrige tidspunkter inkl. weekend og helligdag) 5%Udrykningstillæg 100%Evalueringspris kr. -

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 16 Proces for evaluering og kontrakttildeling Der evalueres på laveste pris. (priser i tilbudsskema, tabel B) Den leverandør med den laveste pris bliver tilbudt en kontrakt og skal derefter dokumentere de forhold beskrevet i ESPD => fremsende en serviceattest og oplysninger om egenkapital og forsikring. Hvis Tilbudsgiveren ikke kan fremskaffe dokumentation, bliver tilsagnet om at kontrakttildeling trukket tilbage => Tilbudsgiveren med den næste laveste pris bliver tilbudt en kontrakt som leverandør nr. 2. Tilbudsgiveren med den tredje laveste pris bliver tilbudt en kontrakt som leverandør nr. 3

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 17 Implementering og kontraktstyring Der udarbejdes et samarbejdspapir, sammen med leverandøren. Leverandør og Københavns Ejendomme skal blive enige om præmisserne for samarbejdet og vi skal forpligte os til det vi aftaler. Samarbejdspapiret indeholder også, procedurerne for hvem der gør hvad og hvornår. Vi skal bruge samarbejdspapir til at understøtte vores aftaler og definere ansvaret.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 18 Teknisk gennemgang og kontraktstyring Teknisk gennemgang Det er teknikerne som står for den faglige og tekniske gennemgang, fordi det er dem der har viden. Kontraktstyring Foregår central og handler om de kontraktlige forpligtelser. Pris kontrol Sammenligning med V&S prishåndbog (den gule)

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 19 Controlling og kontraktstyring Struktureret faktura kontrol, kræver at: Fakturaerne er veldokumenteret Opgaven er velbeskrevet Analyse og samling af information skal danne grundlag for produktive opfølgningsmøder

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 20 Implementering og kontraktstyring Det kræver en god kunde for at få en god leverandør – og omvendt. Vi skal skabe et tillidsfuld samarbejde, hvor vi taler sammen og løser udfordringer i fællesskab. Vi skal aftale en procedure for klager, og for hvordan klagerne håndteres. Vi holder opfølgningsmøder, hvor vi drøfter de fælles udfordringer der måtte være og finder en løsning som vi begge er tilfredse med.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 21 Proces for evaluering og kontrakttildeling Opfyldelse af arbejdsklausul Såfremt Køber på baggrund af tilbudsevalueringen påtænker at tildele en Rammeaftale til en Tilbudsgiver, er den pågældende Tilbudsgiver forpligtet til at levere fyldestgørende oplysninger til Køber om, hvordan Tilbudsgiver konkret vil opfylde forpligtelsen i arbejdsklausulens punkt i Rammeaftalen. Oplysningerne skal ikke leveres af Tilbudsgiver som en del af tilbuddet, og indgår ikke i tilbudsevalueringen. Oplysningerne skal alene fremsendes af Tilbudsgiver til Køber, såfremt Tilbudsgiver på baggrund af evalueringen påtænker at indgå en Rammeaftale med den pågældende Tilbudsgiver. Københavns Kommune vil i den forbindelse tage direkte kontakt til Tilbudsgiver med anmodning om at fremsende de pågældende oplysninger.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 22 Fair forhold i København Fair forhold og lige konkurrence i København Hvad gør Københavns Kommune for at sikre lige konkurrence? KøbenhavnsTask Force Hvad kan du som leverandør gøre? Sådan kan du være sikker på, at dine egne og dine underleverandørers medarbejdere arbejder under fair forhold