TATIONpRÆSEN 2015 AARHUS UNIVERSITET INDFAK2 VELKOMMEN TIL WORKSHOP FOR REKVIRENTER 1

2015 AARHUS UNIVERSITET AGENDA › Indkøb › Hvad er IndFak2 › Organisationer i IndFak2 › Rekvirentens roller › Regnskab, Kreditor › Faktura-flow › Gennemgang af IndFak2 – varemodtagelse, afvis, søgning, stedfortræder › IndFak2 hjemmeside 2

2015 AARHUS UNIVERSITET IDEEN BAG INDFAK2 › Fælles indkøbs- og fakturasystem i staten (IndFak2) › Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig › IndFak er et fælles system til understøttelse af indkøbs- og fakturaprocessen for de statslige myndigheder – herunder Aarhus Universitet. AU anvender pt kun faktura-delen 3

2015 AARHUS UNIVERSITET 4 ORGANISATIONSPLAN I INDFAK2 4 AU AR STHE FA BSS

2015 AARHUS UNIVERSITET REKVIRENTENS ROLLER › Rekvirent - varemodtager en faktura/kreditnota. › Status: Til varemodtagelse › Som Rekvirent skal du bekræfte, at: › Varen fysisk er modtaget › Prisen er korrekte › Har kontakt med leverandøren, hvis der er uoverensstemmelse › Du skal også kontrollere, at: ›  Det er rigtig sag- og sagsopgavenummer, der står på fakturaen. Fremgår oplysningerne ikke, så skal du tilføje sag- og sagsopgavenummer 5

2015 AARHUS UNIVERSITET REGNSKAB, KREDITOR › Regnskab: Kreditor-, Debitor-, AURUS-, Balancegruppen › Kreditor: › Behandler fakturaer for hele AU (ca stk./år) › 32 personer › Opdelt i Teams › Processer fakturaer gennem godkendelsesflow › Processer fakturaer til bogføring og betaling. › Behandler betalingspåmindelser og kontoudtog 6

2015 AARHUS UNIVERSITET SÅDAN FORLØBER WORKFLOWET › 7 Leverandør Rekvirent Disponent Navision Stat Bank – betaling til leverandør Bestilling – se rekvirentguide

2015 AARHUS UNIVERSITET SÅDAN FORLØBER WORKFLOWET - FORTSAT › Når du bestiller skal du huske: (se rekvirentguide) › - valg af korrekt ean-nummer › - Rekvirentnavn (person der skal varemodtage i IndFak2) › - oplysning om sag og sagsopgave til leverandøren › Hvem gør hvad: › Fakturafordeler: Finanskonto og momskode.. Evt. påføre Sag og sagsopgave. hvis oplyst på faktura. › Rekvirent: Bekræfter varemodtagelse. Skal påføre Sag og sagsopgave › Disponent: Godkender fakturaen. Sikrer at det er korrekt Sag og sagsopgave › ( Navision): Fakturafordeler sørger for at processe videre til betaling. 8

2015 AARHUS UNIVERSITET VARSLINGSMAIL › Eksempel på mail fra IndFak2 med besked om du har fået en faktura til varemodtagelse 9

2015 AARHUS UNIVERSITET LOGIN BILLEDE 10

2015 AARHUS UNIVERSITET BRUGERNAVN OG ADGANGSKODE › Brugernavn = din mailadresse › Adgangskode : dit password skal indeholde: › Mindst 8 tegn › Både store og små bogstaver › Mindst ét ciffer › Mindst et særligt tegn › Glemt adgangskode ? – Du kan selv gendanne nyt password 11

2015 AARHUS UNIVERSITET DASHBOARD = FORSIDE › › › › 12

2015 AARHUS UNIVERSITET FAKTURA TIL VAREMODTAGELSE › For at åbne fakturaen skal du klikke på ikon › Rød = Forfaldsdato er overskredet – skynd dig at få varemodtaget 13

2015 AARHUS UNIVERSITET FAKTURA TIL VAREMODTAGELSE - OVERSIGT › Rød felt: Fakturahoved Blå felt = Fakturabillede Grøn felt = Fakturalinjen › ”Konto”, ”Delregnskab”, ”Moms-prod” = er synlig da Fakturafordeler har udfyldt felterne på forhånd. Du skal udfylde ” Sag ” og tilhørende ” Sagsopgave ”, hvis felterne ikke er udfyldt 14

2015 AARHUS UNIVERSITET SØGNING – FAKTURAARKIV › Faktura – Fakturaarkiv 15

2015 AARHUS UNIVERSITET STEDFORTRÆDER (FRAVÆRSASSISTENT) › Klik på øverst højre hjørne - Min profil › Klik på ” Vælg stedfortræder ” › Skriv navnet på din stedfortræder i søgefeltet – marker og klik ”ok” › Hvis du skal have flere stedfortrædere på kan du søge dem frem en af gangen og markere ud for hver enkelt og tilsidst klikke ”ok”. 16

2015 AARHUS UNIVERSITET INDFAK2 HJEMMESIDE ›  Om AU  For Medarbejdere  Medarbejderservice på au  Økonomi  Økonomisystemer  – IndFak2 › 17