Fra beslutning til resultat Bliv klar til Digital Post e2015-projektet - Odense Kommune

MÅLET ER … at give en god service til kommunens borgere og virksomheder, o overskuelig, fleksibel, hurtig, målrettet, sikker, juridisk gyldig. at effektivisere arbejdsgange internt i kommunen, o fjerne arbejdsgange, der ikke giver værdi til borgere, virksomheder eller kommune. at spare på udgifterne til papir, print, kuverter og porto.

IT-drift 3 Bibliotek IT-udvikling Projektgruppe ? ORGANISERING Porteføljeledelse/ Projektejer Styregruppe Central projektgruppe (3 personer) Projektgruppe Byggesag Projektgruppe Ydelsescenter Reference- gruppe Projektgruppe Genoptræning Projektgruppe Tandpleje Projektgruppe ? Projektgruppe ? Projektgruppe ? Borger- service HR/ Kommuni- kation KLDigst

4 KANALSTRATEGI Økonomiudvalget i Odense Kommune vedtog den 18. august 2010: ”Principper for digitalisering af henvendelseskanaler i Odense Kommune.” Formål At flytte kommunens kommunikation med borgere og virksomheder over på de billigere digitale kanaler: selvbetjeningsløsninger, Digital Post, chat, NemSMS (plus til telefoni) med det formål at skabe god borgerbetjening med færrest mulige ressourcer. Fra princip til praksis På grundlag af de kanalstrategiske principper udarbejdede alle borgerrettede administrative afdelinger kanalstrategiske handleplaner.

5 Den digitale kanal skal være … 'kendt' (dvs. markedsført overfor borgere og virksomheder), 'attraktiv' (dvs. give merværdi til borgere og virksomheder), 'effektiv' (dvs. give merværdi til kommunen), 'fokuseret' (dvs. når der åbnes en ny digital kanal lukkes en eller flere dyrere kanaler) 'understøttet' (dvs. borgerne kan få hjælp til at betjene sig selv digitalt).

6 BUSSINESS CASE OG EFFEKTMÅL Business Case For at få en bevilling? For at høste gevinster? Effektmåling kan bruges: til procesunderstøttelse (er vi på rette vej?), som dokumentation (realisere vi gevinsterne?) som strategisk beslutningsgrundlag (gør vi fortsat det rigtige?) Grisen bliver ikke tungere af at blive vejet. Vælg målepunkter (KPI’er) med omhu!

7 … sendte knap 1 mio. breve i 2010 Besparelsespotentiale på ca. 20 kr. pr. brev der sendes. Forudsætninger: Mindre forbrug: Tidsforbrug pr. brev, der printes og kuverteres: ca. 13,50 kr.* Udgifter til papir, kuverter, afskrivning på printer: ca. 1,25 kr. pr. brev.* Porto: 6 kroner Forsendelsesomkostninger: Digital Post 0,75-1,00 kr. Besparelser: Ved 15 % digitalisering => besparelse på knap 3 mio. årligt.** Ved 50 % digitalisering => besparelse på knap 10 mio. årligt.** Dertil kommer besparelse på ca. 15 kr. pr. digital post henvendelse, som borgeren besvarer via digital post og som auto-journaliseres ind på en sag i eksempelvis ESDH * medregner, at ikke al print og kuvertering forløber optimalt. ** ikke fraregnet udviklings- og udrulningsomkostninger, da dette vil variere fra område til område. Her følger vi dog princippet om break even senest efter tre år.

8 DIGITAL POST – ej blot en portobesparelse Fag- system Digital postkasse Kvalitet til borgere/virksomheder og effektivitet i back-office Myndighed Fjernprint med i scope – men hellere gøre borgere digitale i første hug!

9 OUTPUT OG INPUT SAMMENTÆNKT FRA STARTEN Princip for integration Fag- system Digital postkasse

10 SKAB VÆRDI FOR FORRETNINGEN – afdæk krav og behov  Effektivisering i kraft af simplere arbejdsgange for sagsbehandleren m.fl.  Fokus på faglig kerneopgave - ikke på ind-/rund- /udsendelse  Digital forsendelse frem for papirbreve, usikre og ustrukturerede s samt personligt fremmøde.  Ikke one size fits all men fleksibel tilpasning til lokale behov  Integration til ESDH- eller fagsystem frem for til kommunens -løsning – for at undgå skift af fokus

11 Krav og behov - mere konkret  Arbejdsgangsanalyser og LEAN  Undgå at spørge igen – få relevante data med 1. gang  Lad borgerne præ-journaliserer  Undgå videresendelse – ram den rigtige sagsbehandler  Automatisk journalisering, hvor det giver mening  Automatisk advisering.

12 4 GRUNDLÆGGENDE BRUGSMØNSTRE Kommune Modtag svar fra borger Modtag ny meddelelse fra borger Besvar meddelelse fra borger Send ny meddelelse til borger Borger

13 SD-løn ESDH- Personalesag Digital Post Brev- post Personalesager (til medarbejderne)

14 SKAB VÆRDI FOR LEVERANDØREN Leverandør Er leverandøren klar til opgaven? ”First-movers” Håndtering af tekniske problemstillinger Inddragelse i kravspecifikationen Kommunikation ”Åben kanal” Hold momentum Plej jeres kunde- leverandør relationer

15 PROJEKTET ER IKKE SLUT FØR GEVINSTERNE ER HØSTET !

16 INTERN UDRULNING Digital Post obligatorisk for medarbejdere Lønsedler Papirer vedr. ansættelsesforhold Vejledning på: Medarbejderportalen Direkte login fra: Medarbejderportalen Info/intro på div. møder: I brug af digital post Fra sagsbehandler til borger - afklaringsmøder - postkassemøder - udvikling, konfig. og test - undervisning - opfølgningsmøder Uddannelse af digitale ambassadører Tælleuger

17 EKSTERN UDRULNING Vejledning (også med billeder) på Vejledning og introduktionsforløb på bibliotekerne DropIn inkl. straksudstedelse af NemID Medarbejderne som digitale ambassadører (markedsfør når borgeren har behovet!) Folder Web bannere Roll ups Outdoor plakater Annonce og konkurrence Målgrupperettet komm. Direkte login fra odense.dk

18 Chefkonsulent & E2015-projektleder Birgitte Hjelm Paulsen Økonomi og Organisationsudvikling Odense Kommune