Produktionsstyring af jobrettede samtaler

Præsentationer af emnet: "Produktionsstyring af jobrettede samtaler"— Præsentationens transcript:

1 Produktionsstyring af jobrettede samtaler
Erfaringer fra Jobcenter Skanderborg Roskilde d. 21. november 2018

2 Hvorfor er vi her? Hvad er vores erfaringer fra Arbejdsmarkedsservice i Skanderborg? Hvordan er vores strategiske, ledelsesmæssige og praktisk tilgang til styring kontaktforløb med den jobrettede samtale som metode? Hvad virker for os – flow, indhold og metode?

3 Hvad er en jobrettet samtale?
”En jobrettet samtale er en samtale, hvor beskæftigelsesrådgiveren/konsulenten med relevant arbejdsmarkedsviden og inddragende samtaleteknik understøtter borgere i selv at tage ansvar og være aktivt jobsøgende” (Håndbog i jobrettede samtaler, STAR ) Tre kerneelementer Inddragende samtaleteknikker; Digitale værktøjer; Viden om arbejdsmarkedet Så hvad skal vores jobkonsulenter kunne: Inddrage relevant viden om arbejdsmarkedet, jobmuligheder og jobsøgning; Bruge samtaleteknikker som inddrager, motiverer og tager afsæt i den enkelte borger; Sikre sammenhæng til de digitale værktøjer - selvbooking og joblog – både før, under og efter samtalen. Aktionslæring er metoden til at blive fortrolig med redskaberne God produktionsstyring kræver, at vi kan forene de tre kerneelementer i indsatsen omkring jobparate ledige i kontaktforløbet

4 Hvorfor er den jobrettede samtale interessant for os
Hvorfor er den jobrettede samtale interessant for os? Reformer skaber ”brændende platform” Reformer skaber ”brændende platforme” og styring skifter karakter Vi kan ikke fortsætte som ”vi plejer” – og nu skal vi på den igen i 2019 Nye fokuspunkter i vores arbejde - fx hyppigere og mere jobrettede samtaler Væk fra workfirst – rettidighed og aktivering – til fokus på individuelle, meningsfyldte og jobrettede indsatser gennem øget borgerinddragelse (empowerment) Hurtigst mulig i VARIG beskæftigelse - Fra regel og processtyring til resultat og effektstyring Dialog og samtaler som primær redskab med fokus på progression frem mod job (særlig i starten) – og de skal planlægges – men hvordan? Skabelse af et mere effektivt samspil mellem Jobcentrets kunder – virksomheder og ledige – med os som mellemled

5 Hvorfor er jobrettede samtaler interessante for os
Hvorfor er jobrettede samtaler interessante for os? Et lokalt perspektiv! Behov for nyt og mere jobrettet fokus i indsatsen for jobparate ledige Behov for bedre screening og mere individuel tilrettelagt indsats for progression Behov for et mere virksomhedsrettet fokus i samtalerne – og kræver et tættere samspil mellem job og virksomhedskonsulenter – tal job – vi gør det ikke nok!! Gode erfaringer med selvbooking – både for dagpengemodtagere men også jobparate kontanthjælpsmodtagere  og stor borgertilfredshed! Kræver en grundlæggende tillid til, at ledige kan mere selv end vi tror - inden for en tydelig ramme – og her er vi ofte selv den værste barriere mod fornyelse!! Men jobrettede samtaler kræver en anden produktionsstyring – vi skal ikke indkalde ledige – de skal søge os! Det skal vi skabe en ramme for

6 Hvad ønsker vi ledelsesmæssigt?
Grundlæggende ønske om: At vi skaber en fælles faglig platform, som understøtter gode og effektive resultater og tilfredse borgere At sikre et rettidigt samtaleflow gennem brug af nye it-værktøjer og opnå effektivisering (før aflyste vi 25 %) – hvide tider til rådighed At vi giver medarbejderne redskaber til at strukturere gode jobrettede samtale – får betydning for samtaleflow, aftaler, progression – men kræver ny viden og kompetencer i rollen som professionel mødestyrer (trippel- rollemodel?) At skabe empowerment hos borgerne og mindske ”curlingsagsbehandling” Investeringsstrategi – faldende ledighed – løft af kvalitet med de samme medarbejdere

7 Hvad har vi gjort i Jobcenter Skanderborg?
Fokus på styring af forandringsprocessen: Styrende koalition – chefer, ledere, koordinatorer, udvalgte medarbejdere (Projektledelse) Ledelsesmæssig opbakning: Kontinuerligt ledelsesmæssig fokus – sæt mål og rammer og daglig og kontinuerlig ledelse (og projektledelse) Forankring af ny viden: Rum for aktionslæring og læringsgrupper på tværs af faggrupper med afsæt i temaer – og blive ved med at øve, øve, øve Nødvendig omorganisering: Ændre tingene, hvis det giver mening – fx væk fra CPR-fordeling (JF – sorry) Fælles læringskultur - alle skal med: Jobkonsulenter, virksomhedskonsulenter og administrative – et nyt ”sprog”

8 Tidligere indsatser i arbejdet med jobrettet samtale (hvad har vi gjort?)
Undervisning (Rambøll, Marselisborg) i tre kernelementer Aktionslæring –efter faste rammer, koordineret og prioriteret Supervision, kollegiale sparring og feedback – fokus på samtalen og teknikkerne – ikke på indholdet Understøttende materialer (håndbog, egne udviklede modeller mv.) – uddeles til alle – pilottest Ledelsen understøtter, medarbejderne deltager aktivt – men vi taber også momentum, når nyt kommer ind i hverdagen ;-) Så over til den administrative produktionsstyring

9 Administrativ produktionsstyring
Hvordan overholder vi rettidigheden ? Mange Hvide tider (30 min.) Der er ikke fri styring på den tid borgerne kan selvbooke (vejlederne må ikke blokke Hvid tid) Overvågning af Hvide tider (åbner op) Ved sygdom og fravær tager andre over Vi ser borgerne oftere – bl.a. hver 8. uge i stedet for hver 3. mdr. (efter ½ år)

10 A-kassesamtaler Der bruges mange administrative kræfter på at indkalde til samtaler med a-kassen Sikrer os at der er minimal spildtid via optimering af produktions flow Bruger a-kassesamtalerne til at sikre rettigheden, da disse indkaldes Vi synes i Skanderborg, at a-kassesamtalerne giver god mening – de prioriteres højt Så hvor mange tider skal stilles til rådighed?

11 Kapacitetsberegning Excel-beregning udviklet i januar 2015 – her beregnede vi, hvor mange Hvide tider det krævede, at opretholde rettidigheden, når intervallerne mellem samtalerne blev forkortet. Beregningen medførte, at vi ændrede længden af samtalerne fra 45 min. til 30 min. – ellers var der ikke Hvide tider nok. Ledighedslængde Samtale-frekvens Antal ledige Fordeling Samtaler pr. år Gennemførte samtaler pr. uge* Planlagte samtaler pr. uge ved 10% afbud Samtale varighed (timer) Min. timer "Hvid tid" pr. uge Hver x. uge 0-26 uger 4 400 57% 5200 118 131 0.5 66 uger 8 300 43% 1950 44 49 25 I alt 700 163 181 90

12 Selvbooking Borger har frit valg af jobkonsulent
Hellere se borgerne ofte end at se dem sjældent, når det giver mening Skal man være ansat i Skanderborg, skal man være villig til at udstille op til 35 Hvide tider a. ½ time pr. uge (Konsulenter gennemfører i snit ca samtaler pr. uge – med sideopgaver) Er vi en samtalefabrik?

13 Kvalitet i samtalen og redskaber til at opnå den
En fælles forståelse af indhold En fælles forståelse af registrering En fælles forståelse af aftaler Læringsmøder, hvor der arbejdes med redskaber Supervision Gennemgang af notater Løbende drøftelse af indhold Forberedelsesskema

14 Kvalitet i brugen af digitale værktøjer og redskaber til at opnå den
Brug værktøjerne i forberedelsen Åbn den sammen med borgeren Italesæt, at det er et redskab, der kan frisætte borgers og jobkonsulents tilgang til samtalen Læringsmøder, hvor redskaberne gennemgås Målinger på brug Selvbookingfrister – vi skal turde se dem, når der er behov

15 Joblog En del af de jobrettede samtaler
Godt IT-redskab der sikrer en god forberedelse af samtalen Øget kvalitet i samtalerne Vurdere om vi skal tale oftere med nogle borgere (en del af screeningen)

16 Statistik fra AMK Joblog

17 Spørgeskemaundersøgelse – sendt til: Jobparate ledige vedr
Spørgeskemaundersøgelse – sendt til: Jobparate ledige vedr. samtaler i okt.

18 Kvalitet i viden om arbejdsmarkedet og redskaber til at opnå den
Et fælles overblik over muligheder – indenfor brancher og geografi En fælles viden om, hvor relevant information kan findes Virksomhedskonsulenter deltager i jobkonsulenters teammøde Virksomhedskonsulenter kan inddrages i samtaler Konkrete jobåbninger er tilgængelige og opdateres hele tiden Læringsmøder med gennemgang af hjemmesider og systemer

19 Hvad vil vi anbefale os selv?
Vi oplever at løbende fokus på såvel tilgang som læring er med til at understøtte kvalitet i indsatsen Vi skal turde evaluere os selv Vi oplever, at der skal holdes meget fast i de tiltag, der skal understøtte kvalitet Vi oplever, at kulturbærere er nødvendige Vi oplever, at vi skal forpligte os – overfor os selv og hinanden

20 Målet med indsatsen… Skab rum for empowerment
Vi skal indgå i et forpligtende samarbejde og dermed også skabe rammer for, at den ledige kan sætte sit eget præg på indsatsen for at komme tilbage i arbejde Det kræver styring og ledelse …

21 Fokus i ledelse? Målstyrer: ”oversætter” af styring til ledelse – husk realistiske resultatmål, fasthold fokus på metoder og redskaber (”Vi har fået en ny bibel = håndbogen”) Understøt nøglepersoner: Særlig rolle ift. at understøtte projektledelse – herunder skabe rum for struktur som understøtter kerneelementer Deltage aktivt: Være en aktiv medspiller og deltage i alle faser af projektet – også undervisningen Fastholder: Være ”djævlens advokat” og fasthold fokus når tingene bliver vanskelig – ellers ingen forandring Hvide tider – jeg har flere! Flydende CPR - mine borgere Fra myndigheds sagsbehandler (rettighed og pligter/aktivering) til bemyndigende sagsbehandlere – vi holder jobrettede samtaler

22 Hvor er det især vigtigt at være tydelig og synlig som leder?
Ledelsesmæssigt fokus i opstartsfasen – hvad er det vi vil og hvorfor!! Men kræver ledelse hele tiden – og især når ting skal blive almindelig drift (forankring) Vær meget tydelig på mål, rammer og præmisser – der er ingen anden vej – vi kan ikke bruge ”plejer” - og det følger vi op på løbende Men vær også tydelig i forhold til omgivelserne – chefniveau, samarbejdspartnere – og italesæt hele tiden vigtigheden af jobrettede samtaler og resultaterne Skab ”hype” omkring metoderne og resultaterne – opadtil, udadtil, og nedadtil MEN VÆR TIL STEDE I ALLE FASER - for det slutter aldrig

23 Den rigtige balance? Hvordan balancerer man mellem at sætte tydelige rammer og retninger – men også involvere medarbejdere og give dem råderum? Som leder ”kridter jeg fodboldbanen op” og ligger den grundlæggende taktik – i samspil med nøglemedarbejdere – som har haft en udvidet rolle. Men herefter skal medarbejderne inddrages i at definerer indhold, ”de spiller kampen”, men holdes løbende op mod mål, rammer, ressourcer, roller mv. Og vil man ikke, må man lære – eller sælges til et andet hold 4 R- modellen som inspiration måske?

24 Mening, udfordring og modstand
Hvordan skaber jeg mening om brugen af jobrettede samtaler? Empowerment er vejen frem  Brug evidens, måltal, progressions, og effektmålinger på – fx ift. IT-værktøjer ( fx selvbookingsprocenter) og konkurrer! Del de gode historier og succes’er – der er mange. Hvor er jeg blevet mest udfordret som leder i implementeringen? Traditionelt tænkende jobkonsulenter – negative tilgange – som ikke ser værdien og flytter sig langsomt Genstridige samarbejdspartnere som ikke ser værdien og bakker op! Manglende supervisioner, læringsmøder og opfølgning – vi mister momentum med Momentum Det er lettere at flytte folk, som har samme perspektiv Skepsis mod empowerment – og slippe styringen og lade borgerne tage meget mere ansvar selv

25 Hvor ligger de vigtigste opmærksomhedspunkter?
Styring Få styr på jeres strategi – hvad vil vi og hvordan vil nå det? Få det til at gå hånd i hånd med produktionsflow – og definer og kend rammen/normen! Find en tovholder som kan sikre overblik, rammer og opfølgning (Maria hos os) Læring - læn jer op af metodebøgerne – få dem nu læst!! – og skab tid til at øve Ledelsen skal hele tiden understøtte – ellers fejler det – så få nedsat en styregruppe som sætter retning og følger op, og få driftslederne til at deltage i kursusdagene!! Holdning og kultur Medarbejdere skal kunne se ideen og ville den nye tilgang – nogle får svært ved at komme med! Et metodisk paradigmeskift for mange – et skifte fra rettidighed og aktiveringsfokus til indhold og ”hjælp til selvhjælp” – et nyt syn på borgeren som en central person som inddrages i samtalen – og vores rolle i at understøtte processen er blevet anderledes – men stadig styret! Herunder samarbejde mellem job- og virksomhedskonsulenter: Lad samtalerne blive mere jobrettet – få skabt et bedre samspil mellem job- og virksomhedskonsulenter – og bring dem sammen! - Så vi faktisk taler job med den ledige, for det virker bedst for de fleste Virksomhedskonsulenter skal vide hvad der sker på de enkelte virksomheder Jobkonsulenter skal vide, hvad der rører sig i de forskellige brancher Få den samlet og brug evt. virksomhedskonsulenterne mere aktivt – fælles møder