Hillerød Provsti KURSUS FOR KASSERER OG REGNSKABSFØRERE I HILLERØD PROVSTI Tirsdag den 6. januar kl

Kirkeministeriet Provsti (ca. 107) Sogne (2.100) Stift (10) Menighedsråd (1.700) menighedsråds medlemmer Den 1. januar 2013 var der medlemmer af folkekirken. Det svarer til 79,1 % af de i alt indbyggere i Danmark. Hillerød Provsti 2

3

Det skattemæssige udskrivningsgrundlag i Allerød kommune Andel af folkekirkemedlemmer Statsgaranterede udskrivningsgrundlag: Kirkeskatteprocent: 0,58% Landskirkeskat: Andel af Skoletjenesten Andel af Provstiudvalgskassen Afsat til 5 % midler Eventuel afvikling af gæld til Allerød Kommune Rest: Hørsholm andel I alt til drift og anlæg i Allerød Kommune Hillerød Provsti 4

5

6

7

8

9

10

KirkekasseDriftsrammeAnlæg Afdrag lån Øvrige anlægLigning Blovstrød Engholm Lillerød Lynge-Uggeløse I alt I det tildelte ligningsbeløb er der taget højde for den kassebeholdning, som kirkekassen gik ind i år 2014 med. Ligningsbeløbet er derfor ikke nødvendigvis lig med summen af driftsrammen og anlægsrammen. Der kan være udsving, enten for at styrke en kirkekasses likviditet, eller for at gøre brug af en større kassebeholdning. Dette tydeliggøres i følgende skema: KirkekasseDrift og anlægsudgifterSamlet ligningBevægelse i likviditet Blovstrød Engholm Lillerød Lynge-Uggeløse

= 75% Styrkelse af likviditet Eget overskud: = Afdrag på lån Anlægsbevilling endnu ikke brugt Hillerød Provsti 12

Disponible Kassebeholdning = = Hillerød Provsti 13

PrimoRegulering Likviditet PU * , , Lån , , , Frie midler * , , ,89 *= ,83= Disponibel kassebeholdning pr dog heraf til endnu ikke udført anlægsarbejde. ( ,89) Overskud jf. kvartalsrapport side 1 Hillerød Provsti 14

Hillerød Provsti 15

Hillerød Provsti PIVOT-TABELLER i hverdagen EKSEMPLER FRA HVERDAGEN VISES I EXCEL 16

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller INSTALLATION For at installere tillægsprogram til Excel – følg den udleverede vejledning ”Opsætning af Excel til WebData” Øvrige gode hjemmesider: Vejledninger til regnskabssystemet og dets moduler, herunder også flere vejledninger vedrørende WebData og Pivot. Link til Brandsoft, bogføringssystemet Link til den Digitale ArbejdsPlads 17

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller KOM GODT I GANG Når EG WebData er installeret, fås nyt rullegardin og knap til brug for at hente grunddata. Anfør kontonummer, brugernavn samt adgangskode, som på normalt på Kirkeportalen/Brandsoft. Tryk på ”Login”. 18

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller Mærk ”Regnskab- og Budget- posteringer” og angiv efterflg. periode ved ”Fra-dato” og ”Til- dato” Hent hellere for meget end for lidt: Det er nemt at sortere i Pivot-tabellerne Vælg ”Hent udtræk” og afvent import. Tryk herefter ”Luk”. 19

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller KOM GODT I GANG Data er en masse oplysninger fra kolonne A til W, som ved hjælp af PIVOT-tabeller bliver pænt præsenteret Stå i en tilfældig celle, evt. tryk på pilen mellem kolonne A og række 1, for at markere data. Tryk så på knappen ”Pivottabel” og svar OK til Excels valg af data i kassen ”Opret pivottabel”. 20

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller SÅ ER VI I GANG!!! 21

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller FILTRE Felt(er) placeres her, hvis der skal ske en filtrering af data. Ex. udvalgte artskonti, kan efterfølgende flyttes ned som rækker. RÆKKER Felt(er) placeres her, hvis man ønsker informationen præsenteret rækkevis, ex. formålskonti. KOLONNER Felt(er) placeres her, hvis data skal vises i efterfølgende kolonner, ex. perioder/regnskabsår. VÆRDIER Felt(er) placeres her, når det er den samlede værdi/total af art mv., man vil se, ex. og typisk: Beløb. Vær op mærksom på, at Pivot’en foreslår ”Sum af” Beløb. Der kan være tilfælde, hvor den gætter på ”Antal af” – og det bliver forkert. Tryk på pil ud for beløb og ret i ”Værdifeltinstillinger” – vælg ”Sum af”

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller ØVELSER 1.Hvor mange lønudgifter (konti, der starter med 18XXXX) er bogført under kirkegården ? 2.Hvad er anvendt på hovedformål 3 og hvor mange formål er det fordelt på? 3.Hvad er total-udgiften til el (konto ) fra og hvordan er det fordelt på formål? Eksempler på løsninger fås på næste side. Find selv på flere relevante opstillinger! 23

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller EKSEMPLER PÅ SVAR Funktioner, som ofte anvendes: 1.Drift/Status er god at have under ”Filtre” og ”Beløb” er god at have under ”Værdier” 2.Slet Hovedtotal, når du sammenligner budget og regnskab (Højreklik på ”Hovedtotal, og vælg ”Fjern hovedtotal”) 3.Formatér celler, så den viser tusindtalspunktum og evt. 2 decimaler (Mærk op, højreklik og vælg ”Formatér Celler”) 24

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller UANEDE MULIGHEDER – kunsten at begrænse sig Drift/StatusDrift Sum af BeløbKolonnenavne RækkenavneRegnskab 18 Løn ,09 22 Andre ordinære driftsomkostninger ,24 Hovedtotal ,33 Sum af BeløbKolonnenavne Rækkenavne Kirkebygning , , , Inventar, kirke (herunder orgel og klokker)16.395, , , Sognegård58.632, , , Kirkegården88.808, , , Præstebolig , , , Skov og landbrug38.057,00 Hovedtotal , , ,64 25

Hillerød Provsti Anvendelse af PIVOT-tabeller 26 Vigtige forudsætninger – HUSK - at sikre dig, at opstillingen stemmer med formålsbalancens totaler -kun at vise væsentlige informationer, dvs. informationer, der tilfører værdi for læseren. ALLE MULIGHEDER ER ÅBNE, NÅR DU ANVENDER PIVOT-TABELLER Eller forskellige analyse af forskellige projekter:

Hillerød Provsti KONTAKTOPLYSNINGER Lone Paepke Provstisekretær/Personalekonsulent Hillerød Provsti Mail: Telefon: lokal 1 Annette Wilms Kontorleder og regnskabschef Det Fælles Kirke- og Regnskabskontor i Hillerød Mail: Telefon lokal 3 27