Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt? Kursus om de grundlæggende elementer i projektarbejde Roskilde Bibliotek 3. juni 2014 Projektmodel: Milepæle, faser og dokumentation Projekter: Initiere, fastholde, følge op, roller og ansvar Lavet af: Projektkoordinator Trine Bech, Aalborg Bibliotekerne Senest opdateret: 30-05-2014

Dagsorden Hvem er Trine Bech fra Aalborg Bibliotekerne? Aalborg Bibliotekernes Projektkontor Aalborg Bibliotekernes Projektmodel Definition af begreber Fordele med en faseopdelt projektmodel Dokumentation Hvordan startes et projekt op? Hvordan fastholdes målet og hvordan følges der løbende op? Roller og ansvar for deltagerne Spørgsmål Side 1 af 12

1) Hvem er Trine Bech? Projektkoordinator hos Aalborg Bibliotekernes projektkontor siden 01-01-2014 Uddannet civilingeniør indenfor stærkstrøm i 1995 fra Aalborg Universitet Arbejdede med elektronikudvikling og hardware i mobiltelefoner indtil 2008. Fra 2009 – 2013 projektleder indenfor IT-udvikling hos KMD Har siden 2003 arbejdet fuld tid som projektleder (altså i 11 år) Har flere projektlederuddannelser (Projektleder uddannelsen fra Dieu, Den Amerikanske Project Management Professional og Prince 2 Foundation) Jeg brænder for udvikle effektive metoder og skabeloner til styring af projekter/opgaver. Motto: Projektledelse skal være en hjælp og ikke en byrde Privat: Gift med Michael som jeg har kendt siden 1992. Sammen har vi 4 dejlige børn. Projektledelse kan også bruges til styre en travl familie  Side 2 af 12

2) Aalborg Bibliotekernes Projektkontor Projektkontoret har 3 medarbejdere og har eksisteret siden januar 2014. Før havde man et Projektsekretariat med 5 medarbejdere Vi har siden januar 2014 udviklet en faseopdelt projektmodel som er tilpasset biblioteksprojekter med 13 skabeloner til dokumentation af projektarbejdet (modellen er en simplificeret udgave af Prince 2´s projektmodel som har ca. 35 ledelsesprodukter = projektdokumenter) Vi yder støtte til alle igangværende projekter (Kulturstyrelsen støttede projekter, It-projekter, Interne - indretningsprojekter og Interne – generelle projekter) Vi underviser projektlederne og ledelsen i den nye model. Alle skal kende den og arbejde efter den på nye projekter der startes op Vi får en status fra alle projekter i slutningen af hver måned. Den gennemgår vi sammen med projektledere på vores statusmøde i starten af hver måned (Årshjul) Vi vedligeholder en oversigt over alle projekter som er afsluttet, i gang, på hold eller ikke startet. Farver bruges til at forbedre overblikket Vi har lige nu 19 igangværende projekter hvoraf 7 kører efter den faseopdelte projektmodel Projektlederne kommet primært ude fra organisationen, men vi er også selv projektledere på nogle af projekterne Side 3 af 12

3) Aalborg Bibliotekernes Projektmodel Side 4 af 12

4) Definition af begreber Modellen har 7 milepæle (M1, M2, … , M7). Nogle projekter slutter efter M5 andre først efter M7 Modellen har 6 faser: Projektforslag (3 dokumenter) Projektanalyse og –planlægning (5 dokumenter) Projektgennemførelse (2 dokumenter) Projektafslutning (1 dokument) Drift (1 dokument) Effektevaluering (1 dokument) Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges – dem kender de fleste Farver bruges til at signalere hvilken fase projektet er i Side 5 af 12

5) Fordele med en faseopdelt projektmodel Sikre fokus på de enkelte elementer i udviklingsarbejdet. Definition af projektet afklares i starten. Herefter ændringshåndtering Definition (i projektforslagsfasen) Planlægning (i projektanalyse og –planlægningsfasen) Eksekvering (i gennemførelsesfasen) Opsamling/status (i projektafslutningsfasen) Overlevering til drift (i driftsfasen) Udbyttet (i effektevalueringsfasen) Fokus på leverancer sikre fremdrift i projektarbejdet Krav til statusrapportering sikre fokus på at afslutte lovede leverancer Modellen kan skaleres i forhold til kompleksitet i det enkelte projekt Side 6 af 12

6) Dokumentation Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges Dok01: Projektkommissorium (se udleveret eksempel) Dok02: Dokumentoversigten (se udleveret eksempel, farver) Dok03: Projektbudget Dok04: Projektaftale Dok05: Projektplan (se udleveret eksempel) Dok06: Kommunikationsplan Dok07: Risikoanalyse Dok08: Emnelog Dok09: Opgaveliste Dok10: Statusrapport (se udleveret eksempel , trafiklys) Dok11: Afslutningsrapport Dok12: Driftsoverlevering Dok13: Effektevaluering Alle skabeloner er bygget op efter samme princip for at skabe genkendelighed. Skabelon, vejledning, eksempel og projektmodellen Gennemarbejdede skabeloner sikre, at den enkelte projektleder ikke skal bruge tid på at overveje, hvordan en projektaftale eller en projektplan skal se ud For alle dokumenter er der defineret en ansvarlig person, tidspunktet for hvornår det udfyldes, hvornår det godkendes og af hvem Side 7 af 12

7) Hvordan startes et projekt op? Projektejer eller projekt stiller udfylder Dok01: Projektkommissorium. Ingen projekter starter op uden et udfyldt projektkommissorium! Projektleder stillingen annonceres og besættes Projektkontoret indkalder til et første møde med projektejer og projektleder. På dette møde snakkes projektet igennem og Dok02: Dokumentoversigten udfyldes Projektkontoret opretter alle de dokumenter som er relevante i projektet og overdrager dem til projektlederen Projektlederen er herefter ansvarlig for at udfylde projektdokumentationen. De fleste dokumenter udfyldes i samarbejde med projektgruppen. Altid med støtte fra projektkontoret Projektlederen indkalder projektgruppen til jævnlige projektmøder Side 8 af 12

8) Hvordan fastholdes målet? ... Ja det er en af de svære ting i projektarbejde… når man er omgivet af mange kreative mennesker Dok04: Projektaftalen godkendes af projektejeren og er projektlederens ”kontrakt” om hvad der skal leveres. Derfor er det vigtigt at fokusere på leverancer Dok05: Projektplanen godkendes af projektejeren og viser hvornår leverancerne leveres Dok06: Kommunikationsplanen godkendes af projektejeren og beskriver hvad og hvordan der kommunikeres om projektet og hvornår Dok07: Risikoanalysen godkendes af projektejeren og viser hvordan vi håndtere når noget går ”galt” Dok09: Opgavelisten bruges når en velbeskrevet opgave løses af eksterne samarbejdspartnere eller ressourcer som ikke er en del af projektgruppen Dok12: Driftsoverlevering bruges når projektet er afsluttet og ansvaret skal overgives til en driftsorganisation. Hermed sikres det at projektlederen frigives fra projektet og kan komme i gang med nye spændende projekter Side 9 af 12

8) – og hvordan følges der løbende op? Dok08: Emnelog holde styr på alle emner der behandles i projektet. Et emne er f.eks. Beslutninger, ændringsønsker, møder (dagsorden + referat) Dok10: Statusrapporten er projektlederens værktøj til at vise hvad status på projektet er, hvilke opgaver der er afsluttet og hvad der er planlagt til næste periode Dok11: Afslutningsrapporten gør status på om det planlagte mål er nået og hvilke erfaringer der er gjort undervejs Dok13: Effektevaluering gør status på om projektets effekt er indfriet Side 10 af 12

9) Roller og ansvar for deltagerne Projektejer Projektleder Projektmedarbejder Sponsor for projektet Sparringspartner for projektlederen Koordinator for projektet Coach for projektmedarbejdere Ansvarlig for at fortælle projektlederen hvis der er problemer med leverancen Ambassadør for at der skabes ejerskab til projektet i hele organisationen Ansvarlig for at kommunikere og synliggøre projektet i organisationen Tildeler økonomi, ressourcer og tid Uddelegere opgaver så projektets mål opnås Ansvarlig for at løse de opgave projektlederen tildeler Godkender projektdokumenterne (Dok02 - Dok13) Udfylder projektdokumenterne Ansvarlig for at bidrage med input til projektdokumenterne (Dok02 – Dok13) Godkender ændringsønsker Opsamler ændringsønsker Komme med relevante ændringsønsker Side 11 af 12

10) Spørgsmål Hvad gør I på jeres bibliotek? Hvad er jeres erfaringer med projektarbejde? Hvad er det sværeste? Tror I denne model vil hjælpe? Hvordan? …… Er der noget I gerne vil jeg uddyber? Side 12 af 12