Effektiv afsendelse af meddelelser Printkode og andre tiltage Lars Sommer – LRS@kl.dk Kommunernes Landsforening Anders Krabbe Møller – krabb@digst.dk Digitaliseringsstyrelsen

Effektiv brevforsendelse - overblik Alle der sender til Digital Post kan med fordel vælge en standardskriftfond. Det giver: Færre udgifter til lagring i Digital Post Mulighed for at indsætte aktive link i meddelelser For alle der benytter Doc2mail er der en række muligheder for at i større eller mindre grad automatisere brevforsendelsen. Dette involverer: Brug af PRINTKODE Flettefelter og bogmærker Krydshenvisninger Medsend evt. postkasse ID til retursvar

Standardfond Følgende standardfonte er automatisk med i en PDF fil og fylder derfor ikke ekstra: Times Roman (Adobe) Times New Roman (Microsoft) Courier (Adobe) Courier New (Microsoft) Helvetica (Adobe) Arial (Microsoft) Zanf Dingbats (Adobe) Se vejledning: http://nykundenet.kmd.dk/itansvarlige/service/doc2mail/Documents/Vejledninger/d2m_Brugervejledning_3.1.pdf

Printkode Printkode er en billig måde man kan automatisere forsendelser via Doc2mail Printkode kan indlægges i alle Word dokumenter og muliggør: Integration fra brevdannende systemer (der benytter Word som tekstbehandlingssystem) til Doc2mail. Forsendelse af flettebreve via Doc2mail Du kan finde en vejledning her: http://nykundenet.kmd.dk/itansvarlige/service/doc2mail/Documents/Vejledninger/d2m_Printerkoder%20og%20brevfletning.pdf

Printkode Printkode eksempel I – enkeltforsendelse med integration til eDoc

Printkode Printkode eksempel II – Masseforsendelse

Printkode Printkode eksempel III – enkeltforsendelse – stand alone brev

Returpostkasser Man kan lette brugen af (retur)postkasse (IDer) ved at arbejde med skjulte postkasser Synlige og skjulte postkasser: Synlige anvendes over for borgere og virksomheder = EMNE-postkasser Usynlige kan benyttes ved retursvar eller dybe link til postkasser = FUNKTIONS-postkasser

Returpostkasser Printkode: Funktionspostkasse ID. F.eks. = 57 (Folkeregister)

Under ”Skabelon” vælges brevtypen ”?? +Doc2mail” - F.eks.: Brev med cpr_Doc2mail Brev uden cpr_Doc2mail

Brevskabelonen er tilrettet så borgeren gøres opmærksom på at man kan returnere de nødvendige oplysninger digitalt – signeret og krypteret.

Øvelse I arbejder sammen. Mindst to. En kan åbne en vejledning en anden Administrationsportalen Første øvelse: Prøv at oprette et flettebrev der skal sendes via Doc2mail I finder skabelon her: www.DIGST.dk