CargoCRM Administratorkursus

Kort præsentation af mig. Navn: XX HJV: XX

Stil gerne spørgsmål undervejs! Program… CargoCRM – Generelt Uddannelse & Support ved HJV CargoCRM – Opsætning ved HJV Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere Kontaktoplysninger på enheden CargoCRM-Call Kontrolliste før Call Center anvendes. Evt. eksport / import af kontakter CargoSMS  Stil gerne spørgsmål undervejs!

CargoCRM – Generelt Hjemmeværnets ”nye” CRM-system: Gammel ”kending” – Tidligere omtalt ”CallCenter”. ”Customer Relationship Management” Kunde- / kontaktstyring Én samlet løsning til hele hjemmeværnet. Håndtering af emner i.f.b. hvervning Håndtering af ”reserven” i.f.b. genaktivering  

CargoCRM – Generelt Login til CargoCRM: URL: http://login.cargocrm.net Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer *** TIP *** Automatisk login kan ske med et ”direkte” link: http://login.cargocrm.net/?language=da-DK&username=[UN]&password=[PW] [UN] & [PW] erstattes med eget Username & Password.  

CargoCRM – Generelt ”Opgave”: Log på CargoCRM URL: http://login.cargocrm.net Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer

Brug systemet med sund fornuft!!! CargoCRM – Generelt ”Regler for brug af system”: Der må kun gemmes uklassificerede oplysninger. Eks. ikke våbenoplysninger. Der må kun gemmes ikke personfølsomme oplysninger. Eks. ikke cpr-nummer, seksualitet eller religion. Adgang til systemet: Tildel kun rettigheder ud fra behov. Systemet må kun anvendes tjenstligt.   Brug systemet med sund fornuft!!!

Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner” CargoCRM – Generelt ”Roller”: Administrator (HJK + RGN + VÆRN) / Superbruger (DST): ”Fuld” adgang til systemet. Phoner: Trænet person der ringer til emner. Aktivitetsholder: Den person der afholder møder for emner. Medlemmer: Medlemmer af HJV (Aktiv / Reserve) Emne: En person vi vil give tilbud om optagelse i HJV   Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”

Uddannelse & Support ved HJV HJK afholder 5 kurser for administratorer / superbrugere i SEP 2011. Administratorer / superbrugere (TFR/Værn/DST) uddanner ADM/UAFD ”Supportvej”: Phonere / administratorer ved UAFD >> Superbruger ved distrikt Superbruger ved distrikt >> Administratorer ved region / værn Administratorer ved region / værn >> Administratorer ved HJK ”Selvhjælp”: Der er fra systemet adgang til online brugervejledning Herfra vil der blive link til div. ”how-to-do” På informationsforum på hjv.dk vil der blive oprettet link til div. materiale, samt oplysninger om kontaktpersoner.  

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRNM”: TRNM (Firma) HDEJY + HDMVJ + HDNJY (Afdeling) HVK (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRNM HDEJY HDMVJ HDNJY HVK HVK HVK

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRFS”: TRFS (Firma) HDFYN + HDSEJ + HDSSJ (Afdeling) HVK (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRFS HDFYN HDSEJ HDSSJ HVK HVK HVK

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - TRSJ”: TRSJ (Firma) DBH + HDKBH + HDKVE + HDNSJ + HDMVS + HDSLF (Afdeling) HVK (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRSJ DBH HDKBH HDKVE HDNSJ HDMVS HDSLF UAFD HVK HVK HVK HVK HVK

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - MHV”: MHV (Firma) MHD E + MHD V (Afdeling) HVF (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK MHV MHD VEST MHD ØST HVF HVF

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - FHV”: FHV (Firma) FAFS N + FAFS M + FAFS S + FAFS (Afdeling) HVE (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK FHV FAFS N FAFS M FAFS S FAFS F FAFS SJ FAFS K FAFS B HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE

Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK CargoCRM – Opsætning ”Enheder - VHV”: VHV (Firma) FRIVILLIG STAB + BANE+ TELE + ENERGI (Afdeling) VJE + VTE + VEN (Kontor)   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK VHV FRIVILLIG STAB BANE TELE ENERGI VJE VTE VEN

CargoCRM – Opsætning ved HJV ”Grupper”: Emner Medlemmer – Reserve Medlemmer – Aktiv REFØ Ansatte   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

CargoCRM – Opsætning ved HJV ”Status”: Oprettet (Medtages på Call-liste) Tildelt (Medtages på Call-liste) Emne findes ikke Emne ej truffet (Medtages på Call-liste) Ingen interesse Kontaktes senere (Medtages på Call-liste) Book møde Deltaget i møde (Opdateres manuelt i CRM) Ønsker ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Skrevet ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Ej optaget (Opdateres manuelt i CRM) Medlemmer Ansatte   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

CargoCRM – Opsætning ved HJV ”Phonervalg”: Ønsker medlemskab Ønsker møde Kontaktes senere Er allerede medlem Ikke intereseret i HJV Emne ej truffet Emne findes ikke   Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK

Emner / Brugere ”Gennemgang”: ”Kontaktpersoner – liste” Hurtig søgning Avanceret søgning Oprettelse af kontaktpersoner Oprettelse af brugere / tildeling af rettigheder

Emner / Brugere ”Opgave”: Opret en kontaktperson med følgende oplysninger: ID (Dit MA-NR efterfulgt af TEST eks. 240255TEST) Navn (Dit MA-NR) Tildel rettigheder til: Call Center – Call List Call Center – My Contact List Call Center – Events Call Center – Allow new, edit Call Center – Allow delete Log på med test-brugeren, og udfyld resten af ”profilen”

Kontaktoplysninger på enheden Kontaktoplysningerne på enheden bruges internt af systemet: ”ID” er det felt der angiver, hvad man skal importere kontakter med. ”E-mail” modtager reminder-mails såfremt en phoner ikke kontakter et emne som aftalt. ”Sender name” & ”Sender e-mail” indeholder afsenderoplysninger til mails. Såfremt disse ikke er udfyldt sendes der heller ikke SMS!!!

CargoCRM-Call ”Gennemgang”: Opkaldsliste Mine kontakter Arrangementer Statistik

Kontrolliste før Call Center anvendes. Er er emner oprettet til enhederne, der skal ringe ud? Er alle phonere oprettet? Har phonerne udfyldt min. navn, e-mail og mobilnr? Er kontaktoplysningerne på enhederne opdateret? Er der oprettet ”arrangementer”, så møder kan bookes?  

Eksport / import af kontakter Eksport af kontakter: Søg (evt. avanceret) efter de kontaktpersoner, der skal eksporteres. Eksporter de valgte kontakter ved klik på Vælg hvilke felter, der ønskes eksporteret. Husk følgende felter ikke kan importeres: idx created modified login  

Eksport / import af kontakter Vælg import ved at klikke på Vælg den csv-fil, der ønskes importeret Vælg importtype Vælg hvilke felter, der er i csv-filen. Husk at angive MA-NR som ID, da det giver mulighed for opdatering. 240255 er ikke det samme som 00240255 ”Værdier” for ”Enhed”, ”Gruppe” og ”Status” kan findes i CargoCRM.  

Eksport / import af kontakter Opgave: Søg efter din ”TEST-BRUGER” Eksporter brugeren med følgende felter: contact_id unit_id group_id status_id name address1 zipcode city Åben filen og skriv SLET i stedet for TEST under contact_id Gem filen Importer filen med ”Indsæt” og ”Header i filen”  

CargoCRM-SMS ”Gennemgang – Mail2SMS”: SMS-key (HJV): Eks. 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 Til: 12345678@cargocrm.net eller +4512345678@cargocrm.net Body: >Besked< Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 Ingen mulighed for retur Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345-TRNM Retursvar via mail til enhed-ID: TRNM ”Gennemgang - Webinterface”: Grupper Skabeloner Afsend SMS