CargoCRM Administratorkursus.

Præsentationer af emnet: "CargoCRM Administratorkursus."— Præsentationens transcript:

1 CargoCRM Administratorkursus

2 Kort præsentation af mig.
Navn: XX HJV: XX Civil: XX

3 ”Kursus-oplysninger”
Periode: 01. januar 20xx kl Relevant for: Kurset er beregnet til Superbrugere / administratorer fra UAFD og HDEJY, og kræver en vis IT-forståelse – eks. gerne noget kendskab til MS Excel. - ROF, KOF, IT ansvarlig  Ex. udstyr: Medbring egen PC

4 ”Kursus-deltagere” Deltager 1 (MA xxxxxx) Deltager 2 (MA xxxxxx)

5 Stil gerne spørgsmål undervejs!
Program… CargoCRM – Generelt Uddannelse & Support ved LRGNV CargoCRM – Opsætning ved LRGNV Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere Kontaktoplysninger på enheden CargoCRM-Call Kontrolliste før Call Center anvendes. Eksport / import af kontakter CargoSMS (Afsendelse af SMS til uddannelser, indsættelser, alarmering osv.) Stil gerne spørgsmål undervejs!

6 CargoCRM – Generelt LRGNV CRM-system:
”Customer Relationship Management” Kunde- / kontaktstyring Håndtering af emner i.f.b. hvervning Håndtering af ”reserven” i.f.b. genaktivering

7 Brug systemet med sund fornuft!!!
CargoCRM – Generelt ”Regler for brug af system”: Der må kun gemmes uklassificerede oplysninger. Eks. ikke våbenoplysninger. Der må kun gemmes ikke personfølsomme oplysninger. Eks. ikke cpr-nummer, seksualitet eller religion. Adgang til systemet: Tildel kun rettigheder ud fra behov. Systemet må kun anvendes tjenstligt. Brug systemet med sund fornuft!!!

8 Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”
CargoCRM – Generelt ”Roller”: Administrator: ”Fuld” adgang til systemet. Phoner: Trænet person der ringer til emner. Aktivitetsholder: Den person der afholder møder for emner. Medlemmer: Medlemmer af HJV (Aktiv / Reserve) Emne: En person vi vil give tilbud om optagelse i HJV   Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”

9 Uddannelse & Support ved HJV
Administratorer LRGNV/DST uddanner administratorer UAFD Administratorer UAFD uddanner phonere UAFD ”Supportvej”: Brugere ved UAFD >> Administratorer ved UAFD Administratorer ved UAFD >> Administratorer ved DST Administratorer ved DST >> Administratorer ved LRGNV ”Selvhjælp”: Der er fra systemet adgang til online brugervejledning Herfra er der link til div. ”how-to-do” Under LRGNV på hjv.dk vil der blive oprettet link til div. materiale, samt oplysninger om kontaktpersoner.

10 Ovenstående kan kun ændres af ADM / LRGNV
CargoCRM – Opsætning ”Enheder”: LRGNV (Firma) DST (Afdeling) UAFD (Kontor) Ovenstående kan kun ændres af ADM / LRGNV LRGNV HDEJY HDFYN HDMVJ HDNJY HDSEJ HDSSJ HVK

11 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Grupper”: Emner Medlemmer – Reserve Medlemmer – Aktiv PSN-R Ansatte Ovenstående kan kun ændres af ADM / LRGNV

12 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Status”: Oprettet (Medtages på Call-liste) Tildelt (Medtages på Call-liste) Emne findes ikke Emne ej truffet (Medtages på Call-liste) Ingen interesse Kontaktes senere (Medtages på Call-liste) Book møde Deltaget i møde (Opdateres manuelt i CRM) Ønsker ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Skrevet ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) Ej optaget (Opdateres manuelt i CRM) Medlemmer Ansatte Ovenstående kan kun ændres af ADM / LRGNV

13 CargoCRM – Opsætning ved HJV
”Phonervalg”: Ønsker medlemskab Ønsker møde Kontaktes senere Er allerede medlem Ikke interesseret i HJV Emne ej truffet Emne findes ikke Ovenstående kan kun ændres af ADM / LRGNV

14 CargoCRM – Generelt Login til CargoCRM: URL: http://login.cargocrm.net
*** TIP *** Automatisk login kan ske med et ”direkte” link: [UN] & [PW] erstattes med eget Username & Password.

15 CargoCRM – Generelt ”Opgave”: Log på CargoCRM
URL: Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer

16 Emner / Brugere ”Gennemgang”: ”Kontaktpersoner – liste” Hurtig søgning
Avanceret søgning Oprettelse af kontaktpersoner Oprettelse af brugere / tildeling af rettigheder

17 Emner / Brugere ”Opgave”:
Opret en ny kontaktperson med følgende oplysninger: En mulig UAFD ID (Dit MA-NR efterfulgt af test eks test) Navn (Dit MA-NR) Tildel rettigheder til: Call Center – Call List Call Center – My Contact List Call Center – Events Call Center – Allow new, edit Call Center – Allow delete Log på med test-brugeren, og udfyld resten af ”profilen”

18 Kontaktoplysninger på enheden
Kontaktoplysningerne på enheden bruges internt af systemet: ”ID” er det felt der angiver, hvad man skal importere kontakter med. ” ” modtager reminder-mails såfremt en phoner ikke kontakter et emne som aftalt. ”Sender name” & ”Sender ” indeholder afsenderoplysninger til mails. Såfremt disse ikke er udfyldt sendes der heller ikke SMS!!!

19 CargoCRM-Call ”Gennemgang”: Opkaldsliste Mine kontakter Arrangementer
Statistik

20 Kontrolliste før Call Center anvendes.
Er er emner oprettet til enhederne, der skal ringe ud? Er alle phonere oprettet? Har phonerne udfyldt min. navn, og mobilnr? Er kontaktoplysningerne på enhederne opdateret? Er der oprettet ”arrangementer”, så møder kan bookes?

21 Eksport / import af kontakter
Eksport af kontakter: Søg (evt. avanceret) efter de kontaktpersoner, der skal eksporteres. Eksporter de valgte kontakter ved klik på Vælg hvilke felter, der ønskes eksporteret. Husk følgende felter ikke kan importeres: idx created modified login

22 Eksport / import af kontakter
Vælg import ved at klikke på Vælg den csv-fil, der ønskes importeret Vælg importtype Vælg hvilke felter, der er i csv-filen. Husk at angive MA-NR som ID, da det giver mulighed for opdatering. er ikke det samme som ”Værdier” for ”Enhed”, ”Gruppe” og ”Status” kan findes i CargoCRM.

23 Eksport / import af kontakter
Opgave: Søg efter din ”TEST-BRUGER” Eksporter brugeren med følgende felter: contact_id unit_id group_id status_id name address1 zipcode city Åben filen og skriv SLET i stedet for TEST under contact_id Gem filen Importer filen med ”Indsæt” og ”Header i filen”

24 CargoCRM-SMS ”Gennemgang - Webinterface”: Grupper Skabeloner
Afsend SMS