Konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning Anette Svejstrup

emner Hvilke systemer er berørt? Hvad er ’næsten’ som det plejer? Hvad er nyt Konverteringscirkus Adgang til historiske data i diverse systemer Hvor er vi lige nu? Udfordringer/udeståender Hvad kan/skal vi gøre for at blive klar til start? Tidsplan og lukkeperioder

Hvilke systemer er berørt? Økonomisystemer som fortsat skal anvendes Navision med integration til SLS og Stads INDFAK AURUS (CWT) Webshop Systemer hvor det er uafklaret om de skal anvendes ARS (tidsregistrering) – alternativ undersøges Systemer som ikke længere skal anvendes PØS

Navision - hvad er næsten som det plejer? Finans Momsopsætning Køb Salg (her sker der ændringer i forhold til Sag) Anlæg

Navision – Hvad er nyt? 1 bogføringskreds  1 CVR nummer implementeres 1 løngruppe i SLS ( i dag har vi 5) NY KORT AU KONTOSTRENG ART – SAG – SAGSOPGAVE Delregnskab og Sted er opsat som indirekte dimensioner Sagsmodulet Ressourcemodulet (Personalemodulet) Salgsfaktureringen starter som kontraktlinjer på Sag/Sagsopgaver og ender i Salg/Debitor som salgsfaktura til bogføring

sagsmodulet Sager (Projekter) Sagsopgaver (Aktiviteter) Stamkort med relevante stamdata (Forløb, Status mv.) For de primære Projekttyper skal der udarbejdes sagsskabeloner Bevillingsgiverstyring Roller er vigtige af hensyn til brugerstyringen i Rapporteringsløsningen Ansvarlig, Gruppeleder, Projektleder, Bevillingshaver, Administrator Mulighed for Samlesager Sagsopgaver (Aktiviteter) Anvendes til intern/ekstern styring af Sager Mindst 1 sagsopgave til planlægning og bogføring af finans og ressourcer Overordnet fælles struktur i forhold til projekttyper Planlægningslinjer Anvendes til budgettering af finans og ressourcer (Skema) Anvendes til at fakturere debitor/bevillingsgiver (Kontrakt)

Ressourcemodulet Ressourcekort med stamoplysninger Medarbejdere oprettes om ressourcer (nummerserie) Integration SLS- Navision (Personalemodul) Kun månedslønnede Timelønnede fuld kontostreng i SLS Nummer, navn, cpr., ressourcegruppe Kapacitet Beregnede kostpriser (ikke faktisk løn) Budgettering af løn = periodiseret tidsallokering af ressourcer på sager Planlægningslinjer og omkostningsfordeling Standard NS-funktionalitet skal udvides med ny NS-funktionalitet som skal erstatte PØS (AU –tilretning)

ALIAS Hvad er ALIAS? En Aliaskode er en konteringshjælp eller genvej til kontostrengen Validering af gyldige kombinationer Kan fra vælges på Sagsopgaven Sag 903150 + Sagsopgave 888121 Alias =903150888121 - EU. NitroEurope IP, The /AV - Øvrig drift Sag 903150 + Sagsopgave 888124 Alias = 903150888124 - EU. NitroEurope IP, The /AV – Rejser Der kan være udfordringer i forhold til antallet af ALIAS koder i INDFAK – uafklaret om ALIAS skal anvendes!

INDFAK - Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? Fortsat kun workflow til fakturahåndtering Uændret funktionalitet (kun løbende ændringer MODST) Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur Færre organisationer Færre EAN-numre (fra 200 til ca. 55) Ny opsætning af Brugere og Roller Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456) Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY INDFAK Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret ART, MOMSKODE, ALIAS ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

AURUS - Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? Ny IT-platform Fra 4 opsætninger til 1 AURUS opsætning  Uændret funktionalitet (opgradering udskudt til forår 2013) Udgiftstyper er uændrede Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur Færre organisationer/persongrupper Ny opsætning af Brugere og Roller Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456) Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY AURUS Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret ART, MOMSKODE, ALIAS ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

Webshop - Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? Uændret funktionalitet Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur Ændringer i forhold til Dibsaftale og Bankkonti Ændring af kontostreng for eksisterende aktive betalingsarrangementer Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret ART, MOMSKODE, ALIAS ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

Konverteringscirkus – den korte forestilling

Konverteringscirkus – generelt I forbindelse med konvertering og sammenlægning af de 4 bogføringskredse til 1 bogføringskreds er der generelt fokus på oprydning i stamdata og poster Udvikling af 4 konverteringskørsler Stor kompleksitet Det tager lang tid! Artskonto er uændret (mindre justeringer) Delregnskab er uændret Ny Stedkode

Konverteringscirkus generelt Finansposter Alle 2012 konverteres på postniveau Alle 2011 datokomprimeres pr. måned pr. kontostreng Alle poster fra før 1. jan. 2011 datokomprimeres pr. 31-12-10 Finansbudgetposter konverteres ikke til Budgetmodulet i Finans Alle budgetposter vil fremover være planlægningslinjer på Sager/Sagsopgaver

Konverteringscirkus generelt Kreditor Kreditorer som er anvendt inden for det seneste år CVR + pseudo CVR CPR kreditorer konverteres kun hvis åbne poster Debitor Ny nummerserie med fortløbende numre Standardisering af Debitorbogføringsgrupper Debitorer som er anvendt inden for det seneste år Debitorer som har åbne poster Anlæg Ny nummerserie Alle aktive anlæg med stamdata og anlægsposter Konvertering og standardisering af anlægsstamdata

Konverteringscirkus – for 8000C + ASB/DPU Projekter bliver til Sager Eksisterende projekter konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx Projekter med status Lukket og en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke Sagsopgaver Artskonti <2000 988888 hvis rapportformål ikke er anvendt 98xxxx (xxxx eksisterende rapportformål) Artskonti>2000 898888 hvis rapportformål ikke er anvendt 89xxxx (xxxx eksisterende rapportformål) Aktivitet og Analysefokus konverteres ikke Særlig udfordring vedr. Bygning

Konverteringscirkus – for DJF/DMU Sager Eksisterende sager konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx Sager med en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke Opsplitning i sager – kun en bevilligsgiver pr. sag Sagsopgaver Eksisterende sagsopgaver konverteres på følgende måde: Artskonti <2000 = 98xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave) Artskonti>2000 = 88xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave) Planlægningslinjer og Ressourcer konverteres Sagsmærker konverteres

Hjælp – hvordan finder jeg mine data? Finansposter og Sagskort bliver stemplet med: Nuværende bogføringskreds Nuværende stedkode Nuværende projekt-/sagsnummer Hvad er kritisk og vigtigt!

adgang til historiske data i diverse systemer Der vil være læseadgang til historiske data i de berørte systemer – (nærmere info følger) Navision (adgang i lukkeperioden) INDFAK AURUS Webshop PØS ARS I NS lukkeperioden fra den 6 - 20. september 2012 vil der ekstraordinært kunne opdateres finansbudgetposter i en kopi af 8000C + ASB/DPU bogføringskredsene af hensyn til FC3, som udarbejdes på grundlag af 31-8-2012. Det vil ikke være muligt at opdatere sagsplanlægningslinjer for DJF/DMU.

Testopsætning af nye AU organisationer, Brugere og Roller er i gang Hvor er vi lige nu? Navision Vi er i gang med 2. testkonvertering – klar til AU test den 2/7 3. testkonvertering afvikles i august Udvikling af ny funktionalitet til tidsallokering af ressourcer INDFAK og AURUS Testopsætning af nye AU organisationer, Brugere og Roller er i gang

Udfordringer og udeståender IT-sporet er ramt af forhindringer/udfordringer Manglende beslutninger vedr. økonomimodel Ændringer i beslutninger Konverteringsstrategien justeres løbende Aktivitets- og tidsplanen justeres løbende Sommerferien  ALIAS eller ej? Ny funktionalitet fra MODST – Anlæg (NS 5.4) Ny funktionalitet fra MODST til bevillingsstyring, overheadafløftning og periodisering (NS 5.4) Udvikling af ny NS-funktionalitet til tidsallokering (AU-tilretning) Konverteringscirkus kan ikke løse alle udfordringer En række manuelle opgaver kan/skal løses efter driftsstart

OPRYDNING – OPRYDNING – OPRYDNING Tænk årsafslutning Hvad kan/skal vi gøre for at blive klar til start og lukningen af systemerne? OPRYDNING – OPRYDNING – OPRYDNING Tænk årsafslutning Husk stamdata oprydning Accept af alle E-bilag Bogføringer af alle kladder, købs- og salgsdokumenter, dibsfiler, Aurus-filer, SLS-lønposter, PØS-leverancer mv. afskrivningskørsler, overhead, periodiseringer. Bogføring af tidsregistrering og stadevurdering

Tidsplan og lukkeperioder – der kan ske justeringer

Cirkus eller ej – det går desværre ikke som en leg!