EASY-A konference

Program 09:30 Kaffe 10:00 Velkomst v/Tue Korsgaard 10:10 Elevbetalinger v/ Tue Korsgaard og Jytte Michelsen 10:40 Pause 10:55 Elevbetalinger, fortsat 11:10 VEU-skemaer v/ Cay Berg Nielsen, SU-Styrelsen  11:30 Frokost 12:15 Foråret 2008 v/Tue Korsgaard 12:30 AMU-nyt v/Tue Korsgaard og Kirsten Bergløv, Gitte Vandet 13:15 Pause 13:30 AMU, fortsat  13:50 Spørgsmål, evaluering og afslutning v/Tue Korsgaard Ca. 14:00 Slut Fokuseret program – baseret på evalueringer, fra foregående gange fokus på ét emne.

Praktiske forhold Toiletter – taxikørsel – evaluering – rygning – måltider – sluttid

Ideer søges… Hvad kunne spare jer for allermest indtastning? Hvordan kan vi gøre det på en smartere måde? Hvor er EASY-A virkelig tung at danse med? Hvilke vinduer er meget svære at anvende? Tænk over det i dag, og skriv det ned på evalueringsarket.

Opkrævning på fag på hold og nyt fakturalayout v/ Jytte Michelsen

Opkrævning på fag på hold - enten opkrævning på selve holdet - eller opkrævning på fag på hold Du får en advarsel hvis du forsøger at oprette begge dele ! - det er lige taget ud fordi der er fejl i forbindelse med sletning af elever – kommer senere igen !!

Fakturalayout Fakturaer som udskrives på grundlag af D438 Opkrævning af elevbetalinger i Navision. Teksten indrykkes – hold, elev og gebyr. Eleverne kommer i alfabetisk orden efter efternavn: Holdets kort betegnelse og periode .Elevens navn, cpr.nr. ..Gebyrets tekst og Rate Faktura som udskrives på grundlag af D635 Individuelt betalingsgrundlag medtager oplysning om ’Kunde kontostreng’ som linie 3.

Fakturalayout Eksempel på faktura til en debitor for flere elever på holdet. Indrykninger

Fakturalayout Eksempel på faktura til en debitor opkrævet som individuelt betalingsgrundlag Kunde kontostreng

HUSK: Hold øje med admsys.uni-c.dk her vil der komme besked når de 2 nævnte fejl er rettet: Opkrævning kun på holdet eller opkrævning kun på fag-på-holdet Sletning af elev på holdet efter opkrævning på fag-på-hold er sket

Vejledninger:

Spørgsmål?? Du må også gerne vente med dine spørgsmål til sidst på dagen !

Udligninger af EASY-A fakturaer/kreditnotaer v/Jytte Michelsen

NAVISION Indbetalingen knyttes sammen med fakturaen ved hjælp af Udligningsbilag og Udligningsbilagsnr. Kreditnota knyttes sammen med oprindelig faktura ved bogføring – nummeret kommer aut. med over fra EASY-A - hvis kreditnotaens beløb kommer fra én faktura I begge tilfælde så er bilaget udlignet, men ikke de enkelte poster i bilaget. Det sker ved hjælp af Masseudligning bruges når indbetalingen/kreditnotaen svarer nøjagtigt til den oprindelige faktura Udligninger (linie for linie) i alle andre tilfælde

Når en opkrævning er gennemført i EASY-A og bogført i Navision, så kommer der forhåbentlig nogen penge i kassen ! Indbetaling registreres i Navision med udligning af fakturaen f.eks. Finans  Kassererkladde eller Salg  Indbetalingskladde Udligning af de enkelte fakturalinier Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Udligninger Udligninger (linie for linie) eller Masseudligning (alle linier)

Masseudligning Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Masseudligning Tast debitornr. og vælg Udskriv eller Vis-udskrift – nu er alle linier på de bilag, der er knyttet sammen udlignet.

Masseudligning Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Masseudligning Der kan også dannes en udskrift

Linieudligning Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Udligninger find debitor og bilag tryk på knappen Funktioner og Opdater (højre hjørne) sæt vingen udfor den bilagslinie der skal udlignes – eller de bilagslinier luk vinduet

Check af manglende indbetalinger/udligninger Vinduer: Salg  Debitor  Saldo (RV) D432 Betalingsoversigt pr. debitor D433 Betalingsoversigt pr. aktivitet D434 Betalingsoversigt pr. forløbsgruppe D435 Betalingsoversigt pr. person Udskrifter: Salg  Rapporter  Debitorpost ikke udlignet B494 Opkrævningsdebitorliste C494 Restanceliste

Salg  Debitor  Saldo (RV) - der er flere fakturaer som endnu ikke er indbetalt - der er et restbeløb på opkrævningen som endnu ikke er indbetalt (næstsidste linie)

D434 Betalingsoversigt pr D434 Betalingsoversigt pr. forløbsgruppe –feltet betalt er nu J eller N og Betalt dato er bilagets betalingsdato

Salg  Rapporter  Debitorpost ikke udlignet Under Indstillinger sættes evt. en forfaldsdato. Hvis ingen debitor vælges udskrives for alle. Hvis ingen forfaldsdato sættes fås alle.

Salg  Rapporter  Debitorpost ikke udlignet – viser hvilke fakturaer som endnu ikke er helt udlignet, men ikke om de enkelte fakturalinier er udlignet.

Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Udestående udligningsoversigt SporingsID (=Opkrævningsnr. i EASY-A) er knyttet sammen med hver enkelt debitorfaktura og kan også ses på udskriften under Masseudligning.

Salg  Periodiske aktiviteter  Selveje  Udestående udligningsoversigt – her står sporings ID også. Man skal efterfølgende ind på Udligninger og markere hvilke bilagslinier indbetalingen dækker

B494 Opkrævningsdebitorliste – nu fremgår det hvilke bilag på fakturaen som er udlignet

C494 Restanceliste – ikke udlignede kursusgebyrer på ÅU og AMU skal bestilles hver for sig. Kriterier for hvad og hvem, der medtages på udskriften: Beløbet skal have gebyrtypen ’Kursusgebyr’ Beløbet skal være opkrævet Forfaldsdatoen skal ligge før skæringsdatoen/tælledatoen for det afgrænsede kvartal (ÅU) eller åe-bidraget skal have en indberetningsdato i det afgrænsede kvartal (AMU) Betalingsstatus er 1 eller 6

Og nu nogen af de specielle situationer Og nu nogen af de specielle situationer ! En elev slettes på holdet – opkrævning på selve holdet - der dannes én kreditnota pr. elev D400Synkronisering mellem Navision og EASY-A igangsættes automatisk Loglinierne viser hvad der er overført til Navision Kreditnotaen bogføres i Navision og derefter Udligninger

Sletning af en eller flere elever på holdet - hvor der er opkrævet pr Sletning af en eller flere elever på holdet - hvor der er opkrævet pr. fag Nyhed fra www.admsys.uni-c.dk

Ændring af gebyret på opkrævningslinierne - hvor der er allerede er opkrævet Nyhed fra www.admsys.uni-c.dk

Bogføring af kreditnota for en faktura/en del af faktura som allerede er udlignet med en indbetaling Kreditnotaen får aut. opsat den oprindelige fakturas nummer – dette skal slettes inden bogføringen kan ske.

Masseudligning - når indbetalingen fuldt ud udligner det samlede beløb på fakturaen ved at fakturaen er knyttet sammen med indbetalingen i kassekladden - det kan også være for flere fakturaer ad gangen bare de enkelte fakturaer er udlignet fuld ud Udligninger (linie for linie) - når indbetalingen ikke sker for hele fakturaen - når en kreditnota skal udligne/delvis udligne en faktura

Vejledninger:

Spørgsmål og god arbejdslyst !

Foråret i EASY-A

EASY-A 10g Database server

EASY-A 10g Database server Application server

AMU-nyt

Program AMU-indberetningen ÅE-rekvirenter Genudskrivning af gamle beviser Ny holdoversigt AMU-elever med på skolehjemlister Åbent Værksted

Indberetningskladde Holdplacering B650 Skolefag-på-holdplacering Jens 4103- Lone Mads Skolefag-på-holdplacering Jens 4106- Lone Mads

Hjælp til kontrol B777 Kontrol af AMU-indberetningskladde Elever der mangler kursiststatus Kursiststatus 1 med forkert betalingsstatus (ikke 1, 3,5 eller 6) Kursiststatus 2 uden betalingsstatus 2 eller 5 Indberetningskladde Jens Jens Lone Lone Mads Betalingstatus 3 GVU-elever skal ikke opkræves, derfor skal de ikke undersøges.

Hjælp til bedre kontrol Holdplacering C777 Kontrol af AMU-indberetningskladde Elever der mangler kursiststatus Kursiststatus 1 med forkert betalingsstatus (ikke 1, 3,5 eller 6) Kursiststatus 2 uden betalingsstatus 2 eller 5 Skolefag-på-holdplacering Jens 4103- Lone Mads Fremover kan kontrollen laves løbende ikke kun i forbindelse med indberetningen. Man får mulighed for i en arbejdsgang at rydde op på mange ting. C777 er ikke det samme som B777 – de skal ikke være identiske. Skolefag-på-holdplacering Jens 4106- Lone Mads

Hjælp til bedre kontrol B772 Frasorterede bidrag ved AMU-indberetningen Årsag: Holdet eller skolefaget overlapper et årsskift Årsag: Der er ikke angivet en ÅE-rekviret Etc Etc. Jens Lone Mads Hvilke bidrag blvier sorteret fra

Forbedret B650 på store skoler Fremover kan supplerende kladdeindberetninger afgrænses på: Aktivitetsafdeling Ansvarsområde Projektområde ÅE-rekvirent Når der dannes supplerende indberetninger med valgfrie afgrænsninger, sammenlignes med de dele af de endelige indberetninger, der kan identificeres med de pågældende afgrænsninger. Bemærk, at der her kan være mindre unøjagtigheder hvis der fx er ændret kode for et hold i den endelige indberetning.

ÅE-rekvirenter – og –typer aktiveret. revalidend/forrevalidend. 2. KOMA, kommunefinansieret, aktiveret. 3. KOMR, kommunefinansieret, revalidend/forrevalidend. 4. KOMF, kommunefinansieret, fleksjob 6 ugers selvvalgt uddannelse 6. Staten i jobcentret fleksjob 6 ugers selvvalgt uddannelse

ÅE-rekvirenter Bedre styring af listerne med ÅE-rekvirenter. Dem som har en slut dato sættes nederst.

ÅE-rekvirenter Hvad gør man hvis der er fejl i ÅE-rekvirenterne? Forkert adresse Forkert betegelse EASY-Supporten er svaret.

Udskrivning af AMU-beviser Lav demonstration med eget CPR-nummer – vis logning. EASY-F 1.600.000 personer 5.700.000 beviser

Oprettelse af gamle AMU-kursister Der kan stadig mangle kursister fra konverteringen i den central kursusbase Løsning: Alle kan fremover oprette kursusplacering i AMUBC På sigt skal alt genindlæses og det er undervejs. Hvornår må man oprette en gammel kursist? Man må oprette kursistplaceringer, når man stoler på, at en person har været på kursus evt. har gamle kopier i eller kursisten på anden måde kan dokumentere at han/hun har deltaget i kurset. Alt logges så alle ændringer vil kunne spores til en konkret medarbejder.

B847 Vedligholdelse af centrale…. Fremsøg en elev på præcist cprnr . Tilføj kursus – brug evt. værdiliste og øvrige oplysninger. Tryk opdater easy-f.

Flytning af kursister på aflyste hold Ministeriet ønsker bedre udfyldning af AMU-hold Har en udvidelse af efteruddanelse.dk i tankerne, så skolerne kan få et overblik over potentielt aflysttruede hold. Lav præsentation af funktionaliteten.

C323 Felterne Antal reservationer, Antal venteliste, Antal afbud og Antal udeblivelser tilføjes til udskriften.   Beregnes på samme måde som på B702 vinduet: Feltet Antal reservationer skal vise antal personer med forskellig CPR-nr., som har øvrige placeringer med placeringstype R, S eller L (reservation til person, skole eller lærested). Feltet Antal venteliste skal vise antal personer med forskellig CPR-nr. som har øvrige placeringer med placeringstype V (ventelisteplacering). Feltet Antal afbud skal vise antal personer med forskellig CPR-nr. som har øvrige placeringer med placeringstype A (afbud). Feltet Antal udeblivelser skal vise antal personer med forskellig CPR-nr. som har øvrige placeringer med placeringstype U (udeblivelse).

AMU-elever med på ud- og hjemrejseliste A816 og A817 – Løsning af følgende PR: 7933 A817 Ankomstliste og A816 Hjemrejseliste. Disse lister medtog tidligere også amu-kursister. Efter æn-dringen hvor disse registrers på A581 elever på åu/amu medtages amu-kursisterne ikke mere på de 2 nævnte udskrifter. Dette har bl.a. Odder meget hårdt brug for. Et lille simpelt ønske, som jeg næsten synes, er en fejl. Hvis man bruger de 2 lister A817 Ankomstliste og A816 Hjemrejseliste, så må det da være generende at man ikke får amu-kursisterne med ud, og dette er udelukkende sket p.g.a. omlægningen af amu-eleverne. 7845 Udskriften A817 Ankomstliste udskriver fuldtidselever, elever på åben uddannelse (holdplacerede) og AMU-kursister (der er kursusplacerede). Når AMU-elever nu registreres på hold, kommer de ikke længere med på denne udskrift, fordi de hver-ken er fuldtids- eller ÅU-elever, og fordi de ikke har kursusplaceringer. I forbindelse med omlægning til, at AMU-elever skal være elever på hold, burde denne udskrift også være rettet til, at AMU-elever, der er booket tilsvarende ÅU-elever, udskrives

AMU-elever med på ud- og hjemrejseliste

Åbent Værksted - AMU

Vinduerne Gennem de seneste versioner af EASY-A er der kommet nye vinduer og ændret på vinduer for at gøre det nemmere at administrere Åbent Værksted A326 Hold B879 Værksteder A335 Skolefag på hold A335f Pladser for skolefag A890 Skolefag B702a Tilstededage B472 Beregn varighed (batchjob) B885 ÅV-oversigt A422 Gebyr for aktivitet A424 Opkrævning for aktivitetsplacering

A326 Hold Baggrund: Det har været og er svært at hold et overblik over ÅV-holdene. Det har vi lyttet til og derfor giver vi nu muligheder. Værksteder oprettes på et særligt vindue. Det er en god ide at oprette hold så man har skolefag, der logisk passer sammen på samme hold. På den måde kan man ret let afslutte og åbne nye hold på samme værksted.

B879 Værksteder

Pladser på A335 Skolefag på hold

A890 Skolefag

B702a Tilstededage Hvis man ændrer i Tilstededage, skal man efterfølgende køre jobbet B472 Beregn varighed for at få den rigtige varighed på B702 Holdplacering – AMU og B704 AMU-bidrag

Overbliksvinduet: B885 ÅV-oversigt Her ser du først ugedag og dato. Anden række viser antallet af ledige pladser for de fag, der er vist nederst. Tredje række viser summen af første tal i brøkerne nederst, altså hvor mange skolefag-på-holdplaceringer man har en given dag. Samme elev tæller to gang, hvis han er på to skolefag samme dag. Først en søgeblok, hvor man kan søge på tværs at alle grupperinger. Her ser du først ugedag og dato. Anden række viser antallet af ledige pladser for de fag, der er vist nederst. (De total sum af forskellen mellem de to tal i brøkerne) Tredje række viser summen af første tal i brøkerne nederst, altså hvor mange skolefag-på-holdplacering er man har en given dag. Samme elev tæller altså to gang, hvis han er på to skolefag samme dag. De første kolonner viser: Hold, skolefag, niveau og ÅV-navn Brøken viser antallet af elever på faget / antallet af pladser. I dette tilfælde er der altså overboooket med 1 elev. Hvis ikke der er udfyldt antal pladser pr. skolefag vil der stå ?. De første kolonner viser: Hold, skolefag, niveau og ÅV-navn Brøken viser antallet af elever på faget / antallet af pladser. I dette tilfælde er der altså overbooket med 1 elev. Hvis ikke der er udfyldt antal pladser pr. skolefag vil der stå ?. Udskrift B886 Oversigt over skolefag på holdplaceringer

A422 Gebyr for aktivitet Mulighed for gebyr på skolefag

A424 Opkrævning for aktivitetsplacering Mulighed for gebyr på hvert enkelt skolefag ved Åbent Værksted

Afslutning

?

Ideer søges… Hvad kunne spare jer for allermest indtastning? Hvordan kan vi gøre det på en smartere måde? Hvor er EASY-A virkelig tung at danse med? Hvilke vinduer er meget svære at anvende? Tænk over det i dag, og skriv det ned på evalueringsarket.

Kontrol af betalingsdato

Skæringsdatoen 1. Kvartal Betalingsperiode 1-1-07 31-3-07 12-5-07

Hvordan finde Navision datoen? Betalingsdatoen for det bilag, der udligner fakturen