Datadelingspolitik for forskningsinstitutioner Dansk Data Arkiv

En datadelingspolitik…  vejleder videnskabelige medarbejdere i dokumentation af forskningsdata  anviser medarbejderne en procedure for systematisk arkivering af forskningsdata

Værdi af en datadelingspolitik for institutionen •Langtidsbevaring af forskningsdata •Synliggørelse af forskningsdata •Påvirke normer for håndtering af data •Overholde lovgivningen

Forskningsdata i DDA: •Data indsamlet mhp forskningsformål –inden for f.eks. forebyggelse/sundhedsfremme, magtudredningen, ISSP –Undersøgelser: tværsnit, panel, kohorte, intervention, kombination –Datakilder: spørgeskema, personligt interview, register, klinisk undersøgelse, journaler m.v. •Datagrundlag for videnskabelige analyser DDA bevarer data og dokumentation i et systemuafhængigt format. Arkiveringen sikrer mod teknisk og indholdsmæssigt forfald.

Operationel afgrænsning af data •Data skal være i elektronisk form – DDA modtager ikke kildemateriale såsom udfyldte spørgeskemaer, båndede interviews eller journaler, og der er intet lovkrav om bevaring. Vi opfordrer til en løsning på afdelingsniveau. •Data skal være unikke og indsamlet gennem interviews eller registrering – DDA modtager kun registerudtræk, hvis de er 1) anvendt i kombination med anden indsamlet empiri, eller 2) særligt vanskelige at genskabe •Data skal kunne dokumenteres –Der skal foreligge oplysninger om undersøgelsen og data (elektronisk eller på papir)

Datadelingspolitikkens indhold •Procedure for aflevering til DDA •Krav til datadokumentation ved arkiveringen •Håndtering af personhenførbare variable ved arkiveringen •Institutionens dataorganisation En datadelings- politik bør som minimum definere:

Procedure for aflevering til DDA I 1.Udfyld et lokaliseringsskema – hent skemaet på dette link ( eller kontakt DDAlink 2.Skab overblik over data og dokumentation 3.Fremsend materialet til DDA Se også DDA’s afleveringsfolder – folderen kan downloades på dette link link ( DDA_afleveringsfolder.pdf), eller der kan bestilles trykte eksemplarer hos DDA

Afleveringen til DDA II •Aflever gerne data allerede umiddelbart efter dataindsamlingen og første fejlretning. Aflever data senest ved projektets afslutning. •Sørg for sigende navngivning af filer •Stil, så vidt det er muligt, data til rådighed for andre til nye analyser

Dokumentationskrav ved arkiveringen •Udfyldt og underskrevet lokaliseringsskema •Kopi af det anvendte spørge- /registreringsskema (blankt forlæg) •Kort beskrivelse af undersøgelsens formål og metode

Supplerende anbefalinger Medsend også gerne: •kodebog •1-2 primærpublikationer •evt. anden foreliggende dokumentation Arkiveringen bliver så god, som forskeren selv gør den. Derfor: tilstræb dokumentation på studieniveau, variabelniveau og kodeværdiniveau!

Sikker håndtering af personhenførbare variable •Personhenførbare variable indeholder oplysninger, der gør det muligt at identificere en person – eksempelvis cpr.nr., navn, fødselsdato •Personhenførbare variable fremsendes, iflg. aftale med Datatilsynet, separat til DDA pr. anbefalet post (på CD-Rom)

Institutionens dataorganisation I •Kontinuerlig lagring i organisationen af dokumentation og nye versioner af data forud for arkiveringen –Findes der et egnet, centralt internt datadrev, som man kan organisere, at medarbejderne lagrer data på? –Har institutionen en data manager, som kan hjælpe med at få datadokumentationen på plads?

Institutionens dataorganisation II •Kan der udpeges en kontaktperson, der koordinerer institutionens afleveringer til DDA? –Overvej i den forbindelse muligheden for central håndtering af lokaliseringsskemaer •Kan der opstilles fælles betingelser for andres adgang til data?

Kontakt DDA Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til denne præsentation, så kontakt os på: Dansk Data Arkiv Islandsgade Odense C Tlf.: Web: samfund.dda.dk sundhed.dda.dk