Vejen mod en vidensdrevet organisation Informationstilgængelighed & data integration er nøglen Information Organisationens modenhed Data Siden vores civilisation startede og frem til 2003 er der genereret information svarende til 5 exabytes. Den selv samme mængde information er siden 2010 blevet genereret hver anden dag året rundt …. og hastigheden er stadig stigende. 1 exabyte = 1000000000000000000 bytes Tid Vejen mod en vidensdrevet organisation

© 2014 Perceptive Software, LLC. All Mængden af information vokser Datamængden vokser med 35-50% hvert år* Ca 1000 gange mere end for bare 10 år siden Datakilderne udvides Forretningsaplikationer E-mail systemer Fil servere Special aplicationer Websites og sociale medier Adgangspunkterne øges eksplosivt Client desktops Laptops BYOD (iPhone, Android, Windows 10, etc.) Perceptive File Servers Client Desktop Custom App Social + Web Client Desktop Lotus SharePoint Access Client Desktop TRIM SQL Server Oracle Exchange ERP / CRM * MIT Sloan Management Review, Nov. 2013 © 2014 Perceptive Software, LLC. All

Datamængden giver voksende teknologiske udfordringer Hundreder af fil typer Komplekse sikkerhedsstrukturer Bruger- sikkerhed Netværks- Applikations- Dokument- I gennemsnit er mere end 80 % af alle data lagret som ustrukturerede data, og 90% af disse data er ikke administrerede: E-mail Word, Excel, PowerPoint og andre formater Links, Downloadede dokumenter m.m Billeder, tegninger, brochurer manualer m.m. SharePoint dokumenter Disse data er principielt tabt for firmaet som en aktiv tilgængelig information, der kan deles på tværs af organisationen og medarbejdere Mindre end 20% af en gennemsnitlig organisations data er lagret som strukturerede data, som regel fordi der er store omkostninger forbundet med denne type lagring. Kilde AIIM (Association for Information and Image Management Vi udfordres af uhomogene data fra mange kilder: Samarbejdspartnere Leverandører Offentlige instanser Revision Juridisk betinget Kunder/klienter/borgere Medarbejderinitierede data og dokumenter Organisationsprocedurer Systemproducerede data Proces- og transaktions følgende dokumenter og data Mobile devices, adgangs og kontrol systemer m.fl. Ældre arkiver og data storages Datamængden giver voksende teknologiske udfordringer

Hvilke løsningsmuligheder har vi? Leve med den nuværende metodik Digitalisere arkivering Investere i at give en større mængde arkiver og data struktureret adgang Investere i content management, BI, journalisering, Document Lifecycle management systemer m.m Eller se det fra en anden vinkel og indfør et intelligent søgesystem: Vores udfordring En eksplosion i mængden af data og dokumenter Løbende ændringer i behovet for information Informationssiloer Der er ingen fælles søgning Data er kun brugbart så længe det kan findes Data gemmes ofte flere steder Personafhængig informationslagring Et mix af strukturerede- og ustrukturerede data Flere generationer af arkiver Døde data fra tidligere medarbejdere Stigende omkostninger til både ekstern og intern revision og kvalitetssikring Der skal søges i hvert enkelt system brugeren har adgang til Der kan ikke søges efter data som ikke umiddelbart er tilgængeligt for brugeren Hvert system søger på sin måde (hvis det kan søge!) Det tager uforholdsmæssigt lang tid at søge efter data og medfører tab af effektiv arbejdstid Hvis brugeren ikke har kigget det rigtige sted “findes” data ikke Hvis filerne ikke er OCR-behandlede er der ekstremt lille chance for at finde dem ved en søgning Visse søgninger resulterer i falske positive resultater, som blot mindsker chancen for at finde det rigtige dokument Det er svært at fremfinde data, når man ikke selv har gemt det Hver medarbejder har sin egen metodik og struktur Data gemt lokalt på en PC er ikke tilgængeligt for andre Resultatet kan blive at samme dokument er gemt flere steder – og med tiden derfor i flere revisioner Død data er en udgift for virksomheden Perceptive Search Hvilke løsningsmuligheder har vi?

Hvad nu hvis I kun skulle lede ét sted? PROBLEM LØSNING Perceptive File Servers Client Desktop Custom App Social + Web Lexmark Enterprise Search:// Client Desktop Lotus Perceptive Exchange File Servers ERP / CRM SharePoint SQL Server Custom App Social + Web Oracle TRIM Access Lotus SharePoint Access Client Desktop TRIM SQL Server Oracle Exchange ERP / CRM Hvad nu hvis I kun skulle lede ét sted?

Ét adgangspunkt Forbind fra “hvor som helst” PC’er Bærbare Remote browsers Web-enabled smartphones og tablets Se resultatet uanset original formatet Intet behov for andre programmer High definition rendering – near-pixel-perfect pagination Resultat vises med thumbnails Arbejdskopier i Tekst, PDF, HTML eller original format Fordele Produktivitetsforøgelse og omkostningsreduktion Bedre beslutningsgrundlag med komplet billede af hændelser og dokumentation Forbedret kvalitet og effektivitet med hensyn til juridiske og revisionsmæssige aspekter Udnyttelse og kapitalisering af hele organisationens viden på tværs af alle organisatoriske og systemmæssige opdelinger Risikobegrænsning og incident control Smidig licensmodel Eksempler på anvendelse Global søgning af dokumenter og data på tværs af organisationen Proces- og kontekst relaterede søgninger Trend analyser Sporing og revision af e-mail og mail korrespondance Aktstyring, søgsmålsdokumentation Real Time notifikationer og alarmer Vidensdeling Applikationsintegration Revisionsunderstøttelse Incident control Hjælpeværktøj ved sammenlægning, omstrukturering, firmakøb og lign. Ét adgangspunkt

Lets go Live ! Ekstrem simpel ”out of the box” installation med minimalt forbrug af konsulenttid Indeksering af alle informationer, data og dokumenter i virksomheden Integrer kontekst-sensitiv søgefunktionen, hvor som helst Integreres direkte med AD og respekterer sikkerheden på bruger, applikations- og dokumentniveau Stor tidsbesparelse sammenlignet med traditionel søgning Kan konfigureres til at beholde slettede objekter og tidligere versioner af samme dokument Konverterer dokumenter direkte til text, HTML, PDF eller Tiff Flytter belastningen over på Search da alle dokumenter caches Fjerner behovet for autonome arkiver og eliminerer overfyldte mailservere Kan forenkle og reducere omkostningerne til arkiveringsprocesser og reducerer behovet for komplekse indscanningssystemer Giver nyt liv til gamle data og dokumenter Finder de skjulte værdier i ustrukturerede data og information

Tak for jeres opmærksomhed ? Tak for jeres opmærksomhed