Www.kk.dk KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Afbureaukratisering Børne- og Ungdomsforvaltningen Københavns Kommune KL 7. oktober 2009.

Præsentationer af emnet: "Www.kk.dk KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Afbureaukratisering Børne- og Ungdomsforvaltningen Københavns Kommune KL 7. oktober 2009."— Præsentationens transcript:

1 www.kk.dk KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Afbureaukratisering Børne- og Ungdomsforvaltningen Københavns Kommune KL 7. oktober 2009

2 KL - Intern forenkling i kommunerne223. september 2009 Indhold 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns kommune 2. Baggrund 3. Styring og afbureaukratisering hænger sammen 4. Afbureaukratisering i praksis 5. Gode råd

3 KL - Intern forenkling i kommunerne323. september 2009 Fakta om Børne- og Ungdomsforvaltningen Budget på ca. 7,7 mia. kr. Op mod 300 anlægsprojekter 653 institutioner (278 er selvejende) 67 skoler Ca. 18.000 medarbejdere Mere end 80.000 brugere

4 KL - Intern forenkling i kommunerne423. september 2009 Fakta – økonomisk genopretning Økonomisk turnaround: BUF har vendt et stort underskud i 2004, 2005 og 2006 til overskud i både 2007 og 2008 Økonomistyring: BUF har indskrænket resultatudsvingene, og prognoserne har nu høj kvalitet Tilfredshed med økonomistyringen: Deloitte har udtrykt tilfredshed med BUFs fremdrift i forhold til økonomistyring og kapacitetsudnyttelse Revision: Københavns Kommunes egen revision har ikke siden 2006 udtrykt bekymring over økonomistyringen i BUF

5 KL - Intern forenkling i kommunerne523. september 2009 Fakta – børnetallet i København eksploderer Børneboom i København 2006 – 2009 Siden 2007 er børnetallet i København steget med 1.928 børn. Det svarer til 5 procent. På landsplan er børnetallet modsat stagneret siden 2007. Det betyder, at København står i en ekstraordinær situation.

6 KL - Intern forenkling i kommunerne623. september 2009 Fakta – en periode med store reformer  Faglighed for Alle  Strukturreform  Specialreform  Tryghedspakke

7 KL - Intern forenkling i kommunerne723. september 2009 Indhold 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns kommune 2. Baggrund 3. Styring og afbureaukratisering hænger sammen 4. Afbureaukratisering i praksis 5. Gode råd

8 KL - Intern forenkling i kommunerne823. september 2009 Hvad er afbureaukratisering? “Afbureau- kratisering” 31.800 hits !

9 KL - Intern forenkling i kommunerne923. september 2009 Afbureaukratisering – en interessekonflikt? Central styringDecentral frihed

10 KL - Intern forenkling i kommunerne1023. september 2009 Nej, ikke nødvendigvis.. Men… Det kræver at vi finder en styringsmodel der forener politiske krav om styringsmulighed, med lokale behov for at sætte fagligheden i spil, og få respekt og anerkendelse for det Afbureaukratisering drejer sig kun delvis om regler der skal saneres Men mest om ændring af vores måde at se på vores organisation Og om hårdt, fokuseret og stædigt arbejde

11 KL - Intern forenkling i kommunerne1123. september 2009 Afbureaukratisering – et organisatorisk kulturprojekt Afbureaukratisering er ikke bare en regelsanering men et paradigmeskift i forvaltningens arbejde Afsenderfokus Modtagerfokus FraTil Bureaukrati Administrativ service

12 KL - Intern forenkling i kommunerne1223. september 2009 Mere konkret identificerede og prioriterede vi…  Forenkle og forbedre institutionernes oplevede budgetproces  Forenkle og effektivisere håndtering af løn- og personaleopgaver  Forbedre forvaltningens service og kommunikation  Forbedre institutionernes muligheder for at få hjælp  Forenkle og forbedre institutionernes oplevelse af IT understøttelsen  Klare grænseflader mellem de tre organisatoriske niveauer  Forbedring af virksomhedskulturen herunder øget fokus på fælles identitet og gensidig forståelse  Forenkle og forbedre institutionernes oplevede budgetproces  Forenkle og effektivisere håndtering af løn- og personaleopgaver  Forbedre forvaltningens service og kommunikation  Forbedre institutionernes muligheder for at få hjælp  Forenkle og forbedre institutionernes oplevelse af IT understøttelsen  Klare grænseflader mellem de tre organisatoriske niveauer  Forbedring af virksomhedskulturen herunder øget fokus på fælles identitet og gensidig forståelse …7 forbedringsområder i forhold til administrative opgaver i institutioner

13 KL - Intern forenkling i kommunerne1323. september 2009 Indhold 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns kommune 2. Baggrund 3. Styring og afbureaukratisering hænger sammen 4. Afbureaukratisering i praksis 5. Gode råd

14 KL - Intern forenkling i kommunerne1423. september 2009 Orange juice presser

15 KL - Intern forenkling i kommunerne1523. september 2009 Keep it simple

16 KL - Intern forenkling i kommunerne1623. september 2009 Styringsmodel Målpapirer Faglighed Strategien/ Kontrakter L I S Målpapirer Målpapirer Politisk udvalg Forvaltningen Decentrale enheder Strategien/ Gode mål Kontrakter BorgereBrugere Styring i 4 dimensioner Brugere RessourcerPersonale

17 KL - Intern forenkling i kommunerne1723. september 2009 Gode Mål kunne være… Faglighed Skoler Tryghed og trivsel Faglige resultater Sundhed, inklusion… Institutioner … Brugere Forældretilfredshed Børne/elevtilfredshed Til- og fravalg af institutioner og skoler Ressourcer Økonomi Bygninger og vedligeholdelse Miljøbelastning Administrativ effektivitet Personale Trivsel Samarbejdsevne/social kapital Fastholdelse og rekruttering Kompetenceudvikling

18 KL - Intern forenkling i kommunerne1823. september 2009 Sammenhæng i styringen Politiske målsætninger Borgere Politiske målsætninger Decentral enhed

19 KL - Intern forenkling i kommunerne1923. september 2009 Ambitioner og krav understøttes af eksplicitte incitamenter og sanktioner Institutioner Ved målopfyldelse for mindst 80 % af indikatorerne modtager belønning. Formidling af institutionens målopfyldelse til brugere, ledere, udvalg og medarbejdere. Resultatet kan indgå i ledernes evt. individuelle resultatlønkontrakter Krav om handlingsplan med indbygget sanktion Skærpet tilsyn med institutionen Tilførsel af midler afhængig af revisorudtalelse Institutionen sættes under administration Genforhandling af aftalen Opsigelse af aftalen Incitamenter Sanktioner

20 KL - Intern forenkling i kommunerne2023. september 2009 Indhold 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns kommune 2. Baggrund 3. Styring og afbureaukratisering hænger sammen 4. Afbureaukratisering i praksis 5. Gode råd

21 KL - Intern forenkling i kommunerne2123. september 2009 Support Redskaber Personlig support Træning Konkrete resultater – Udvikling af supportmodel

22 KL - Intern forenkling i kommunerne2223. september 2009 Overblik over de overordnede regler, politikker – beskrivelse af ledelsesrum  Samler gældende nationale regler og regler i kommunen  Opdateres ved indførelse af nye regler, der er relevante for institutionerne  Store dele af de overordnede regler vil være fælles for forvaltningerne

23 KL - Intern forenkling i kommunerne2323. september 2009 Konkrete resultater – Administrativ opgaveløsningsportal

24 KL - Intern forenkling i kommunerne2423. september 2009 Konkrete resultater – Administrativ opgaveløsningsportal

25 KL - Intern forenkling i kommunerne2523. september 2009 Konkrete resultater – Forenkling af administrative processer Løn og Personale Portal

26 KL - Intern forenkling i kommunerne2623. september 2009 Konkrete resultater – Udbud af administrativ træning

27 KL - Intern forenkling i kommunerne2723. september 2009 Konkrete resultater – Forbedre forvaltningens kommunikation - ugepakke FørNu

28 KL - Intern forenkling i kommunerne2823. september 2009 Kommunikation Kulturforandringer Videndeling Hierarki- og lønpolitik Resultatforum Fokus på effekter Plads til forskellighed Dialogmøder Repræsentantskaber Task-force Slide-pakker Livliner -”ring til en ven” Afbureaukratisering28Den 26. marts 2009 Dialog Konkrete resultater – Kommunikation og kultur Bottom-up

29 KL - Intern forenkling i kommunerne2923. september 2009 Indhold 1. Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns kommune 2. Baggrund 3. Styring og afbureaukratisering hænger sammen 4. Afbureaukratisering i praksis 5. Gode råd

30 KL - Intern forenkling i kommunerne3023. september 2009 Stringent ledelses- og beslutningsproces er nødvendig Beslutnings- grundlag Prioritering og udvikling Implementeri ng og evaluering Formål og afgrænsning Du skal virkelig ville det, og forstå vanskeligheden ved at overlade afbureaukratisering til bureaukraterne Du skal spotte, hvem der er tændt af visionen, og hvem der gør det, fordi det er sat på dagsordenen Du skal acceptere at det ikke bare er en beslutning man træffer og så ”kører” det Du skal sætte dig selv i spil og insistere

31 KL - Intern forenkling i kommunerne3123. september 2009 Proces Inddragelse - Involver skole- og institutionsledere i hele processen Grundig research er en forudsætning for vellykket proces Løbende evaluering og videreudvikling er en forudsætning Indsatser Fokus på slutbrugernes oplevede udfordringer Ikke bare færre regler – men bedre regler – og klar styringsmodel Mere bureaukrati for de få kan betyde mindre bureaukrati for de mange Gode råd til proces og indsatser Tilstræbe at arbejdet understøtter den organisatoriske sammenhængskraft Implementering af løsninger forankres i relevante linjekontorer