Tema: Personaleafdelingens opgaver Ansættelse af medarbejdere

Præsentationer af emnet: "Tema: Personaleafdelingens opgaver Ansættelse af medarbejdere"— Præsentationens transcript:

1 Tema: Personaleafdelingens opgaver Ansættelse af medarbejdere
Velkommen til 2. dag Tema: Personaleafdelingens opgaver Ansættelse af medarbejdere

2 Opsamling fra i går I går talte vi om: Den danske model Hovedaftalen
Samarbejdsorganisationen Personalepolitikker

3 Dagens program: Vi skal tale om:
Organisering af personaleopgaverne i HR-afdelingen Ansættelser – rekrutteringsproces Ansættelseskontrakten Stamdata og medarbejdernes personlige oplysninger Introduktion af nye medarbejdere

4 Organisering af personaleopgaverne
Hvem er ansat i HR: Lønkonsulenter, HR-konsulenter, Personalesekretær, rekrutteringspersonale, uddannelsespersonale, personalekonsulenter, lønbudgettering/økonomi, Personale/HR-chef Overordnede opgaver: Løn?, Økonomi/budgetter? Rådgivning af ledelsen Rådgivning af medarbejdere/tillidsrepræsentanter Information – opad og nedad Politikker og strategier Rekruttering og afvikling Arbejdsmiljø?

5 Organisering af personaleopgaverne
Gå sammen i grupper a ca. 3-4 Lav opgave 1 i opgavehæftet Lav en planche til at vise de andre i klassen Drøft opgave 2 i gruppen

6 Rekruttering af nye medarbejdere
En vigtig opgave i HR er rekruttering af nye medarbejdere Denne opgave kan være decentraliseret til de enkelte afdelinger – eller ligge 100% i HR Typisk vil alle ledende stillinger rekrutteres med støtte fra HR Kompetencerne til at udføre persontest vil også typisk ligge i HR

7 Rekruttering- og udvælgelsesprocessen
Overordnet personale planlægning (brug fratrædelsessamtaler og stillingsbeskrivelser til at fastlægge behov) Endelige fastlæggelse af stillingens krav og indhold (skal der rekrutteres internt eller eksternt) Nedsæt et ansættelsesudvalg Hvem skal med heri? Hvad er der behov for? Personaleomsætning Anciennitetsfordeling Fremtidigt behov (teknologisk, uddannelsesmæssigt m.v.)

8 Rekruttering- og udvælgelsesprocessen
Ansættelsesudvalget laver proces, vælger medie og laver stillingsopslag Ansættelsesudvalget mødes for at udvælge deltagere til samtaler Evt. test inden de 1. samtaler Der kvitteres for alle modtagne ansøgninger og ansøgninger nummereres i modtaget rækkefølge Stillingsopslaget skal f.eks. Indeholde: Stillingsbetegnelse, opgaver, kvalifikationskrav, arbejdsforhold, udvikling, løn?, frist, hvem kan kontaktes. Hvordan vælger man det rigtige medie?

9 Rekruttering- og udvælgelsesprocessen
Samtaler afholdes – måske skal der afholdes 2 samtalerunder (hvor mange skal indkaldes, hvordan skal de udvælges) Beslutning om, hvem der skal ansættes Udarbejdelse af kontrakt og forhandling af ansættelsesvilkår Der skal gives ordentlig information til dem, som får afslag. Det har betydning for virksomhedens omdømme! Forhandling af løn og ansættelsesvilkår sker inden underskrift af kontrakt

10 Ansættelseskontrakten
Arbejdsgiveren skal ifølge ansættelsesbevisloven mindst give lønmodtageren oplysninger om: Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse. Arbejdsstedets beliggenhed eller oplysning om, at lønmodtageren er beskæftiget forskellige steder, hvis der ikke er et fast arbejdssted. Der skal også oplyses om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af lønmodtagerens titel, rang, stilling eller jobkategori. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt. Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse. Lønmodtagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie. Varigheden af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom. Den gældende eller aftalte løn, som lønmodtageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse og tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri. Det kan være pensionsbidrag eller kost og logi. Lønnens udbetalingsterminer. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid. Angivelse af hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet. Hvis der er tale om overenskomster eller aftaler indgået af parter uden for virksomheden, skal det endvidere oplyses, hvem disse parter er

11 Stamdata og medarbejdernes oplysninger
For at vi kan lave en ansættelseskontrakt som opfylder kravene i ansættelsesbevisloven skal vi indhente en række oplysninger, men; Hvilke oplysninger har vi behov for, for at kunne etablere en ansættelse? Hvilke oplysninger må vi registrere og anvende? Hvem har adgang til disse oplysninger?

12 Persondataforordningen
Når en virksomhed indsamler og opbevarer oplysninger om personer, der er ansat i virksomheden, som har været ansat, eller som søger job i virksomheden, gælder persondataforordningen. Det er ikke afgørende, om oplysningerne om de ansatte opbevares (registreres) i et IT-system. Også opbevaring i personalesager eller i ringbind eller på anden systematisk vis er omfattet.

13 Registrering af almindelige oplysninger
Persondataforordningens Artikel 6 Lovlig behandling Behandling er kun lovlig, hvis og i det omfang mindst ét af følgende forhold gør sig gældende: Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål. Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt. Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

14 Hvad må vi så skrive ned? Almindelige oplysninger er f.eks. identifikationsoplysninger så som: medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises. Sådanne almindelige oplysninger vil normalt kunne registreres, i det omfang virksomheden skal bruge oplysningerne – og det skal vi for at lave løn Virksomheden må normalt registrere de oplysninger om en ansøger, som personen selv afgiver i sin ansøgning.

15 Registrering af følsomme oplysninger PDF art. 9
Følsomme oplysninger, som kan være relevante for HR er f.eks. oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol m.v. samt oplysninger om medlemskab af en fagforening Følsomme oplysninger er også oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, biometriske/genetiske data, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold. Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

16 Hvem har adgang til oplysningerne
Typisk har den øverste ledelse sammen med HR afgang til alle oplysninger i personalesager Decentrale ledere har oftest adgang til deres nuværende medarbejderes personalesager Man vil typisk ikke have adgang til tidligere personalesager (f.eks. Ved omflytning af medarbejdere) Det afgørende er, at man har et reelt behov for oplysningerne

17 Den gode introduktion Formålet er en iskold effektivitetsbetragning  - at få medarbejderen til at falde til og blive effektiv i jobbet hurtigst muligt/blive i stillingen Drøft med din sidemand – jeres introduktion på jeres elevplads Hvordan foregik det? Hvad var godt – og hvad var mindre godt? Opsamling på klassen – hvad var vigtigt for jer

18 Den gode introduktion Introduktion til organisationen
Præsentation af virksomheden, mål og politikker, økonomi, arbejdsprocesser, forretningsgange, løn- og ansættelsesforhold, samarbejdsforhold, sikkerhed, uddannelse, rundvisning Introduktion til afdelingen Afdelingens funktioner, arbejdsgruppen/teamet, pligter og ansvar, sikkerhedsprocedurer, samarbejde, gennemgang af stillings- og arbejdsgangsbeskrivelser, pauser, præsentationer, rundvisning Vigtigt: Hvem sender velkomstmateriale og hvem modtager den 1. dag!

19 Opgave Find sammen 2 og 2 Lav opgave 3 i opgavekompendiet
I skal komme tilbage i klassen med: En procesplan Et opslag Et intro-program Dette skal fremlægges og drøftes med en af de andre grupper

20 I morgen I morgen skal i arbejde selvstændigt
I skal følge planen på Learnspace Afleveringerne skal sendes til mig i et samlet word-dokument pr mail senest kl i morgen Rigtig god fornøjelse – vi ses på mandag – tak for i dag