Etablering og drift af faciliteter – forankring på frivillige hænder Naturpark Randers Fjord d. 9. juni 2016 V. Julia Bjerre Hunt.

Præsentationer af emnet: "Etablering og drift af faciliteter – forankring på frivillige hænder Naturpark Randers Fjord d. 9. juni 2016 V. Julia Bjerre Hunt."— Præsentationens transcript:

1 Etablering og drift af faciliteter – forankring på frivillige hænder Naturpark Randers Fjord d. 9. juni 2016 V. Julia Bjerre Hunt

2 Hvad skal vi i dag? Snakke om jeres køreplaner, dem der har lavet dem Hovedpointer fra de første to dage Kontrakter – hvad kan de? Forankringsmodellen En lille sejltur Betragtninger om faciliteter generelt Hvad så fremadrettet?

3 Hvad er der sket? Præsentér dig med navn, område og det du har gjort siden sidst (etablering og drift med frivillige og/eller lodsejer)

4 Hovedpointer – E&D med frivillige Hovedreglerne Organisering Selvkørende grupper Hovedpointer – E&D med frivillige: Hovedregler – organisering – selvkørende grupper

5 Hovedreglerne Des tidligere du involverer de frivillige, des større er muligheden for, at de får ejerskab for projektet Des mere du involvere de frivillige i, des større er muligheden for, at de tager ansvaret for projektet på sig Des bedre fællesskabet og relationerne blandt de frivillige er, des større er chancen for at deres motivation fastholdes Des større opbakningen er i organisationen, des større er din chance for succes Hovedpointer – E&D med frivillige: Hovedregler – organisering – selvkørende grupper

6 Forskellige former for involvering Ad hoc/projektbaseret Selvkørende grupper Projektledelse Beslutninger Økonomi Drift/aktiviteter Projektledelse Økonomi Sparring Frivillig-ledelse Projektledelse Beslutninger Økonomi Frivillig-ledelse Drift/aktiviteter Hovedpointer – E&D med frivillige: Hovedregler – organisering – selvkørende grupper

7 Selvkørende grupper Hvis du på sigt ønsker at forankre projektet på frivillige hænder, skal du arbejde på selvkørende grupper, og fokusere på: Rammer Opgaver Ledelse Frivillige Rolf skal være selvkørende Der skal være mulighed for, at gruppen er en enhed, med et fælles mål, over tid Hovedpointer – E&D med frivillige: Hovedregler – organisering – selvkørende grupper

8 Rammer: Vær tydelig fra start om hvad der er til diskussion, og hvad der ikke er, hvad dit mandat og beslutningskompetence er, og hvordan arbejdsdelingen mellem dig og de frivillige skal være. Opgaver: Der skal mulighed for indflydelse og inddragelse fra start. Hvis det er bestillingsarbejde bliver gruppen ikke selvkørende – der skal være mulighed for at de arbejder ud fra et drive. Samtidig skal I se på ansvar og rollefordeling; så meget som muligt skal ligge hos de frivillige, og der skal være en klar organisering. Ledelse: Du er en flippermaskine og en bulldozer, du skal fortælle de frivillige når de er på vej ud over rammerne og ellers hjælpe med at nedbryde barriererne. Frivillige: Du skal have den rette sammensætning af frivillige, både dem der kan lede og motivere de andre, og dem der gerne vil ledes og varetage driftsopgaver. Og så skal du understøtte deres fællesskab. Hovedpointer – E&D med frivillige: Hovedregler – organisering – selvkørende grupper

9 Hovedpointer E&D med lodsejer Dialog og forhandling Konflikthåndtering Forstå modstanden Gode råd og betragtninger Hovedpointer – E&D med lodsejer: Dialog og forhandling – konflikthåndtering – forstå modstanden – gode råd

10 Dialog og forhandling Dialogens grundprincipper: Tillid: Når man føler sig hørt føler man sig tryg. Åbenhed: Om hvad man selv står for. Ærlighed: Fremstå autentisk. Vise egne behov og værdier. Ligeværdighed: Alle har en stemme og deltager på lige fod. Forhandlingens fem trin 1.Gå en tur op på balkonen 2.Se sagen fra deres side 3.Omformuler deres modstand 4.Byg en gylden bro 5.Kommuniker konsekvenserne Hovedpointer – E&D med lodsejer: Dialog og forhandling – konflikthåndtering – forstå modstanden – gode råd

11 Vi kan ikke være sammen Vi er modstandere Du er ikke et ordentligt menneske Det kan være lige meget Sådan er det altid Det er din skyld Vi vil ikke det samme ”Konflikter er uoverensstemmelser, der indebærer spændinger i og mellem mennesker” De bygger på en sag, og en relation, og løsninger indebærer fokus på begge dele. Konflikter opstår når der er en oplevet uretfærdighed og uopfyldte behov, som skaber modstand i relationen. Derfra optrappes konflikten: Konfliktnedtrapning sker igennem konfliktnedtrappende sprog Hovedpointer – E&D med lodsejer: Dialog og forhandling – konflikthåndtering – forstå modstanden – gode råd

12 Forstå modstanden Behovene der kommer i spil er behovet for: Sikkerhed → snæversynethed og forstokkethed At høre til→ indspisthed At blive hørt→ magtsyge Kontrol→ perfektionisme eller mangel på gå-på-mod At mestre → selvtilstrækkelighed Retfærdighed → let fornærmet og tolker alt i værste mening Hovedpointer – E&D med lodsejer: Dialog og forhandling – konflikthåndtering – forstå modstanden – gode råd

13 Gode råd og erfaringer Skab rum til relationen og relationsarbejde Find fællesnævneren Giv plads til, at det kan komme nedefra (frivillige, borgere, lodsejere) Involvér dem fra start Find den enkeltes motivation eller modstand, og arbejd på den. Man skal kunne ‘handle’ med noget Hovedpointer – E&D med lodsejer: Dialog og forhandling – konflikthåndtering – forstå modstanden – gode råd

14 Nu til forankring! Kontrakter – hvad kan de? Betragtninger om faciliteter generelt Forankringsmodellen Hvad så fremadrettet? Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

15 Kontrakter og aftaler – hvad kan de? De er gode til: At lave en forventningsafstemning Skabe en følelse af forpligtigelse Give de frivillige et rum til at sætte ord på deres ideer for samarbejdet At holdes statusmøder ud fra At stille tydelige krav og rammer til de frivillige At definere hvad man eventuelt mangler nogen der kan At bruge som basis for opsigelse af et samarbejde De kan ikke bruges til: At forcere ejerskab eller begejstring At tvinge de frivillige til at føle noget bestemt At skabe en fuldstændig uafhængighed fra organisationen Hvad er jeres erfaringer med kontrakter og aftaler? Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

16 Hvorfor taler vi om forankring? Forankringen er der, hvor vi sikrer at en indsats kører videre på frivillig basis – også efter bevillingens eller projektperioden ophører. Vi har i Ingerfair afdækket et mønster i både succesfulde og fejlslagne forankringsforsøg. Derfor har vi været i stand til at udvikle en generel model for forankring. Den er ikke specifik for naturområdet, men kan også bruges her. En vellykket forankring følger 5 faser, som hver især har et afgrænset sæt af overvejelser og handlinger tilknyttet. Derfor kan forankringsmodellen nemt inkorporeres i den øvrige projektstyring, projektbeskrivelse samt forandringsteori for en indsats.

17 FORANKRINGSMODELLEN Key findings: 1.Forankring skal tænkes ind fra start. 2.Det er afgørende for forankring, at der er etableret en kultur for videndeling frivillige i mellem og blandt frivillige og ansatte. 3.Ofte er det ligeså meget de ansatte, som forhindre forankringen, som det er mangel på frivillige (og deres virkelyst). 4.Det er faktisk ikke muligt at forankre noget 100% på frivillige hænder – det skal understøttes. Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

18 De fem faser 1. Fase: Opstart 2. Fase: Plan for den praktiske udmøntning 3. Fase: Styring af forankringsprocessen 4. Fase: bevillingen eller indsatsen udløber 5. Fase: Succesfuld forankring Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

19 1. Fase - opstart Fasen er kendetegnet ved at være strategisk og omhandle de langsigtede mål og planlægning. Vigtigt for fasen: Èn projektleder som kan føre det til dørs Realistisk og tydelig planlægning Tidlige overvejelser om involvering af frivillige og forankring Skab fælles mening for alle og fokuser på visionen Sørg for kompetenceudvikling af de frivillige der skal med ‘hele vejen’ En typisk faldgrube er, at projektbeskrivelser ofte ikke beder om en plan for forankring af projektet samt en specificering af hvem de ’frivillige hænder’ er og hvilken type frivillige, der kan og vil fører indsatsen videre. Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

20 2. Fase - Plan for den praktiske udmøntning Fasen er kendetegnet ved at tanker skal gøres til handling, og den praktiske planlægning af forankringen foregår. Vigtigt er: At involvere de frivillige før alt er planlagt At der er fokus på projektets bedste – vision og mission At I skaber et godt samarbejde mellem frivillige og ansatte En typisk faldgrube er, at der ikke er sket forventningsafstemning med projektmedarbejderen: Desværre er det ofte sådan at projekt- medarbejderen har travlt med at gøre sig selv uundværlig – enten i håb om ansættelse efter projektudløb, eller fordi det er svært at dele sit (ledelses)ansvar. Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

21 3. Fase - Styring af forankringsprocessen Fasen er kendetegnet ved at indsatsen nu er i gang, etableringen er ved at ske. Vigtigt er at: Man kan tilpasse sig udfordringer og virkeligheden Have løbende fokus på motivation Arbejde med selvsupplerende frivilliggrupper – suppleant, mentor eller andre ordninger Sørg for at de frivillige bruger deres kompetencer En typisk faldgruber er, at man ikke aktivt arbejder for at etablere en kultur for vidensdeling undervejs, så man undgår at viden ophober sig hos enkeltpersoner, der jo kunne risikere at smutte (og det er ikke kun de frivillige). Netværk: Man glemmer ofte, at ansatte og frivillige sammen skal skabe et netværk, de frivillige kan trække på, når indsatsen efterfølgende er forankret – både inden for organisationen, kommunen og lokalsamfundet. Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

22 4. Fase – Bevillingen eller projektet udløber Fasen er kendetegnet ved at forankringen nu skal finde sted. Revurder organisering og ansvarsfordeling Vær tydelige og enige om beslutningsgange – og kompetence Sikre netværk og del holdninger, færdigheder og viden Typisk glemmer man at revurdere arbejds- og ansvarsområder – det er ikke hensigtsmæssigt at have en homogen frivilliggruppe, som deler ansvaret mellem sig, men ikke har nogen leder. Derudover skal man sikre at lavpraktiske forhold (nøgler, lokaler, te/kaffe, materialer etc.) er på plads og at relevante personer fra projekt/indsatsperioden er til rådighed. Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

23 5. Fase – Succesfuld forankring Fasen er kendetegnet ved, at de frivillige nu har overtaget indsatsen og kører videre med et lille støtteberedskab. Personafhængige aftaler er ofte et problem, og det kan desværre ødelægge tilslutningen. En anden faldgrube er, at der mangler et støtteberedskab: Hvem skal frivilliggruppen eller foreningen gå til, hvis de er udfordrede? Forankring: Kontakter – om faciliteter – forankringsmodellen – hvad så fremadrettet?

24 Om faciliteter (Søren Andkjær et. Al) Faciliteten skal passe til brugernes/de frivilliges oplevelsesmotiver Naturoplevelser Sundhed, velvære og rekreation Fysisk udfoldelse, udfordring og mestring Det sociale Derudover har sociale støttefaciliteter en væsentlig betydning Borde, bænke Toiletter Overdækkede opholdssteder Vandposter Tilknytning til stedet igennem kropslige oplevelser og fortællinger samt stedets særpræg betyder noget. Og så er ejerskabet vigtigt: Medvirken til udvikling, planlægning og etablering!

25 Fremadrettet – hvad så nu?