Opdeling af sager i kmd sag Kommunenetværksmøder juni 2015 Klaus Rasmussen, KOMBIT

Hvad vil jeg tage jer igennem i dag? Præsentere en model for opdeling af sager i KMD Sag Mindske tvivl – diskussion med sidemanden - spørgsmål/svar i plenum Tilgængeligt materiale

Hvad skal jeg stille op med sagerne i KMD Sag? Formål med opdelingen Hvad skal jeg stille op med sagerne i KMD Sag? Hjælp til at skabe et overblik over alle sager i KMD Sag Opdelingen kan anvendes som grundlag for at vurdere volumen af forskellige grupper af sager Volumen kan anvendes både i det strategiske arbejde og i den mere operationelle håndtering af sagerne

Relation til øvrigt materiale KMD Sag EXIT-strategi Opdelingen kan give værdifuldt input til kommunens udarbejdelse af en KMD Sag EXIT-strategi. Opdelingen hjælper til det bredde overblik. KMD Sag EXIT-strategi 2 Arbejdet med at flytte de manuelle sager i KMD Sag EXIT-strategi 2 er et værktøj, der vedrører en af de grupper som opdelingen omhandler.

Målgruppe Primær målgruppe SAPA projektleder KMD Sag ansvarlig

Sidst så I denne… Sager som skal flyttes til andet system Kassable sager Kopisager uden journalnotater Manuelle sager Kopisager med journalnotater Opbevarings-sager Sager som skal forblive i KMD Sag Sager som kan kasseres/slettes Sager som skal flyttes til andet system

Opdeling af sager i KMD Sag Hvad skal der ske med sagerne? D) Kassable sager A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH Sager som SKAL forblive i KMD Sag Sager som kan kasseres/slettes Sager som kan flyttes til andet system E) TSA sager som er migreret til nyt fagsystem B) Sager hvor fagsystemet (KMD og ikke-KMD) KAN klare sig uden KMD Sag F) Sager fra Sags- og dokumentindekset C) Sager fra udfaset KMD fagsystem G) Sager fra ikke-KMD system udelukkende til overblik – INGEN sagsbehandling i KMD Sag H) Sager hvor KMD fagsystemet IKKE kan klare sig uden KMD Sag I) KMD EDH sager Herreløse sager! Herreløse sager med gammelt kommunenummer ligger potentielt i alle kategorier på nær indekssager

ER ALLE SAGER DÆKKET? Snak med sidemanden i 5 min. Tvivl om grupper af sager? Tvivl om placering af sager fra jeres dagligdag?

Eksempel Korsbæk kommune 1 Ca. 20% af passive sager arkiveres og slettes 2 A, B og C flyttes til andet ESDH-system, når SAPA er taget i brug og ESDH-systemet har integration til STS D) Kassable sager A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH Sager som kan flyttes til andet system Sager som kan kasseres/slettes Sager som SKAL forblive i KMD Sag E) TSA sager som er migreret til nyt fagsystem B) Sager hvor fagsystemet (KMD og ikke-KMD) KAN klare sig uden KMD Sag F) Sager fra Sags- og dokumentindekset C) Sager fra udfaset KMD fagsystem G) Sager fra ikke-KMD system udelukkende til overblik – INGEN sagsbehandling i KMD Sag 3 G Slettes når SAPA er taget i brug og fagsystemerne er integreret til STS H) Sager hvor KMD fagsystemet IKKE kan klare sig uden KMD Sag I) KMD EDH sager Herreløse sager! Herreløse sager med gammelt kommunenummer ligger potentielt i alle kategorier på nær indekssager

Tilgængeligt materiale

Sager som kan flyttes til andet system A) Sager uden fagsystem og/eller KMD EDH Kendetegn: Sagerne er kendetegnet ved, at der i KMD Sag ikke er angivet et leverandørsystem for sagen. Hvis kommunen har en KMD EDH kontrakt, så vil en delmængde eller alle tilhøre gruppen ”KMD EDH Sager” (Gruppe I jf. slide 14). Hvorfor kan de flyttes?: Da sagerne ikke er knyttet til et fagsystem, kan de frit flyttes ud af KMD Sag og over i et andet fag- og/eller ESDH-system. Alle sager skal ikke nødvendigvis flyttes til samme system. Kommunen skal beslutte hvilke sager, der flyttes til hvilket system. Kommunen kan kun vælge at lade sagerne blive i KMD Sag, hvis de indgår en separat kontrakt med KMD om denne anvendelse af KMD Sag. Høre til – er det den rigtige betegnelse? Så vil sagen tilhøre ”sorteringsbunke” I og dermed skal den behandles sammen med de øvrige KMD EDH sager.

Hvad sker der her fra? Den samlede præsentation af opdelingen er tilgængelig på SAPAs eksterne dokumentbibliotek under kontaktperson opgaver (https://share-komm.kombit.dk) Kommentarer og spørgsmål er meget velkomne på sapa@kombit.dk – særligt hvis I har identificeret en gruppe sager, som modellen ikke håndterer Lars Duval vil på Business Case sporet vise et eksempel, hvor der tages udgangspunkt i denne opdeling KOMBIT vil arbejde på eksempler på, hvordan kommuner forventer at udfase KMD Sag