AFP-Brugergruppen •Hvem er jeg? •Hvad er PDF/A •ECM Akademiet - PDF/A Erfa-gruppe •Jeres erfaringer •PDF/A Competence Center •Eksempler •Godt værktøj - produktion, visning og validering •Kurser og events

Hvem er jeg? DELTA ECM ApS 2005 Fokus på rådgivning om ECM - Scanning - Datafangst - Dokumenthåndtering - BPM - Arkivering ECM Akademiet A/S 2008 (Under opstart) Fokus på: - Uddannelse - Research - Erfaringsudveksling Michael Fray, ECM Specialist ECM Master BPM Practitioner Medlem af: Repræsentant for: Forfatter til ny bog om ECM ISBN Forlaget Globe

ECM Akademiet A/S •Uddannelse •Events •Research •Erfa-grupper –ECM –PDF/A

PDF/A Erfa-gruppe •Nuværende medlemmer –Post Danmark –PBS –Statens Arkiver –Kort og Matrikelstyrelsen –Datascanning –JO Informatik –DELTA ECM •Formål –At dele viden om formater til arkivering, herunder PDF/A

Hvad er PDF/A •PDF for Archiving - ISO-standard for hvordan elektroniske dokumenter skal gemmes med henblik på langtidsarkivering i PDF-formatet. •Den officielle ISO standard hedder ISO :2005 •PDF/A-1b - Eksakt visuel reproduktion af dokument •PDF/A-1a - Eksakt visuel reproduktion af dokument PLUS oplysninger om tekst i Unicode format samt dokumentets opbygning. •Der arbejdes på en ny PDF/A-2 standard, der kommer til at bygge på PDF Standard 1.7 (Kom med Adobe Acrobat 8). Denne standard forventes først klar i år

Hvad må man ikke •Bookmarks og links - Kan være der, men skal være inaktive •Formularfelter - Tekst er ok •Knapper - ingen handlinger •JavaScript - ingen handlinger •Annotationer - standard er tilladt •Lyd og video - Forbudt •Inkluderede filer - Ingen filer med eksterne afhængigheder •Lag (Layers) - Ikke endnu (PDF/A-2) •JPEG2000 Komprimering - Ikke endnu (PDF/A-2)

Fordele ved PDF/A •Nem adgang på alle platforme •Søgning i tekst •Filstørrelse (F.eks. i forhold til Word og TIFF) •Optimering –Tekst for sig –Billeder for sig •Metadata •Adgang til dokumentstruktur (PDF/A-1a) •Personer arbejder bedre med farvedokumenter •Kan åbnes om mange mange år

Jeres erfaringer? •Hvor mange distribuerer papir dokumenter? •Hvor mange distribuerer elektroniske dokumenter? •Hvor mange distribuerer til private? •Hvor mange distribuerer til erhverv? •Hvem benytter allerede PDF/A? •Hvem overvejer at benytte PDF/A?

Årsager til arkivering •Skal –Lovpligtig –Compliance •Gerne vil –Sentimentale årsager •Deling af viden •Uvidenhed –Skal vi?

Eftertanke Hvad er meningen?

PDF/A Competence Center

PDF/A Competence Center? •En industriorganisation Formål: At fremme udveksling af informationer, viden og erfaring med langtidsarkivering i overensstemmelse med ISO (PDF/A) •Arbejde med ISO standarden –Nationale repræsentanter i ISO komite •Seminarer og konferencer •Tekniske arbejdsgrupper (TWG) –Tekniske noter og dokumenter –Input til ISO komiteen

Medlemskab •Kompetent teknisk information og rådgivning om PDF/A med: –Muligheden for at få indflydelse på den videre udvikling af ISO standarden –Kontakt til PDF/A eksperter gennem interne tekniske fora –Adgang til teknisk dokumentation –Medlem af tekniske arbejdsgrupper

Medlemskab •Garanti for kvaliteten af PDF/A løsninger gennem: –Adgang til testværktøjer •Rabatter på deltagelse i seminarer og konferencer •Indmelding: –Full Member •up to 25 employees = 1’000.- Euros up to 100 employees = 2’000.- Euros 100+ employees = 4’000.- Euro –Associated Member •Individuals = Euros

Eksempel – PDF uden font

Eksempel – Alm. PDF

Eksempel PDF/A-1b

PDF/A Producers •3-Heights PDF Producer •LuraDocument PDF Compressor •PDFlib 7 •3-Heights Image to PDF Converter •DocBridge Mill •pdfaPilot •PDF Appraiser •Acrobat Distiller 8 •gXconvert •ConvertWIZ •pdfaModul

Viewere •Skal fungere i overensstemmelse med PDF/A –Advarsel i tilfælde af ikke tilladt indhold / objekter –Skal bruge den inkluderede font (ikke de installerede) –Skal bruge den inkluderede farveprofil –Skal vise et ”preview” af interaktivt indhold –Skal deaktivere links •Eksempler –Acrobat 8 og 9 i PDF/A Mode –3-Heights PDF Viewer

Adobe Acrobat

Udviklingsværktøjer •3-Heights™ Image to PDF Converter API •3-Heights™ PDF to PDF/A Converter API •3-Heights™ PDF Validator API •3-Heights™ PDF Producer •

Validering •pdfaPilot •PDF Appraiser •PDF Checker •PDF/A Live •3-Heights PDF Validator •Adobe Acrobat / Preflight •Liste: alidate alidate

Isartor Test Suite •Validerer ”Validatorene” •Til PDF/A-1b •IsartorIsartor

Konvertering AFP til PDF/A •Crawford Technologies - PRO AFP to PDF/A – ion_software.htmhttp:// ion_software.htm •Compart - DocBridge

Konvertering PDF til AFP •Document Dialog - PDF to AFP Conversion •Compart - DocBridge

Kurser og events •AIIM PDF/Archive Training Course –Lær best practices om PDF/A. – •AIIM International Exposition and Conference March 30 - April 2, Pennsylvania Convention Center, Philadelphia, PA - •AIIM PDF/A kursus i Danmark •PDF/A Conference –Berlin 18. – 19. Juni 2009 –Cases?

Mere viden • • • • • • archiving/dp/ / archiving/dp/ /

Slutningen på starten Michael Fray /