Tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier Resultatkravprojekt 2005 – 2008 v/ projektleder Lone Smith Jespersen

Rapport om bevaring af kulturarven 2003 Baggrunden Rapport om bevaring af kulturarven 2003 bl.a. den elektroniske kulturarv: Internettet (Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket) Elektronisk skabte arkivalier: Konvertering af ældre e-arkivalier Tilgængeliggørelse af e-arkivalier

To resultatkontraktprojekter 2005 - 2008 Format- og strukturkonverteringsprojekt Alle e-arkivalier (arkiveringsversioner) skal konverteres, så de overholder nugældende afleveringsformat (bevaringsformat) Tilgængeliggørelsesprojekt Statens Arkiver skal sikre, at elektroniske arkivalier kan stilles til rådighed for offentligheden, uden at der stilles krav om væsentlige it-forudsætninger hos brugerne (Kulturministeriet: Bevaring med perspektiv, punkt 13)

Tilgængeliggørelsesprojektet 2005 Et mindre forprojekt hvor de nærmere planer for 2006 – 2008 blev fastlagt (genforhandling med Kulturministeriet)

Grundlæggende overvejelser Hvad menes med ”brugere uden væsentlige IT-forudsætninger”? Skal arkivalier kun stilles til rådighed som de bevares (forskel på arkivalier på papir og e-arkivalier)? Begrebet ”tilgængeliggørelse”? Hvem er brugerne? Hidtidige erfaringer med brug af e-arkivalier? Tilgængelighedsregler?

Generel information / dokumentation Metadata Datatabeller Hjælpetabeller

Udvikling af basisprogrammer CSV-converter Lette arbejdet for brugeren / forskeren, der vil arbejde med e-arkivaliet i standardprogram, fx statistikprogrammel Udlæser tabeller som tegnseparerede filer samt koder defineret i ”metadata” samt feltnavne fra ”metadata” Fleksibelt og mange valgmuligheder

Udvikling af basisprogrammer Program til indlæsning af e-arkivaliet i fx MS SQL Server Danner grundlag for projektets videre arbejde Indlæser tabeller, koder defineret i ”metadata”, ”metadata”, hjælpetabeller, dokumenter med dokumentation og elektroniske dokumenter fra ESDH-systemer Fleksibelt og mange valgmuligheder

Søgning i journaler og ESDH-systemer Mål: Brugerne skal ikke forholde sig til samtlige tabeller og felter i e-arkivaliet En ensartet brugergrænseflade uanset journal Både systemudvikling og analyse af den enkelte journal eller ESDH-system Der skal også gøres forsøg med registre

Understøtte søgning i samtlige data i e-arkivalie Det ”ukendte” land I hvor høj grad kan det lade sig gøre at understøtte brugeren ”uden særlige IT-forudsætninger”? I hvor høj grad kan det lade sig gøre i systemuafhængige arkiveringsversioner?

Dokumentation At kunne fremfinde arkivaliet Der registreres kun få oplysninger i arkivdatabasen Udvide dette med dokumentation (skabt af arkivet) uden adgangsbegrænsning Både systemudvikling og arkivfagligt arbejde At kunne forstå data i arkivaliet

Etablere adgang Mulighed for adgang for medarbejdere i Statens Arkivers enheder Mulighed for adgang på læsesale til ikke umiddelbart tilgængelige e-arkivalier (efter adgangsansøgning) Adgang på læsesale til umiddelbart tilgængelige e-arkivalier I denne periode ikke adgang via Internettet