Digitalisering: fra dinosaur til gazelle

Præsentationer af emnet: "Digitalisering: fra dinosaur til gazelle"— Præsentationens transcript:

1 Digitalisering: fra dinosaur til gazelle
Temperaturen på den offentlige forvaltning Else Hansen Ph.d., seniorforsker Rigsarkivet VIDA-seminar Digitalisering: fra dinosaur til gazelle De fleste tegninger fra digitalbevaring.dk

2 Digitalisering: fra dinosaur til gazelle
Hvad kan Statens Arkiver bidrage med? Digital forvaltning – de lange linier De aktuelle udfordringer ved digital forvaltning Superstyrelser Integrerede systemer En opgave/flere løsninger ”Nyt om informationer og systemer i den offentlige forvaltning"

3 Statens Arkiver som udsigtspunkt
Store og små myndigheder Frontløberne og dem der koncentrer sig om andre ting Digital forvaltning i praksis – de mange lokale varianter

4 Arkiverne som fælles hukommelse
Myndighedernes dokumentation: Dokumentere varetagelse af opgaver Videndeling Statens Arkiver – samfundets arkiv Tilgængelighedsfrister Vigtigt at kunne gå tilbage: Finde konkrete oplysninger Se nye perspektiver

5 Digital forvaltning – de lange linier 1
1960’er og 1970’erne: Fra lokale til landsdækkende løsninger. Statistik, prognoser, planlægning Emneopdelte og stadig mere komplicerede journalplaner 1980’erne og 1990’erne: NPM: styring, ressourcetildeling Elektronisk journalisering og papirsager. 1990’erne - : PC, internet, stadigt større IT-systemer Dele data, borgeren som bruger, det papirløse kontor IT integreres i sagsbehandling, ESDH og fagsystemer … Fællesoffentlige digitalseringsstrategi

6 Digital forvaltning – de lange linier 2
Hvor mange systemer hos Statens Arkiver? Statens Arkiver har i alt ca 1500 systemer. Heraf har kun 1/5, nemlig 330 systemer, data før 1990. I 1990’erne sker der en enorm tilvækst med 770 systemer, så der findes næsten 1100 systemer med data fra før 2000. Den ældste form for system er registret uden dokumenter. De første skabes i 1960’erne, og vi skal hen til 1980’erne før de første elektroniske journaler kommer frem. Mens vi har 300 e-journaler med data fra 1990’ernes sidste halvdel, har vi kun 130 fra perioden Kurven knækker altså omkring årtusindeskiftet for e-journalernes vedkommende. Med hensyn til ESDH-systemer har vi 50 systemer, der har data fra perioden , mens yderligere 56 systemer har data fra perioden 1995 til Altså lige så mange på disse fem år som i de forudgående 15 år. Fra 2000 til 2005 kommer der så 138 nye ESDH-systemer til, bestanden bliver altså mere end fordoblet på disse fem år. I alt har vi nu 516 registre, 695 e-journaler og 285 ESDH-systemer og fagsystemer med dokumenter. Jeg har kun taget tal med frem til 2005, da det er tal for, hvad der er modtaget i Statens Arkiver. Alle systemer fra de sidste 5-7 år er endnu ikke modtaget, så disse tal er ikke ”modne” til sammenligning med tidligere perioder.

7 Statistik for statslige myndigheder 2011
Godkendte afleveringer Registre: 133 E-journaler: 18 ESDH: 25 Anmeldte ESDH-systemer og fagsystemer med dokumenter 21 ESDH-systemer, heraf 2 kombineret med fagsystem 1 Koncern-ESDH-system, som omfatter 7 myndigheder (Miljø) 7 Fagsystemer med dokumenter 99 registre (45 fra SKAT): 28 bevares

8 Superstyrelser Større styrelser efter sammenlægninger Udfordringerne:
Smelter kulturer og systemer sammen? Fysisk flytning Pas på dokumentationen!

9 Overførsel af data og systemer
Fuldstændig overførsel Dele ESDH i to Overføre data med oplysning om arkivskaber Oprette nye systemer - Gælder også ved ressortomlægninger!

10 Hvad er sikker og ubrudt dokumentation?
Der må aldrig være tvivl om, hvor og hvordan en myndighed dokumenterer sine aktiviteter Det præcise omfang af og tidspunkt for overførsler skal nøje dokumenteres

11 Ministerområde Superstyrelse Tidligere styrelser År Transportministeriet Trafikstyrelsen Trafikstyrelsen, Færdselsstyrelsen, Statens Luftfartsvæsen 2010 Erhvervs- og Vækstministeriet Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Konkurrencestyrelsen Finansministeriet Moderniseringsstyrelsen Økonomistyrelsen Personalestyrelsen 2011 Digitaliseringsstyrelsen IT- og Telestyrelsen, Økonomistyrelsen Søfartsstyrelsen Farvandsvæsenet Fødevareministeriet NaturErhvervstyrelsen FødevareErhverv, Fiskeridirektoratet, Plantedirektoratet Klima-, Energi og Bygningsministeriet Bygningsstyrelsen Slots- og Ejendomsstyrelsen, Universitets- og Bygningsstyrelsen, Erhvervs- og Byggestyrelsen 2012 Kulturministeriet Kulturstyrelsen Kunststyrelsen, Kulturarvsstyrelsen, Styrelsen for Bibliotek og Medier Erhvervsstyrelsen Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Erhvervs- og Byggestyrelsen, IT- og Telestyrelsen Miljøministeriet Naturstyrelsen Skov- og Naturstyrelsen, By- og Landskabsstyrelsen Social- og Integra-tionsministeriet Ankestyrelsen Ankestyrelsen, Familiestyrelsen, Sekretariat for Arbejdsmiljøklagenævnet m.fl. Beskæftigelsesministeriet Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering Pensionsstyrelsen, Arbejdstilsynet, Arbejdsmarkedsstyrelsen I alt: 13 I alt: 29

12 ESDH Fra koncern-esdh (adskilte myndigheder i ét system)
til superstyrelse (sammenlagte myndigheder; indblik) Departements-esdh (ministerbetjening) og styrelses-esdh (enkeltsagsbehandling) Større organisationer – større ESDH-systemer - men også fra elektronisk journal til ESDH Struktureret søgning eller fritekst? Udfordring: Vil ledelsesmæssig opbakning sikre god dokumentation?

13 Integrerede systemer og systemlandskaber
ESDH + fagsystem SOA Udviskede grænser mellem systemerne Udveksling af data mellem systemerne – automatisering og digitalisering Dokumenter i ESDH og strukturerede oplysninger i fagsystemer I sagsbehandlingen anvendes ofte data fra flere delsystemer Store krav til dokumentation: Identifikation af centrale data Hvor kommer data fra Hvordan anvendes data

14 Eksempler NaturErhvervsstyrelsen: FAP: flere databaser for forskellige datamodeller Dokumenter i ESDH (kasseres) Arbejdsmarkedsportalen: SOA-system med serviceintegration; erstattes af Det Fælles Datagrundlag Sundhedsstyrelsens ESDH: Fra ESDH med fagregistreringer til ESDH + fagsystem + dokumenter i ESDH (kasseres)

15 Særlige opgaver – særlige systemer
Rentekammersystem – kancelli-system Mange ministerier Mange styrelser Kommuner – KL’s journalplan! Udfordring: Overensstemmelse mellem organisationskultur og dokumentationspraksis? og/eller erfaringsudveksling og videndeling på tværs + ”nemme” arkivalier?

16 Samme opgave – flere myndigheder – flere løsninger Universiteterne:
ESDH – meget forskelligt Studieadministration – bliver nu ensartet med STADS Regionerne: Patientjournaler Hver region sit ESDH-system - koncernløsninger Statsforvaltningerne: samme system Kirkeministeriet og meningsrådene: en samlet koncernløsning

17 Nyt om informationer og systemer i det offentlige
Temperaturen på den digitale forvaltning: Statens Arkivers erfaringer med de offentlige myndigheders digitale forvaltning Primært til myndigheder og andre, der arbejder med offentlig og digital forvaltning Netpublikation Analyser, nyt fra Statens Arkiver, brug af arkivalierne

18 Nye temaer undervejs Hvem bruger hvilke registreringssystematikker?
Store scanningsprojekter Forslag … !

19 Spørgsmål – kommentarer
Else Hansen