Et generelt søgesystem til født digitale arkivalier Sofia Et generelt søgesystem til født digitale arkivalier Oplæg til ELARK møde 26. maj 2011 Jun Yoneyama

Formål ”Sofia” er Statens Arkivers tilgængeligørelsessystem for født digitale arkivalier Sofia kan bruges på alle Statens Arkivers læsesale. Der er ikke adgang via internet. Teknisk set er Sofia et system der kan give brugere adgang til at søge i enhver arkiveret database.

Designudfordringer 1. Hvordan tilgængeliggøres forskellige it-systemer i samme system? 2. Hvordan sikrer vi, at brugere uden teknisk viden kan anvende systemet? (Brugervenlighed) 3. Vi kender ikke hele samlingen i dybden. (Modulopbygget - mulighed for udvidelser i Sofia)

Ligheder og forskelle ESDH systemer /journaler ligner strukturelt hinanden. Her kan laves en fælles tilgængeliggørelsesmodel Fagsystemer er meget forskellige. De må derfor tilpasses tilgængeliggørelsen specifikt

Søgeformular / resultatvisning Modelbaseret tilgang Arkivalie Model (Views) Søgeformular / resultatvisning Sag Dok Som programmet ser arkivaliet

Søgning med søgefelter Saggruppe indsat Søg Resultat Antal dokumenter 6

Journal/ESDH model Journalmodellen = alle view 7 Journalplan SagGruppeNr SagGruppeTekst UnderNrType SagsAntal Undernummer UnderNrTypeTekst UnderNr UnderNrTekst Sager SagsNr SagsDato SagsTitel PrincipSag PrincipSagTekst Afdeling SagsBehandler Sagshenvisninger SagsHenvisningsType SagsHenvisning Sagsoplysninger AndreSagsOplysningerType AndreSagsOplysninger Dokumenter DokNr DokDato DokTypeKode DokType DokTitel AfsMod DokumentID Dokumentoplysninger AndreDokOplysningerType AndreDokOplysninger Dokumenthenvisninger DokHenvisningsType DokHenvisning Afsender/modtager Journalmodellen = alle view Dokedoc LagringsForm 7

Brugerskabte søgninger Søgefelter / resultatvisning Brugerskabt søgevej Søgning Arkivalie

Brugerskabte søgninger

Tilgængeliggørelsessystemets arkitektur Bevaringssystem Depot server Database server Citrix server Fremfinding BatchConverter SQLConverter (Dokumenter) Sofia Interne brugere Læsesalsbrugere Brugerstyring (Til Daisy)

Statistik Alle arkivaler : 3700 : 1185 ESDH / journal systemer : 2515 fagsystemer etc. Med data i Sofia: 455 : 162 ESDH / journal systemer : 293 fagsystemer etc. Søgeformularer: 262 : 100 fagsystemer etc.